Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

государственных учреждений, воинских частей, находящихся  и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений  смешанных форм собственности, в  уставном капитале которых имеется  преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий  бывших КПСС и ВЛКСМ;

других  общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность  государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и  на законных основаниях, поступившие  в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с  момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических  лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной  частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4):

постоянное, временное, постоянное в собственности  государства, депозитарное.

Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам хранения

Постоянное  хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение  в собственности государства  — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение  документов Росархива на аукционе или  у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

передача  государству так называемых бесхозных  материалов в том случае, если при  ликвидации учреждения или организации  у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное  хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение —  государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отраслевых фондов с правом депозитарного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

 

Сеть и функции  государственных архивов

 

Современная сеть сложилась  на основе принципов научной классификации  документов.

Уровни:

1)Федеральные государственные  архивы

2)Архивы субъектов РФ (центральные гос. архивы в  республиках,  гос. архивы краев  и областей)

3) Муниципальные архивы (городов  и районов)

Функции:

1)Осуществляет хранение  и государственный учет поступивших  в Архив документов, представляет  в Росархив сведения для централизованного  государственного учета документов  Архивного фонда Российской Федерации.

2) Осуществляет комплекс  мер по созданию оптимальных  условий хранения документов  Архива, организует их реставрацию,  копирование в целях создания  страхового фонда и фонда пользования,  проводит выявление и учет  особо ценных архивных документов  и обеспечивает надлежащий режим  их хранения.

3) В установленном порядке  разрабатывает, согласовывает с  Центральной экспертно-проверочной  комиссией при Росархиве и  ведет списки юридических и  физических лиц - источников комплектования  Архива, документы которых подлежат  передаче на постоянное хранение  в Архив.

4) Организует и осуществляет  отбор и прием на постоянное  хранение в Архив документов  Архивного фонда Российской Федерации  профиля Архива.

5) Проводит экспертизу  научной и практической ценности  документов, хранящихся в Архиве.

6) Осуществляет в пределах  делегированных Росархивом прав  и полномочий:

контроль за соблюдением  учреждениями, организациями, иными  собственниками документов законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах;

межотраслевое организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных  архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных  организаций-источников комплектования архива, а также (на основе договорных отношений) негосударственных организаций;

государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах  профиля Архива.

7) Осуществляет информационное  обеспечение деятельности федеральных  органов государственной власти, других заинтересованных организаций,  в том числе на договорной  основе.

8)  Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.

 

Архивы организаций, их категории, роль и место в системе  архивного дела страны, функции архивов  организаций

 

Классификация документов в пределах архивов, определение  фондовой принадлежности документов, определение границ архивных фондов

 

Систематизация  документов в пределах фондов

 

 

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в  фонде. За единицу классификации  документов и учётную единицу  в пределах архивного фонда принимается  единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный  документ или совокупность письменных документов, заключённых в отдельную  обложку.

Единицы хранения систематизируются  в пределах фонда согласно схеме  систематизации.     Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при  подготовке документов к передаче в  государственный архив. В государственном  архиве

систематизация производится при составлении и переработке  описей.

 Схема систематизации  архивных документов в архивном  фонде является основанием для  внутренней организации единиц  хранения архивного фонда и  закрепляется описью (описями) дел,  документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся  единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем  или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки  с которыми образовались единицы  хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными  пунктами и другими географическими  объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям  организаций или фамилиям лиц, которые  являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной  документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

 

Понятие и принципы экспертизы ценности документов

 

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  производится на основании экспертизы их ценности.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся:

• функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
• значение лица в жизни общества;
• время и место создания документа.

К критериям содержания относятся:

• значимость информации документа (уникальность и типичность);
• повторение информации документа в информации других документов;
• вид документа;
• подлинность документа.

К критериям внешних  особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
• физическое состояние документа.

При отнесении  документов к составу Архивного  фонда Российской 
Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

 Экспертиза ценности  документов проводится:

• в делопроизводстве организации;
• в архиве (архивной службе) организации;
• в архиве.

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и  архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами  объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие  инструкции и примерные перечни  документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается  визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и  переформирование дела осуществляется, как правило,при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторя-ющуюся информацию, однородного  происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на Экспертно-методической комиссии (ЭМК) архива. Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера). Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.