Организация секретарского обслуживания

2.9 Подготовка командировок

 

На секретаря фирмы  часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников  и руководителя. Он готовит проекты  приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

 

Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

 

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь  может подобрать необходимые  документы.

 

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (суказанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может  подготовить документы или реферат  для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь  должен детально проработать маршрут  руководителя, увязав его с расписанием  самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к  ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими  принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости  секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы  командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим  структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  3. Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальная  информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в  виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники  информации могут являться объектами  неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся  на три категории: входящие, исходящие  и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.    Порядок работы с документами, составляющими  коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы,  содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально  отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или  ящиках. Документы же составляющие  коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система  доступа сотрудников, не имеющих  соответствующих прав по должности,  к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4.Уничтожение документа. Конфиденциальные  документы, утратившие практическое  значение и не имеющие какой-либо  правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил  хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

         3.1     Конфиденциальная информация и ее защита

Основная цель защиты конфиденциальной  информации, в том числе коммерческой  тайны, состоит в том, чтобы,  как говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору. В ряде случаев требуется защита и  «чужих» коммерческих секретов, которые  могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

Меры  по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

-определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

-ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну,  путём установления порядка обращения  с этой информацией и контроля  за соблюдением такого порядка;

- учёт лиц, получивших доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, и (или) лиц, которым  такая информация была предоставлена  или передана;

- регулирование отношений по использованию  информации, составляющей коммерческую  тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;

- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению  режима конфиденциальности для  лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа к носителям  информации, содержащей коммерческую  тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля за соблюдением  установленного режима охраны  коммерческой тайны.

Допуск  работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать  на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск  работника к коммерческой тайне  предусматривает:

- ознакомление работника с законодательством  РФ о коммерческой тайне, предусматривающим  ответственность за нарушение  режима коммерческой тайны;

- принятие работником обязательств  по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника с перечнем  сведений, составляющих коммерческую  тайну предприятия, к которым  работник будет иметь доступ;

- установление оплаты труда работника  с учётом компенсации за взятые  им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;

- создание работнику необходимых  условий для соблюдения им  установленного работодателем режима  коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

- не разглашать сведения, составляющие  коммерческую тайну, которые будут доверены или станут, известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;

- соблюдать доведённые до сведения  работника требования по защите  коммерческой тайны;

- не использовать сведения, составляющие  коммерческую тайну, без согласия  её владельца;

- не иметь никаких обязательств  перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

3.2 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения коммерческой тайны  предприятия можно условно разделить  на два крупных блока:

1. Научно – техническая (технологическая) информация;

2. Деловая информация.

Научно  – техническая информация включает:

- сведения о конструкциях машин  и оборудования; чертежи; схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых  изделиях);

- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа  к информации;

- организация системы безопасности  предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой стороне  деятельности предприятия;

- сведения о наиболее выгодных  формах использования денежных  средств, ценных бумаг, акций;

- сведения о размере прибыли,  себестоимости произведённой продукции;

- планы развития предприятия;

- планы и объёмы  реализации продукции;

- анализ конкурентоспособности  производимой продукции, эффективность  импорта и экспорта, предполагаемое  время выхода на рынок;

- планы рекламной деятельности;

- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов,  сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне  её, распределение обязанностей  и их содержание;