Особенности организации рабочего места секретаря

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 1 года.

Образование достаточно не ниже среднего специального (административный профиль), либо неполное высшее (студентка).

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 350$-400$.

Секретарь на ресепшн со знанием иностранного языка.

Функции, навыки, личностные качества по должности "секретарь на ресепшн со знанием иностранного языка" совпадают со стандартными по должности секретаря на ресепшн (см. ниже) + необходимо знание иностранного языка на уровне разговорного.

Данный уровень должен позволять: ответить на входящий звонок иностранного партнера в виде приветствия и передачи (приема) общей информации; прочесть, а также ответить на письмо иностранного партнера, содержащего общую информацию.

Знание специальной лексики, особой бизнес-терминологии здесь не подразумевается, т.к. функции бизнес-общения с иностранными партнерами выполняют другие вышестоящие сотрудники¹⁹.

В функции секретаря на ресепшн со знанием иностранного языка входит: работа на Мини-АТС (приветствие, сообщение первичной информации, в т.ч. на иностранном языке, переключение звонков на соответствующих сотрудников); приветствие посетителей (чай, кофе), выполнение в несколько меньших объемах функций секретаря: печать документов, ведение делопроизводства и документооборота, работа с оргтехникой (факс, "ксерокс", сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

Необходимые навыки: разговорный иностранный язык, знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), знание основ секретарского дела - грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, минимальные знания в сфере документооборота и делопроизводства, знание ПК-программ (Word, Internet, e-mail).

Личностные качества: помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность.

Образование должно быть не ниже среднего специального + курсы иностранного языка (либо лингвистическое неполное высшее образование).

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 500$-600$.

Секретарь-референт.

Секретарь-референт, в отличие от секретаря на ресепшн, обладает более широкими полномочиями. Отвечая на телефонные звонки, секретарь-референт общается на более высоком уровне с клиентами, может решить некоторые вопросы, входящие в его компетенцию.

Секретарь-референт также не просто принимает почту, но и отвечает на письма клиентов, может составлять различные запросы, звонить в различные инстанции и организации для решения вверенных ему вопросов.

В функции секретаря-референта входит: прием телефонных звонков и консультирование, решение по телефону с клиентами определенных вопросов, вверенных в компетенцию секретаря-референта; встреча посетителей; ведение деловой переписки, делопроизводства и документооборота на высоком уровне; фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

Необходимые навыки: знание основ деловой переписки, знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), на высоком уровне знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 200 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества секретаря-референта: помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность, ответственность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 2 лет.

Образование высшее (желательно, административный профиль) + курсы секретарей-референтов. Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 500$-700$.

Секретарь-референт со знанием иностранного языка²⁰.

Секретарь-референт со знанием иностранного языка, помимо функций, навыков и личностных качеств, которыми должен обладать простой секретарь-референт, должен также владеть иностранным языком на уровне разговорного, хорошего письменного + знание бизнес-терминологии.

В отличие от секретаря на ресепшн, секретарь-референт обладает более широкими полномочиями. Отвечая на телефонные звонки, секретарь-референт со знанием иностранного языка общается на более высоком уровне с клиентами, в т.ч. иностранными, может решить некоторые вопросы, входящие в его компетенцию.

Секретарь-референт также не просто принимает почту, но и отвечает на письма клиентов, может составлять различные запросы, звонить в различные инстанции и организации для решения вверенных ему вопросов.

В функции секретаря-референта со знанием иностранного языка входит: прием телефонных звонков и консультирование, в т.ч. на иностранном языке, решение по телефону с клиентами определенных вопросов, вверенных в компетенцию секретаря-референта; встреча посетителей; ведение деловой переписки, делопроизводства и документооборота на высоком уровне, в т.ч. на иностранном языке; фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

Необходимые навыки: разговорный иностранный язык, бизнес-терминологии, знание основ деловой переписки, знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), на высоком уровне знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 200 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества: помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность, ответственность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 2 лет.

Образование высшее (желательно, административный профиль) + курсы секретарей-референтов + курсы иностранного языка (либо высшее лингвистическое образование). Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 700$-800$.

Помощник (референт) руководителя²¹

Помощник (референт) руководителя - это правая рука генерального директора либо презинедта компании. Директор поручает своему помощнику выполнять функции, входящие в его непосредственную деятельность, но имеющие технический характер, с которыми помощник (референт) руководителя может справиться. Помощник (референт) руководителя принимает на себя часть потока информации и контактов, идущих на руководителя. Он также определенным образом организует рабочий процесс директора.

При подборе данного сотрудника очень важно обратить внимание на личностную совместимость директора и подбираемого помощника.  
Помощник (референт) руководителя должен владеть всеми знаниями и функциями стандартного секретаря-референта.

В функции помощника (референта) руководителя входит: планирование рабочего дня руководителя, организация поездок и командировок руководителя (заказ билетов, визы и т.д.); сопровождение руководителя во время командировок; прием телефонных звонков, почты, адресованной руководителю, консультации и ведение деловой переписки на уровне своей компетенции; ведение делопроизводства и документооборота на высоком уровне; фиксация и передача информации по поручению руководителя сотрудникам структурных подразделений, контроль исполнения сотрудниками поручений руководителя.

Необходимые навыки помощника (референта) руководителя: умение организовывать техническую сторону деятельности руководителя, знание бизнес-администрирования, основ деловой переписки, делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), на высоком уровне знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 200 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества: организаторские способности, мобильность, высокий уровень лояльности и гибкости, помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, внимательность, ответственность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: от 5 лет в административной сфере, от 2 лет в должности помощника (референта) руководителя.

Образование высшее (желательно, административный профиль) + курсы по бизнес-администрированию.

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 800$-1000$.

Помощник (референт) руководителя со знанием иностранного языка.

Помощник (референт) руководителя со знанием инстранного языка - это правая рука директора иностранной компании, либо компании, связанной с иностранным бизнесом. В первом случае помощник (референт) руководителя должен знать соответствующий иностранный язык на уровне носителя языка, во втором - свободный иностранный язык (как устный, так и письменный).

Директор поручает своему помощнику выполнять функции, входящие в его непосредственную деятельность, но имеющие технический характер, с которыми помощник (референт) руководителя может справиться. Помощник(референт) руководителя принимает на себя часть потока информации и контактов, идущих на руководителя. Он также определенным образом организует рабочий процесс директора. При подборе данного сотрудника очень важно обратить внимание на личностную совместимость директора и подбираемого помощника.

Помощник (референт) руководителя должен владеть всеми знаниями и функциями стандартного секретаря-референта²².

В функции помощника (референта) руководителя входит: планирование рабочего дня руководителя, организация поездок и командировок руководителя (заказ билетов, визы и т.д.); сопровождение руководителя во время командировок, как правило, зарубеж; прием телефонных звонков, почты, адресованной руководителю, консультации и ведение деловой переписки на уровне своей компетенции на иностранном языке; ведение делопроизводства и документооборота на высоком уровне, в т.ч. на иностранном языке; фиксация и передача информации по поручению руководителя сотрудникам структурных подразделений, контроль исполнения сотрудниками поручений руководителя.

Необходимые навыки помощника (референта) руководителя: свободный иностранный язык (устный письменный) (на уровне носителя языка), умение организовывать техническую сторону деятельности руководителя, знание бизнес-администрирования, основ деловой переписки, международного делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), на высоком уровне знание основ секретарского дела - документооборота и делопроизводства, грамотное письмо, скорость печати от 200 уд. мин, знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

Личностные качества помощника (референта) руководителя: организаторские способности, мобильность, высокий уровень лояльности и гибкости, знание международного делового этикета, помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, внимательность, ответственность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе «необходимый опыт работы» достаточно указать: от 5 лет в административной сфере, от 2 лет в должности помощника (референта) руководителя в иностранной компании, либо в компании, связанной с иностранным бизнесом²³.

Образование высшее (желательно, административный профиль) + курсы по бизнес-администрированию + курсы иностранного языка (либо высшее лингвистическое образование). Желателен опыт длительного проживания за границей в стране, где используется соответствующий иностранный язык.

Заработная плата такого сотрудника составляет в среднем 1000$-1500$.

Референт в приемную (лицо компании)

Референт в приемную (лицо компании) - обычно по функциям секретарь на ресепшн, либо секретарь-референт, но главное требование к кандидату - это модельная внешность. Этот критерий - самый главный при отборе кандидатов.

Единых стандартов красоты на рынке нет, но как правило, требования следующие: высокий рост (не ниже 175 см.), правильные пропорции тела (90х60х90), "длинные ноги", размер одежды не более 44²⁴.

Такие девушки с яркой красивой внешностью требуются в компаниях, где большая проходимость клиентов, они выступают "дополнительной рекламой" компании.

Функции референта в приемную (лица компании) могут совпадать с функциями секретаря на ресепшн: работа на Мини-АТС (приветствие, сообщение первичной информации, переключение звонков на соответствующих сотрудников); приветствие посетителей (чай, кофе), выполнение в несколько меньших объемах функций секретаря: печать документов, ведение делопроизводства и документооборота, работа с оргтехникой (факс, "ксерокс", сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

В функции референта в приемную (лица компании) могут входить также и функции секретаря-референта: прием телефонных звонков и консультирование, решение по телефону с клиентами определенных вопросов, вверенных в компетенцию секретаря-референта; встреча посетителей; ведение деловой переписки, делопроизводства и документооборота на высоком уровне; фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.