Особенности организации рабочего места секретаря

Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем.

Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.

Разработанный секретарем проект схемы  согласовывается с руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы — инструктажа руководителя с новым секретарем. Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы. Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудников организации, чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.

Неповторяющуюся работу, выполнение конкретных поручений планируют с помощью рабочего блокнота — ежедневника.

Для ежедневного планирования можно использовать различные  электронные  планировщики, персональную информационную систему секретаря и т. п. Но, как правило, электронный планировщик только дополняет традиционный бумажный ежедневник, без которого секретарю трудно обойтись¹¹.

Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся  работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем — краткие (не более 10—15 минут) совещания руководителя со своим секретарем. Ежедневные планы работы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах. Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром — перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня и вечером — в конце рабочего дня или после окончания работы.

 Ежедневно утром  руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день. Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день. Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя. В начале рабочего дня, во время утренней встречи секретаря и руководителя план мероприятий на текущий день уточняется.

На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь обсуждают  возникшие проблемы и намечают мероприятия для реализации возникших вопросов, согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря. Секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле. Руководитель дает секретарю различные поручения, задания.

Секретарь должен четко  представлять важность и срочность  каждого поручения. Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения. В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.

Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и  делает записи в обычном блокноте. И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник¹².

Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия. Это называется резервированием времени. Важно правильно рассчитать интервал между различными делами, предусмотреть некоторый запас времени на тот случай, если произойдет что-то незапланированное и порядок дня нарушится.

Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.

При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана (недостаток времени на то или иное мероприятие, перекрывание одного мероприятия другим, организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой) секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя. И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы. Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно. Необходимо сообщить руководителю, что установленный срок нереален, и предложить альтернативный вариант организации выполнения.

В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы. Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы. Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия¹³.

Постепенно секретарь может переходить к перспективному планированию, сначала — на следующую неделю, а потом — на более длительный период. Во время ежедневных бесед с секретарем руководитель может предупредить секретаря о мероприятиях, которые намечаются на последующие дни или недели. Информацию о различных мероприятиях секретарь может получать и из других источников.

Для организации долгосрочного  перспективного планирования секретарь  ведет перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий, который складывается на основе:

• указаний и поручений руководителя о необходимости проведения того или иного мероприятия, выполнения того или иного задания;
• распорядительных документов — как внутренних, так и поступивших от вышестоящих и других организаций;
• информации, полученной из поступивших документов: писем, рекламных проспектов, извещений, приглашений и т. п.;
• информации специальной и периодической печати.

Перечень удобно вести  с помощью бизнес-организатора. Персональная информационная система, электронная записная книжка также могут использоваться для организации перспективного планирования.

Перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий содержит различные разделы, а при необходимости и подразделы. Поскольку дела в перечне, как правило, подразделяются по степени приоритетности, часто выделяют следующие разделы¹⁴:

• особо важные дела, выполнение которых имеет первостепенное значение для организации,
• особо срочные дела;
• дела, события и мероприятия, которые могут быть выполнены, проведены в строго определенный срок;
• дела, требующие не безотлагательного решения, а глубокой проработки;
• более или менее второстепенные мероприятия, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Перечень может подразделяться на разделы по степени важности, а каждый из разделов — на подразделы по степени срочности, например, следующим образом:

• требующие выполнения в недельный срок,
• требующие выполнения в течение более длительного времени (например, месяца),
• вопросы, которые можно решить в свободное от другой работы время, дела, которые можно выполнить, например, в отсутствие руководителя.

Дела, требующие безотлагательного  выполнения, в перечень не включаются, а фиксируются только в ежедневнике.

Важно уметь четко  классифицировать планируемые дела, задания, поручения по степени срочности. Как правило, важность, срочность, приоритетность дел и мероприятий определяется руководителем. Но по мере накопления опыта секретарь должен научиться сам определять степень важности и срочности того или иного дела. При этом необходимо, чтобы критерии срочности и важности дел руководителя и секретаря совпадали.

В зависимости от практической необходимости перечень может быть организован и по иным принципам¹⁵.

Еженедельно в конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящую неделю. Затем выполняет следующие работы:

• определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия;
• устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия;
• при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий;
• согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками;
• заносит дела в ежедневник.

Важно учитывать, что  определенное время требуется не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Иногда на это необходимо минимальное время, иногда планируемое мероприятие требует более значительного времени. При проведении крупных мероприятий подготовительные операции разбиваются на этапы, составляется развернутый план. Этот план и находит отражение в ежедневных планах работы секретаря.

Целесообразно еженедельно  подводить итоги недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем.

В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется  исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю.

Для эффективной организации  работы руководителя и секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется¹⁶.

Планирование рабочего времени секретаря тесно связано  с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.

2.2.Рабочее  место секретаря

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка  рабочего места секретаря обязана  обеспечить наибольшие удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.    

В помещении находятся лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы.

Рабочее место секретаря  состоит из трех зон; основная, где  находится его стол с приставками  и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная  зона, где располагаются шкафы, копировальный  аппарат, факс и т.д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма  площади служебных помещений  должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Рис. 1. Схема рабочего помещения

Недостаток освещения  часто является одной из причин быстрой  утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей. Интерьер  хорошо оживляют живые растения.

Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя. В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2-3) стульев или кресел и небольшой столик. Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов.  Поэтому современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру.

Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер.