Организация секретарского обслуживания

По возможности гостей – мужчин и женщин – рассаживают, чередуя представителей того и другого  пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше. Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, – 60(70) ґ 40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50 ґ 40 см, следует все же учитывать, что некоторые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 ч и  продолжается около 1 ч. С точки зрения организации это наиболее простая  форма приема, не требующая большой  длительной подготовки.

Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Обычно завтрак начинается в 12.30. или 13.00. Завтрак продолжается обычно 1 – 1, 5 ч, из них около 1 ч – за столом и примерно 30 мин – за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов.

«Коктейль» начинается между 17 и 18 ч и длится около 2 ч.

Прием «а-ля фуршет» («на  кончике вилки») проводится в те же часы, что и «коктейль».

Приемы типа «коктейль» и «а-ля фуршет» проводятся стоя.

Если прием устраивается по случаю национального праздника  или в честь высокого гостя, в конце приема возможны организация небольшого концерта или показ фильма. Торжественность приема может быть подчеркнута с указанием особой формы одежды в приглашении.

Обед считается наиболее почетным видом приема. Он обычно начинается в 20.00 ч или в 20.30 ч, но не позднее 21 ч. По российской протокольной практике обед может начинаться и в более раннее время. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак – для мужчин, вечернее платье – для женщин).

Ужин начинается в 21 ч и позже. От обеда отличается лишь временем начала.

«Обед-буфет» отличается от обычного обеда тем, что блюда  сервируются на отдельном столе. «Обед-буфет» менее официален, чем  обед.

К вечерним приемам относится  также «чай», устраиваемый между 16 и 18 ч, как правило, для женщин.

Вечерние приемы характеризуются  сложным меню, поэтому организаторы должны руководствоваться принципами составления меню:

1) следует учитывать  калорийность подаваемых блюд, чередуя  более и менее калорийные;

2) меню должно состоять из разнородных блюд. Например, если одно из блюд вареное, другое должно быть жареным; если грибы – гарнир к мясу, то не следует подавать грибной суп, и т. д.;

3) цветовая гамма подаваемых  блюд должна быть не однообразной, а пестрой;

4) следует учитывать национальные особенности, а также религиозные традиции гостей и не включать в меню блюда, наносящие ущерб национальным или религиозным чувствам;

5) не подаются блюда  из субпродуктов (печень, мозги и  др.);

6) к кофе в конце  обеда не подают торты, пирожные и другие виды выпечки;

7) чем больше число  блюд, тем меньше порция по  объему;

8) средний вес предложенных  к угощению блюд должен быть  равен примерно 1 кг на одну  персону.

Соблюдение этикета  за столом диктуется традициями, передающимися  из поколения в поколение, и играет важную роль в развитии деловых контактов. Приемы организуют для приема пищи и дегустации напитков, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. Это продолжение служебной деятельности, т. е. приемы носят деловой характер.

Подводя итоги: деловой прием, хотя и носит неформальный характер, преследует ту же цель, что и переговоры, – заключение взаимовыгодных сделок. Поэтому деловые приемы – это такая же работа, требующая профессиональной компетенции и умения следить за собой. Поэтому при их организации необходимо мобилизировать все свои силы, так как от их итога может зависеть дальнейшее развитие вашего предприятия.

 

           2.7    Подготовка и организация переговоров

 

Переговоры как одна из разновидностей общения имеют  ряд отличительных особенностей. Важная особенность переговоров  состоит в том, что они ведутся  в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, т. е. их интересы не являются абсолютно идентичными  или абсолютно противоположными.

 

Сложное сочетание многообразных  интересов делает участников переговоров  взаимозависимыми. В этом заключается  еще одна особенность переговорного  процесса. Его участники ограничены в своих возможностях односторонним  путем реализовать собственные интересы.

 

Взаимозависимость участников переговоров позволяет говорить о том, что их усилия направлены на совместный поиск решения проблемы.

 

Итак, переговоры в деловом  общении – это процесс взаимодействия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения.

 

На вертикальных переговорах  происходит согласование полномочий представителей, выяснение интересов сторон, возможности  использования существующих ресурсов, а также определение желаемых результатов.

 

Статус представителей сторон должен быть тщательно продуман, так как и этот вопрос может стать предметом разногласий. Например, коммерческий директор не согласится вести важные торговые переговоры с менеджером по продажам, если их компании имеют равный вес на рынке. Само признание возможности такого неравного статусного распределения моментально ослабит позицию директора, снизит весомость и значимость его роли и символически будет свидетельствовать о несущественности его предложений.

 

При формировании команды  переговорщиков нужно обязательно заранее определить роли всех участников, а также их функции, которые могут различаться в зависимости от характера переговоров. Это необходимо даже в том случае, если ваша команда состоит всего из двух человек.

 

Если речь идет о крупных  переговорах, в которых присутствует большое количество людей, значимость командного распределения ролей и функций еще более возрастает. Поэтому на подготовительном этапе так важно провести внутрикомандные переговоры: распределить роли, договориться о том, кто будет спикером, когда и каким образом будет приниматься решение. Кроме того, внутри команды необходимо разработать различные варианты предложений, используя дискуссии, мозговые штурмы и предварительные совещания. Основная цель внутрикомандных (горизонтальных) переговоров – достичь согласия в своем стане.

 

Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два  основных аспекта: организационный  и содержательный.

 

Вне зависимости от темы предстоящих переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера.

 

Прежде всего, необходимо осуществить выбор места и  времени встречи. Здесь могут  быть реализованы различные варианты. При выборе места проведения переговоров  следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории», будь это офис или страна. А потому принимающая сторона имеет определенное преимущество. Возможен и выбор нейтральной территории.

 

Что касается временного параметра переговоров, то их начало зависит, прежде всего, от реальных возможностей подготовки. С другой стороны, длительность переговоров может быть весьма различна: от одного-двух дней до нескольких месяцев.

 

Определение повестки дня  – не менее важная составляющая подготовки к переговорам. Повестка дня выступает неким инструментом для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов. Разработка повестки дня может превратиться в непростую проблему. Однако она вносит ясность в процедуру проведения заседаний, что особенно важно при наличии целого ряда проблем и в ситуациях многосторонних переговоров.

 

Организационная сторона  подготовительного периода связана и с решением такой задачи, как формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персональный состав. Решая вопрос о главе делегации, важно учитывать не только уровень проведения переговоров, наличие полномочий для принятия тех или иных решений, но и возможные личные симпатии и антипатии оппонентов.

 

Состав участников во многом зависит от того, какие вопросы  предполагается обсудить в ходе переговоров, и поэтому включение каждого члена в состав делегации должно определяться тем, что именно этот человек способен добавить нечто существенное к будущему диалогу сторон. В противном случае необоснованно большая численность участников может вызвать организационные трудности в процессе переговоров.

 

В ходе подготовительного  периода стороны обязательно  решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим  переговорам:

 

1) анализ проблемы  и интересов сторон;

2) оценка возможных  альтернатив переговорному соглашению;

3) определение переговорной  позиции;

4) разработка различных  вариантов решения проблемы и  формулирование соответствующих  предложений;

5) подготовка необходимых  документов и материалов.

 

           2.8    Организация и проведение  презентации

 

В практике делового общения  широкое распространение получили презентации.

Презентация (лат. praesentatio):

1) представление, предъявление  переводного векселя лицу, обязанному  совершить платеж (трассату);

2) общественное представление  чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.

 

Презентация позволяет:

 

1) продвинуть продукцию,  услуги; расширить интересы, обогатить  программу;

2) распространить информацию  внутри организации или среди  широкой публики;

3) повысить узнаваемость  имени или названия;

4) поднять восприимчивость  потребителя к новым продуктам  или услугам;

5) найти пути и новые  возможности воздействовать на  тех, кого организация стремится  обслуживать (т. е. клиентов, избирателей,  жертвователей и прочих).

 

Таким образом, презентация  мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых  кругов и широкой общественности.

 

Выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.

 

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация  относится к тем ситуациям, при  которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

 

Внутренние презентации  в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

 

Как внешние, так и  внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации).

 

Целесообразнее всего  рассматривать презентации с  точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру выделяют публичные, камерные и приватные презентации.

 

Прежде, чем начнется презентация, необходимо следующее.

1. Проекторы. Проверьте,  не перегорела ли лампочка, и  есть ли запасная лампочка. Если вы прочистите экран проектора, то это сделает изображение более ярким. Подумайте, понадобятся ли чистые листы, чтобы рисовать схемы, и ручки?

2. Флип-чаты. Достаточно  ли у бумаги? У вас хватает  маркеров? Вы убедились, что они  не высохли?

3. Проекторы слайдов. Проектор в рабочем состоянии? Достаточной ли величины линзы, чтобы проецировать образ такого размера, как вам нужно? Подходит ли держатель слайдов к проектору? Как он установлен? Проверьте, чтобы картинка полностью помещалась на экране? Вы пробовали показывать слайды на этом проекторе?

4. Раздаточные материалы.  Разложены ли раздаточные материалы  в доступном месте и в том  порядке, чтобы их можно было  раздавать, не испортив?

5. Указки. Понадобится  ли указка? Она должна быть  рядом с выступающим, так, чтобы легко воспользоваться ею во время презентации.

6. Микрофоны. Если аудитория  состоит из более чем 50-100 человек,  то, вероятно, вам понадобится микрофон. Лучше использовать микрофон, который  позволит выступающему двигаться  по помещению. Можно взять микрофон со шнуром, позволяющим перемещаться в пределах 3–5 метров, или такой микрофон, который можно прикрепить к пиджаку или галстуку, так что руки будут свободны.

7. Освещение. Подумайте,  не нужно ли будет приглушить  свет в помещении? Проверьте, есть ли выключатель, который делает освещение менее ярким. Желательно, когда демонстрируется 35-миллиметровые слайды, оставлять в помещении приглушенный свет. Проверьте, чтобы все лампочки и выключатели в помещении работали.

8. Расстановка стульев.  Если вы можете проконтролировать расстановку стульев в комнате, попробуйте это сделать. Если возможно, расставьте стулья так, чтобы выход и вход в помещение были сзади. Тогда, если кто-то захочет выйти или войти, это не будет никого отвлекать.

 

Когда вы знаете, сколько приблизительно людей будет присутствовать, попробуйте добиться, чтобы было выдвинуто приблизительно столько же стульев, сколько человек должно прийти. Тогда вам не придется просить слушателей садиться в дальней части комнаты.