Особенности организации рабочего места секретаря

Кроме того, от секретаря могут потребовать презентабельную или привлекательную внешность, аккуратность и элегантность в одежде, возможно установление специальной формы одежды. Руководители приветствуют, если кандидат на должность секретаря ведет здоровый образ жизни, занимается спортом, не имеет вредных привычек и умеет хранить конфиденциальную информацию, которая станет известной в процессе трудовой деятельности.

Среди профессиональных навыков современного секретаря руководители выделяют обязательное наличие следующих: умение работать на компьютере, с базовыми программами Word, Excel, умение использовать Интернет не для развлечений, а для работы; умение пользоваться электронной почтой; хорошее знание иностранного языка (желательно, чтобы секретарь умел общаться на иностранном языке, читать и писать); умение вести делопроизводство и общаться с людьми. 
Необычайно высокое значение имеет умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя. Всем этим, а возможно и другим должен обладать секретарь в наше время⁵.

В небольшой по своим размерам фирме секретарю поручается все организационное и делопроизводственное обслуживание. В более крупных учреждениях должность секретаря имеется в каждом структурном подразделении или отделе.

Становится очевидным, что секретарь нужен в любой фирме или организации. Таким образом, еще недавно не особо популярная и в основном низкооплачиваемая профессия секретаря, становится сегодня в самой вершине списка самых престижных профессий в России. Это подтверждает огромный спрос на должность секретаря, секретаря – референта, секретаря – делопроизводителя на Российском рынке труда и занятости населения.

Более того, современный секретарь имеет высшее или средние специальное образование, постоянно совершенствует свои навыки, знания и умения, посещает различные профильные тренинги и специальные курсы.

Многие Российские ВУЗы и специальные училища ввели такие учебные специальности, как «Документоведение и документационное обеспечение управления», введена новая для российских высших заведений квалификация – «Документовед».

Прошедшие обучение по этой специальности – это квалифицированные и дипломированные специалисты, которые свободно владеют одним или, что бывает чаще  двумя иностранными языками.

Такие специалисты могут работать не просто секретарями-референтами, помощниками руководителя или секретарями-референтами высокого уровня.

Средние специальные учебные заведения также ввели обучение по специальности «Делопроизводство и архивоведение», на базе которого выпускаются  специалисты с квалификацией – «организатор делопроизводства – архивист».

После окончания такого учебного заведения, выпускники могут с легкостью занять должность и справляться с обязанностями секретаря-референта и секретаря руководителя структурного подразделения на крупной фирме.

Таким образом, успешный и опытный секретарь, в 99% - это женщина, отлично справляется со своими обязанностями и при желании легко сможет открыть свое собственное дело.

 

1.2.Задачи и функции секретаря

 

Основной задачей секретаря-референта является документационное обеспечение деятельности фирмы (выполнение работ по делопроизводству), для выполнения которой секретарь осуществляет следующие виды работ:

Ежедневно в установленные сроки получает в почтовом отделении документы, поступившие в адрес фирмы, доставляет их на фирму и проводит их первичную обработку (проверяет правильность адресования, целостность конвертов и упаковки, вскрывает конверты, проверяет комплектность вложений и проставляет на документах отметку о поступлении).

Сортирует входящие документы на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам фирмы. Регистрирует поступившие документы⁶.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» записано, что он регистрирует входящие документы в журнале входящих документов, а в должностной инструкции секретаря ОАО «АГРО» - вносит данные о поступивших документах в базу данных.

Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя (заместителя руководителя) фирмы.

Готовит поступившие документы для доклада руководителю.

В течение дня выполняет машинописные работы (набирает на компьютере тексты служебных документов), сверяет и распечатывает их.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» записано, что он стенографирует, расшифровывает, печатает и оформляет распоряжения руководителя.

По поручению руководителя (руководителя и специалистов) выполняет копировальные работы.

Ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов. Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.

По поручению сотрудников фирмы принимает и передает документы по факсимильной связи.

Ежедневно контролирует своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками фирмы, раскладывает их в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Место секретаря в организационной структуре предприятия ООО «КРОСС»

 

Принимает и передает по телефону информацию для руководителя фирмы и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

Например, в должностной инструкции секретаря-референта ООО «КРОСС» в числе функций предусмотрено "фиксирование информации, поступившей по телефону, передача и прием телефонограмм, регистрация их по установленной форме. Обеспечивает сохранность документов.

Ведет учет объема документов фирмы, ежеквартально готовит для руководства сводку о количестве документов⁷.

По указанию руководителя фирмы осуществляет подготовку совещаний, оформляет и обеспечивает хранение протоколов.

Если в фирме проводятся заседания нескольких видов, необходимо перечислить те из них, протоколирование которых входит в обязанности секретаря. Если по роду деятельности организации возникает необходимость делать выписки из протоколов, должно быть отмечено, кому и в какие сроки секретарь-референт их предоставляет.

Выполняет указания и поручения руководителя фирмы по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению партнеров (командированных).

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в приемной и кабинете руководителя.

Обеспечивает руководителя и сотрудников справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует их хранение, учет и рациональное использование.

Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Например, в должностной инструкции секретаря ООО «КРОСС» предусмотрено, что он "сопровождает посетителей в здании.

Выполняет работы по подготовке дел фирмы к сдаче в архив, проводит их предархивную обработку, составляет описи и акты на уничтожение документов.

Если сдача документов в архив осуществляется ежегодно, необходимо в этом пункте указать сроки, например: "ежегодно, не позднее четвертого квартала. Если архив самостоятельно ведет обработку документов, то этот пункт может быть сформулирован следующим образом: Передает документы структурного подразделения по графику сдачи документов в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация рабочего места секретаря – набор оборудования и справочных изданий

 

2.1.Планирование рабочего времени секретаря как составляющая организационного обеспечения управленческой деятельности

 

Для успешной работы как  руководителя, так и секретаря  необходимо эффективно организовать рабочее время. Одним из важнейших аспектов организации работы руководителя является планирование рабочего времени.

Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации, имеет свои специфические особенности:

• функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны;
• рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен;
• секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
• рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов — сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
• особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
• секретарь должен ничего не забывать, ничего не упускать из внимания, никогда не опаздывать. Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.

Подобная специфика  секретарской деятельности, с одной  стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, необходимость наличия  четкого плана работы, с другой стороны — чрезвычайно это затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать их работу невозможно.

Действительно, планировать  работу секретаря достаточно сложно, но не только можно, но и необходимо. К сожалению, в пособиях, адресованных секретарям, сюжеты, посвященные планированию, либо вообще отсутствуют, либо эти методики секретарской деятельности изложены весьма невнятно.

Всю работу, выполняемую  секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на:

• повторяющуюся;
• неповторяющуюся⁸.

Постоянную, повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, копирование документов, машинописные работы и т. п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.

При составлении схемы  рабочего дня желательно учитывать, что наиболее благоприятное время  для выполнения особо трудных  или творческих заданий — это  отрезок с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:

• распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
• привычки и стиль работы руководителя;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• график поступления в организацию документов и информации⁹.

Рабочий день секретаря  принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.

Выделение непродолжительных  по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря. Как правило, эти этапы включают следующие действия секретаря.

Начало рабочего дня:

• прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
• проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
• уточнить дату на календарях, время на часах
• включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;
• просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
• по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
• записать поручения и указания руководителя.

Конец рабочего дня:

• наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
• напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации,  проведение совещания и т. д.);
• записать поручения и указания руководителя;
• если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
• убрать документы в шкафы и сейфы;
• выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
• если  руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией¹⁰.