Особенности организации рабочего места секретаря

Необходимые навыки референта в приемную: знание основ деловой переписки (по желанию заказчика), знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества референта в приемную: модельная внешность, помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 1 года.

Образование достаточно не ниже среднего специального (административный профиль), либо неполное высшее (студентка).

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 1000$-1200$.

Референт в приемную (лицо компании) со знанием иностранного языка.

Референт в приемную (лицо компании) со знанием иностранного языка - обычно по функциям секретарь на ресепшн, либо секретарь-референт, но главное требование к кандидату - это модельная внешность + знание иностранного языка на уровне разговорного. Эти два критерия - самые главные при отборе кандидатов²⁵.

Единых стандартов красоты на рынке нет, но как правило, требования следующие: высокий рост (не ниже 175 см.), правильные пропорции тела (90х60х90), "длинные ноги", размер одежды не более 44.

Такие девушки с яркой красивой внешностью требуются в компаниях, где большая проходимость клиентов, они выступают "дополнительной рекламой" компании.

Функции референта в приемную (лица компании) со знанием иностранного языка могут совпадать с функциями секретаря на ресепшн со знанием иностранного языка: работа на Мини-АТС (приветствие, сообщение первичной информации, в т.ч. на иностранном языке, переключение звонков на соответствующих сотрудников); приветствие посетителей (чай, кофе), выполнение в несколько меньших объемах функций секретаря: печать документов, ведение делопроизводства и документооборота (в т.ч. на иностранном языке), работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

В функции референта в приемную (лица компании) со знанием иностранного языка могут входить также и функции секретаря-референта: прием телефонных звонков и консультирование, т.ч на иностранном языке, решение по телефону с клиентами определенных вопросов, вверенных в компетенцию секретаря-референта; встреча посетителей; ведение деловой переписки, делопроизводства и документооборота на высоком уровне, в т.ч. на иностранном языке; фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения²⁶.

Необходимые навыки: разговорный иностранный язык, знание основ деловой переписки (по желанию заказчика), знание международного делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества референта в приемную (лица компании) со знанием иностранного языка: модельная внешность, помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 1 года.

Образование достаточно не ниже среднего специального (административный профиль), либо неполное высшее (студентка).

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 1200$-1500$.

Референт-переводчик

Основная задача референта-переводчика - во время общения с иностранными партнерами (как правило, во время заграничных поездок) осуществлять синхронный перевод для руководителя или группы сотрудников компании.

Обычно ценятся референты-переводчики редких, либо сложных языков (китайский, японский, арабский, турецкий и т.д.).

Большая часть рабочего времени референта-переводчика проходит в заграничных командировках.

Референт-переводчик, как правило, также выполняет функции помощника (референта) руководителя во время поездок. Как и помощнику (референту) руководителя, директор может поручать референту-переводчикувыполнение функций, входящих в его непосредственную деятельность, но имеющих технический характер, с которыми референт-переводчик может справиться. Референт-переводчик принимает на себя часть потока информации и контактов, идущих на руководителя. Он также определенным образом организует рабочий процесс директора.

В случае если референт-переводчик выполняет достаточный блок работ помощника (референта) руководителя, при подборе данного сотрудника очень важно обратить внимание на личностную совместимость директора и подбираемого референта-переводчика. Референт-переводчик должен владеть всеми знаниями и функциями стандартного секретаря-референта²⁷.

В функции референта-переводчика входит: синхронный перевод во время бизнес-встреч, перевод и печать документов на иностранный язык и с иностранного языка; организация поездок и командировок руководителя (заказ билетов, визы и т.д.); сопровождение руководителя во время командировок зарубеж; прием телефонных звонков, почты, адресованной руководителю на иностранном языке, консультации и ведение деловой переписки на уровне своей компетенции на иностранном языке; ведение делопроизводства и документооборота на высоком уровне на иностранном языке.

Необходимые навыки референта-переводчика: знание иностранного языка (устный и письменный) на уровне носителя, умение организовывать техническую сторону деятельности руководителя, знание бизнес-администрирования, основ деловой переписки, международного делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), на высоком уровне знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин. - русская и на соответствующем иностранном языке, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail)²⁸.

Личностные качества референта-переводчика: организаторские способности, мобильность, высокий уровень лояльности и гибкости, знание международного делового этикета, помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, внимательность, ответственность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 5 лет в административной сфере, от 2 лет в должности референта-переводчика в иностранной компании, либо в компании, связанной с иностранным бизнесом.

Образование высшее лингвистическое (филологическое) + курсы по бизнес-администрированию + курсы синхронных переводчиков. Желателен опыт длительного проживания за границей в стране, где используется соответствующий иностранный язык.

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 1000$-1500$.

Администратор офиса.

В задачи администратора офиса входит организация технического процесса работы офиса. В крупных организациях данная должность "вырастает" до директора по АХО (административно-хозяйственному обеспечению).

Функции администратора офиса: закупка канцтоваров и хозтоваров для офиса, расходных материалов для оргтехники, их распределение между структурными подразделениями офиса, контроль их потребления; контроль и поддержание порядка и внешнего вида в офисе; организация текущего ремонта в офисе; выполнение минимального количества фукнций секретаря (печать документов, ведение делопроизводства и документооборота, работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.).

Необходимые навыки администратора офиса: знание основ организации технической работы офиса, грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, минимальные знания в сфере документооборота и делопроизводства, знание ПК-программ (Word, Internet, e-mail).

Личностные качества администратора офиса: организаторские способности, умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность²⁹.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: 2 лет.

Образование достаточно не ниже среднего специального (желателен административный профиль) + курсы по бизнес-администрированию.

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 600$-800$.

Офис-менеджер

Офис-менеджер - это руководитель среднего звена, в подчинении у него находится секретариат (административный отдел): это может быть от 3-5 человек (для средней компании) до 30-50 человек (для крупной компании). 
В задачи офис-менеджера входит организация работы секретариата "от и до". Офис-менеджер, как правило, самостоятельно формирует отдел секретариата (включая подбор персонала, его обучение, контроль деятельности). Офис-менеджер и его отдел выступают связующим звеном между различными подразделениями компании.

Функции офис-менеджера: формирование отдела секретариата, подбор, обучение, контроль текущей деятельности секретарей; получение технических заданий от руководства и менеджеров структурных подразделений и распределение их между сотрудниками; организация и контроль ведения документооборота и делопроизводства компании; организация и контроль обеспечения организации в целом канцтоварами и хозтоварами, расходными материалами для оргтехники.

Необходимые навыки: знание основ организации работы секретариата, навыки отбора и мотивации персонала, знание основ организации технической работы офиса, высокий уровень знаний в сфере документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества: организаторские способности, качества лидера, умение концентрироваться, мобильность, хорошая переключаемость, структурированность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 5 лет в административной сфере, от 2 лет в должности офис-менеджера.

Образование высшее (желателен административный профиль) + курсы по бизнес-администрированию.

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 1000$-1300$.

Таким образом, сегодня секретарь это обширная профессия, которая сочетает в себя различные функции по управлению документооборотом и деятельностью современного руководителя.

 

Заключение

 

 

Секретарь – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Все профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно условно разделить на две группы: знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. 

Секретарь–профессия, включающая в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению  управления, секретарь – референт руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

В негосударственных структурах выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, и функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате.

Вместе с тем рабочее  место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.

 К функциям секретаря  по бездокументному обслуживанию  относятся: организация приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя шефа; контакты с персоналом фирмы и забота о ее клиентах и деловых партнерах;  организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя;  организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация и резервирование рабочего времени руководителя;контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.