Особенности организации рабочего места секретаря

Содержание

 

 

Введение

 

Актуальность данной темы исследования заключается в  том, что современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Без секретаря не может  существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных  контрактов, не совершают громких  открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Можно сказать, что секретарь  – это одновременно несколько  профессий, и в предлагаемом тренинге отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно – важная компетенция секретаря.

Отношение к этой профессии в обществе неоднозначное. К пренебрежительному термину «секретарша», которое мы получили в наследство от советских времен, добавилось чувство зависти, вызванное высокими зарплатами современных секретарей. Старшее поколение, в том числе и родители молодых девушек, с большим смущением признаются, что их внучка или дочка работает секретарем. Да и сами девушки часто стараются обойти это тривиальное определение – секретарь.

Представление о современном секретаре не укладывается в четкие рамки, а выглядит примерно так:

• возраст от 20 до 38 лет;
• семейное положение - замужем или не замужем;
• дети - есть (под присмотром бабушки или няни) или нет;
• образование - от среднего специального до двух высших;
• опыт работы – от «0» до десяти лет и более.

И единственное, что в обязательном порядке должно присутствовать у всех секретарей, – это «секретарский» внешний вид.

Словесному определению это поддается с трудом, но глаз безошибочно выделяет нужный типаж: стройная молодая женщина, среднего или высокого роста, с уверенной, легкой походкой, прямой спиной, с милой улыбкой и приятным голосом, одетая строго и со вкусом. Нельзя стать современным секретарем, не соответствуя внешне этому образу.

Самый востребованный секретарский возраст - 25–35 лет. Еще несколько лет назад возрастной ценз у секретарей был несколько ниже. Тогда предпочтение отдавали девушкам 22–27 лет. Сегодня работодатели научились ценить жизненный опыт и уделяют пристальное внимание устроенности личной жизни соискателей. И все-таки цифра возраста вторична, а на первый план выходит внешний облик секретаря.

В секретарской профессии одинаково востребованы незамужние девушки и замужние молодые женщины с детьми и без детей. Приоритеты расставляют сами руководители. При этом примерно 50 % руководителей глубоко убеждены, что секретарь должна быть свободна от семейных обязанностей и материнских забот, а другая половина уверена, что лучшие секретари – это замужние женщины. У них помимо профессионального есть и богатый жизненный опыт, умение сглаживать конфликты и находить компромиссы в самых сложных ситуации.

Типичной чертой современного секретаря, к сожалению, является неустроенность личной жизни. И тому есть много причин. Красивые, успешные, материально обеспеченные девушки перестают замечать вокруг себя молодых людей - служащих среднего звена. Их взгляд все чаще останавливается на богатых руководителях и управленцах высшего звена, которые все, как правило, уже женаты и могут предложить только адюльтер. Такие отношения длятся годами, лишая девушек возможности собственную семью.

К грустным реалиям наших дней также относится и проблема так называемых гражданских браков. Девушки не спешат выходить замуж и создавать полноценные семьи, потому что они либо одержимы идеей построения карьеры, либо стараются вначале накопить денег на шикарную свадьбу, лимузин, потом квартиру и т.д. В погоне за карьерой и из желания создать прочную, затем очень прочную материальную базу девушки довольствуются кратковременными связями, которые редко заканчиваются настоящим браком. А вот руководители начинают предпочитать секретарей замужних и с детьми…

Современных секретарей условно можно разделить на три группы: девушки случайные в этой профессии, карьерные секретари и секретари-профессионалы.

Иногда молодые девушки, которые попробовали поработать продавцами, официантками, воспитателями в детских садах, рекламными агентами и т.д. вдруг в одночасье решают стать секретарями. Главный аргумент у них такой: «Зарплата у секретарей хорошая, по телефону я говорить умею, компьютер у меня дома есть». В основном это девушки без высшего образования или с «невнятным» высшим образованием из новоиспеченных коммерческих вузов. Такие девушки не блещут ни знаниями, ни эрудицией, ни общим уровнем культуры. Некоторым из них все-таки удается найти работу секретаря и даже проработать какое-то время. Обычно работают они без энтузиазма, новые знания к ним не «прилипают». Руководство таких секретарей не особенно ценит и легко с ними расстается. Это девушки случайные в профессии и долго в ней не задерживаются.

К карьерным секретарям мы относим девушек с хорошим образованием, достаточно высоким уровнем культуры, целеустремленных, которые и внешне соответствуют образу деловой женщины. Освоение профессии секретаря для них - первая ступенька в карьере. Они жадно вбирают в себя новые знания, получают второе высшее образование, посещают всевозможные курсы, изучают иностранные языки, читают специальную литературу. Такие секретари тоже долго не задерживаются в профессии, но пока они занимают секретарские позиции, они демонстрируют блестящее секретарское мастерство. Им сыплются предложения о работе из разных компаний, но они расчетливо выбирают наиболее перспективные для своей карьеры варианты.

Золотой фонд секретарской профессии – это те секретари, которые любят свою профессию и гордятся ею. Психологически, профессионально и внешне они соответствуют образу Секретаря. Интересно, что высшее образование у этих секретарей может быть разным: юридическим, экономическим, техническим, гуманитарным, но они умеют в своей секретарской профессии применять необходимые знания базового высшего образования. Круг интересов у таких девушек достаточно широк, поэтому им не бывает скучно ни на работе, ни вне офиса. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы – вот самые ценные качества профессионала. О таких секретарях мечтают все руководители.

Целью работы – рассмотреть особенности организации рабочего места секретаря.

Задачи исследования:

• выявить требования, предъявляемые к современному секретарю;
• рассмотреть должностные обязанности секретаря – референта;
• рассмотреть организацию рабочего места секретаря;
• разработать документооборот секретаря.

Объект исследования –  секретарь – как важная составляющая управленческого процесса.

Предмет исследования – особенности организации рабочего места секретаря.

Методы исследования – работа с документами, анализ, синтез.

Теоретическая база исследования: научные труды А.С. Малитикова, Д.И. Сольского, Айман, Т.О. Гойхмана О.Я., Демина Ю.М., Лагутина Т.М. и др.

 

 

 

 

Глава 1. Требования, предъявляемые современному секретарю

 

1.1.Место секретаря в организации

 

Секретарь – одна из самых  распространенных профессий на современном  рынке труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. 

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. 

«Секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire», которое можно перевести, как тайное, доверенное лицо (от «secret» - тайна). Неплохой секретарь остается таковым и в наши дни¹.

В России пост секретаря впервые возник в XVIII веке, изначально, как должность личного секретаря Императора Российского. 
Постепенно, примерно в первой четверти XVIII в.,  секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

Сегодня ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу.

Современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь  XXI века  - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.

Работа секретаря – это творчество, без которого, как это не странно звучит. Не продержится бизнес руководителя. Опытный секретарь обеспечивает устойчивую связь между руководителем и внешним миром, и прочими сотрудниками фирмы, организует прием будущих партнеров и посетителей, ведет телефонные переговоры и принимает звонки, организует совещания, оформляет и хранит необходимые документы, организует сбор и обработку информации, необходимой для руководителя.

Основные обязанности секретаря в современной организации можно разбить на несколько важных групп²:

1. Работа с документами или делопроизводство. 

Данный вид деятельности включает в себя целый комплекс работ, связанных с делопроизводством, а именно: оформление документов (например, приказы и распоряжения начальника),  направление документов в различные стpуктуpные подразделения компании, контроль за сроками исполнения документов, прием и подготовка документов на подпись руководителю, налаживание системы регистрации и хранения исполненных документов.

2. Работа со средствами  связи. 

В эту группу обязанностей входят телефонные переговоры, ответы на вопросы звонящих, соединение их с начальником или нужным отделом, запись фамилии имени отчества звонившего и суть его проблемы, в отсутствии руководителя, прием и отправка факсов, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте. 

Секретарь должен также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи (телефонов, факсов, мини – АТС), и незамедлительно вызывать ремонтные службы в случае их поломки или неисправности.

3. Работа с посетителями³. 

Настоящая группа обязанностей включает в себя прием посетителей, помощь обратившимся к секретарю другим сотрудникам предприятия, оказание помощи командированным, например, в заполнении их путевых документов, организации встречи с начальством.  Секретарь организовывает встречу с партнерами, прием чиновников из различных государственных организаций. Помимо прочего секретарь отвечает за ведение записи всех сотрудников и иных лиц, записанных на прием к руководителю фирмы.

4. Подготовка и проведение совещаний.

Эта группа отношений отличается повышенной важностью. Секретарь должен своевременно проинформировать лиц, приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, составить список всех участников, с указанием личных данных, должности и т.д., подготовить все необходимые информационные материалы, составить и оформить доклада руководителя. 

Перед днем совещания следует обзвонить всех участников и еще раз напомнить им о времени проведения совещания, подготовить переговорную комнату или кабинет руководителя, обеспечить всех участников ручками и бумагой, стаканами и емкостью с водой. Во время самого совещания секретарь принимает в нем непосредственное участие и ведет протокол.

5. Работы хозяйственного характера.

В непосредственные обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка за своевременностью и качеством уборки кабинета руководителя, обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, находящихся в кабинете руководителя и возле своего рабочего места. Это заправка картриджей ксерокопирующего аппарата, принтера и факса; постоянное наличие бумаги в этих устройствах; обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями⁴.

Помимо перечисленного выше работа секретаря не только характеризуется обширностью и разнообразием выполняемых функций, но и требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Основной функцией современного секретаря является оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. 
В наши дни секретарь любой фирмы, организации и учреждения, должен обладать такими качествами как, профессионализм, квалификация, желательно наличие определенного стаж работы по данной специальности, надежность, исполнительность, высокая работоспособность, коммуникабельность, приветствуется способность избегать конфликтов.