Особенности организации рабочего места секретаря

ри больших объемах  множительных работ устанавливается  копировальный аппарат или принтер  соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне.

Рис. 2. Схема рабочего места секретаря

 

На рабочем столе  или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

Все, что постоянно  требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. 

Комплект  технических средств приемной секретаря:

1. Компьютер;
2. Копировальный аппарат;
3. Средства связи:
4. Телефонная связь;
5. Телеграммная связь;
6. Факсимильная связь.
7. Автоответчик, сопряженный с диктофоном;
8. Настольные электронные часы;
9. Машинка для уничтожения документов;
10. Электрифицированный сшиватель документов;
11. Электромагнитный двухпуансонный дырокол;
12. Канцелярский набор;
13. Папки регистраторы;
14. Лотки для документов;
15. Калькулятор – датировщик;
16. Блокнот – шестидневка;
17. Деловой блокнот;
18. Фломастеры, маркеры, механические карандаши;
19. Пластмассовая линейка с увеличительным стеклом;
20. Клеевой карандаш;
21. Прозрачная и цветная липкая лента;
22. Лазерный принтер;
23. Силикатная связь.

Насыщенность  рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы. 

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Следует держать в голове, что часто  секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, машина для уничтожения документов, ламинатор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря.

Воспользоваться собственной  пишущей машинкой, диктофоном, и  термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации.

 Секретарь несет  полную ответственность за ту  аппаратуру, которая находится в  его кабинете и поэтому спрашивать  за нее будут, в первую очередь,  с ответственного работника и  взыскивать за поломки тоже  с него. 

Рабочий день секретаря  можно разделить примерно на I половину рабочего дня, II половину рабочего дня и конец дня .       

Таблица1

Санитарно – гигиенические требования для работников офиса

Параметры	Значения
Естественная  и искусственная освещенность	300 – 500 люкс
Уровень шума	Не  более 65 дБ
Площадь на один ПК	Не  менее 6 м2
Объем на один ПК	Не  менее 20 м3
Кресла	Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки
Воздухообмен	Нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование)
Микроклимат (оптимальные параметры)	Влажность 40-60 %     t0 воздуха зимой +18 - +210     t0 воздуха летом +23 - +250
Расстояние  до экрана монитора (при работе)	50 – 70 см
Непрерывное время работы за ПК	Не  более 2-х часов, обязательные перерывы
Специальные меры	Комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка

 

  
Таблица 2

 

Классификация средств  оргтехники. Эргономические  требования

Наименование  мебели	Рост  работника	Высота  мебели
Канцелярский  стол	До 170 см Выше 170 см	72 см 75 см
Столик  для работы на пишущей машинке  или клавиатуре ПК	До 170 см Выше 170 см	66 см 68 см
Стул, кресло	До 170 см Выше 170 см	45 см 47 см

 

 

Каждый поток документов движется по своему маршруту. Входящие документы начинают движение от момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы – от момента их создания до отправки. Внутренние – от момента создания до исполнения и направления в дело. 

Наиболее сложный маршрут у входящих документов. При движении входящих документов особенно важно правильно распределить поступающую корреспонденцию, чтобы выделить документы по оперативным вопросам, не требующие рассмотрения руководителем и сразу передаваемые в структурные подразделения. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа необходим для оперативного решения содержащихся в нем вопросов. 

На рассмотрение руководству передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации. 

Рассмотрим имеющуюся практику распределения поступающих потоков документов в организациях.

Рис. 3. Распределения поступающих потоков документов в организациях

 

За основу положено 100% документов. 

Условно группа документов с пометкой "лично" составляет порядка 5% от всего массива поступающих документов.  

Первая группа документов, которую выделяет секретарь руководителя, еще не вскрывая конвертов, - конверты с пометкой «лично». В инструкции по делопроизводству организации, как правило, закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой «лично» много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов. От всего массива поступающих документов группа нерегистрируемых и отправляемых непосредственно в структурные подразделения документов составляет 20% .

Вторая группа - это документы, секретарем не регистрируемые и отправляемые непосредственно в структурные подразделения. Секретарь составляет и подписывает перечень групп документов, которые регистрируются по месту их исполнения.

Примерный перечень этих групп документов:

• письма, присланные в копии для сведения;
• телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
• сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
• графики, наряды, заявки, разнарядки;
• сводки и информации, присланные, для сведения;
• учебные планы, программы, копии;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.;
• прейскуранты, копии;
• нормы расхода материалов;
• поздравительные письма и пригласительные билеты;
• бухгалтерские документы;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• научные отчеты по темам;
• месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
• формы статистической отчетности;

Перечень утверждается руководителем. Периодически в него могут вноситься изменения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, составляют порядка 15% от всего массива поступающих документов.

Третья группа - это документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. 

Четвертая группа документов составляет порядка 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), которые и направляются секретарем на рассмотрение руководства организации. Однако наиболее рациональна система распределения поступающих потоков документации, когда руководству организации на рассмотрение поступает не 60-65% документов, а 10-15%.

Основная работа секретаря  с отправляемыми документами  заключается в их регистрации, обработке  и отправке.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и  оформления должно соответствовать  прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов.

 

3. Разнообразие секретарской профессии

 

Рассмотрим разнообразие секретарской профессии и их отличия.

Секретарь. Так звучит должность, занимающая первую ступень в развитии карьеры административного сотрудника. Секретарь выполняет техническую работу, помогая в работе одному из структурных звеньев компании (например, отделу продаж).

В функции секретаря входит: печать документов, ведение делопроизводства и документооборота, работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения.

Необходимые навыки секретаря: грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, минимальные знания в сфере документооборота и делопроизводства, знание ПК-программ (Word, Internet, e-mail).

Личностные качества секретаря: умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность.

При заполнении анкеты-заявки по данной должности в графе "необходимый опыт работы" достаточно указать: 0,5 лет. Такой минимальный опыт кандидата на должность секретаря (обладающего определенными личностными качествами) достаточен, чтобы справиться с данной работой¹⁷.

Образование достаточно не ниже общего среднего + краткосрочные курсы секретарей.

Заработная плата такого секретаря составляет в среднем 300$-350$.

Секретарь на ресепшн.

Главная задача секретаря на ресепшн - прием входящих звонков в компанию и встреча посетителей. Во многих компаниях местосекретаря на ресепшн располагается в приемной компании, за высокой стойкой.

В функции секретаря на ресепшн входит: работа на Мини-АТС (приветствие, сообщение первичной информации, переключение звонков на соответствующих сотрудников); приветствие посетителей (чай, кофе), выполнение в несколько меньших объемах функций секретаря: печать документов, ведение делопроизводства и документооборота, работа с оргтехникой (факс, "ксерокс", сканер, принтер), фиксация и передача информации сотрудникам структурного подразделения¹⁸.

Необходимые навыки: знание делового этикета, грамотная речь, умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике), знание основ секретарского дела - грамотное письмо, скорость печати от 150 уд. мин, минимальные знания в сфере документооборота и делопроизводства, знание ПК-программ (Word, Internet, e-mail).

Личностные качества: помимо стандартных навыков секретаря (умение концентрироваться, хорошая переключаемость, структурированность, исполнительность), также приятная внешность, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки, умение разрешать возникшие конфликтные ситуации, лояльность к людям, внимательность.