Организация секретарского обслуживания

- кадровый состав и его формирование;

- сведения из деловой переписки

 

 

 

4. Применение новых технологий  в секретарском обслуживание

 

4.1 Системы автоматизации дело производства и электронного документа оборота

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями.

Системы, можно характеризовать  по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям и т. д. Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческого персонала, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы. Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow. Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение. Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как  СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД,  тем   проще  с   ней  работать  и  тем   независимей   пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора.

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами  как единую корпоративную. С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое. Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки.

Системы являющиеся популярными  российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям: ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДЕЛО, NAUDOC, OPTIMA-WORKFLOW, ГРАН-ДОК, Золушка.

 

       4.2 Технологические изменения в области коммуникативных функций

 

При выборе необходимых  средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда.

При выборе конкретного  образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными среди них являются информационные системы Lotus Organizer и Outlook.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой  доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера. Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

Компьютер секретаря-референта  должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб.

Копиры

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат  не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 - 2 минут.

Почти все ксероксы позволяют  изготовить копию увеличенного или  уменьшенного размера. Увеличение и  уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Устройство для уничтожение  бумаг.

Важное место в комплексе  мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг -шредеры.

Современный телефон  не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может  обладать многими полезными для  работы секретаря функциями, которые  нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

• автоматически дозвонится по нужному номеру;
• автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
• упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
• автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
• попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
• запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
• запомнит время и дату звонка;
• покажет продолжительность разговора;
• содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
• покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
• 8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
• обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;
• встроенный     громкоговоритель     позволит     вести     разговор     при положенной трубке.

В настоящее время  многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое  расстояние не по проводам, а по радио.

Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона  определяется в основном мощностью  встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла.

Факсимильная связь (факс) используется  для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков. В основу факсимильной связи  положен метод последовательной передачи электрических сигналов. Характеризующих яркость документов.

      4.3 Эффективность автоматизации работы секретаря

Подводя итог, можно сказать, что применение технических  средств в делопроизводстве во многом облегчает работу секретаря, тем  самым, повышая производительность всей организации в целом. Так использование персонального компьютера позволяет быстро и эффективно обрабатывать документацию, с помощью таких программных приложений как Microsoft Word, где есть множество различных функций по созданию и обработке документов. Наличие сети в организации представляет большие возможности для процедуры приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен по любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электроном виде с компьютера на компьютер, в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. Таким образом, в настоящее время практически нет ни одной организации, где не использовались бы описанные выше технические средства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1.  Юлия Александровна  Петрова Секретарское дело. Учебное  пособие  2003

 

2. Петрова Ю.А. Секретарское  дело. Настольная книга секретарь. Учебное пособие 2008

 

3. Охотников – «Документоведение  и дело производство». Учебное пособие 2005

4. Стенюков  М.В. – «Документы. Делопроизводство.» 1998

5. Серегин Н.С., Тарасов  Н.Н. Основы секретарского дело. Учебное пособие  2005

6. Энговатова О. 500 советов секретарю

 

7. Стенюков М.В. Справочник  секретаря 1999

 

8.  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 144с.

 

9.  Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - №1. -С. 35.