Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

 

Использование документов в читальных залах  архивов. Предоставление документов во временное пользование. Инициативное информирование

 

Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового  характера

 

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение  запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Порядок и  сроки исполнения тематических запросов

Запросы органов государственной  власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением  ими своих функций, архив рассматривает  в первоочередном порядке в установленные  законодательством сроки или  обозначенные в запросе.

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей  в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость  работ по исполнению запросов пользователей  согласовываются с ними.

В результате проведенных  работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К  тематическим перечням и подборкам  копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу  пользователя, согласовывается с  ним, если об этом не указано в запросе.

Порядок и  сроки исполнения запросов социально-правового  характера

К запросам социально-правового  характера относятся запросы  о подтверждении трудового стажа  и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

В архивную справку о подтверждении  трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются  сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах  листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки  о проверке имеющихся в них  сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для  выдачи архивных справок о трудовом стаж. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки  при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение  граждан.

Размер заработной платы  указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших  в тот период, за который запрашиваются  сведения.

Сведения о заработке  включаются в справку так, как  они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

В справку о подтверждении  фактов получения травмы, несчастном случае на производстве включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации  аварий, делах по расследованию причин аварий и катастроф.Срок исполнения запросов социально-правового характера  по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации  запроса. С разрешения руководства  архива этот срок может быть при  необходимости продлен, но не более  чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации  запроса.

 

Устройство и  оборудование помещений архивов

 

Документы пост хранения размещаются  в спец построен/приспособ зданиях/отдельных  помещениях зданий. Место расположения архива должно быть удалено от объектов, опасных при пожаре, объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью. Здания архива должно проектируются  и строятся с учетом требований обеспечивающих высокую долговечность и огнестойкость  основных конструкций. Архивы должен быть оборудованы охранной сигнализацией  и защищены распашными решетками  на окнах, к которым должен быть доступ из вне. Здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных  помещений. Основные: хранилище; рабочее  помещение сотрудников архива; помещения  для приема, временного хранения и  акклиматизации документов; помещение  для изоляции, дезинфекции, дезинсекции  пораженных документов; помещение для  обеспыливания и реставрации  документов; помещение для воспроизведения  документов (создания микрофильмов, копий), помещения для хранения учетных  документов и НСА; читальный зал; научно-справочная библиотека; методический кабинет. Совмещение хранилищ и рабочих  помещений различных назначений не допускается .Помещения  хранилищ должны быть max удалены от лаболатории, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не <2 часов. Не допускается размещение хранилищ в неотапливаемых, сырых неприспособленных помещениях и помещениях с печным отоплением. Хранилище должно быть оборудовано системой кондиционирования воздуха. Внутренняя отделка хранилищ должна производится с использованием материалов не собирающих пыль и не являющимися источником пыли и агрессивных химических веществ. В помещении хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, бытовые и технологические выводы воды. Электропроводка должна быть скрытой, штепсель розетки для переносной аппаратуры должны быть герметичными или полугерметичными. Электрические рубильники, распределительные электрические щиты и предохранители устанавливаются вне хранилища. Хранилище должно иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. При оснащении хранилищ средствами пожаротушения предпочтения отдаются использованию веществ не оказывающих побочные разрушительные действия на документы. Основным средством хранения является стеллаж. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами.  Допускается эксплуатация существующих деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. Передвижные стеллажи могут использоваться в хранилищах с оптимальным температурно-влажностным режимом. В хранилищах с естественным освещением стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с окнами. Расстояние между рядами стеллажей 120 см, между стеллажами 75 см, между стеной и торцом 45 см, между полом и нижней полкой не менее 15 см, в цокольных этажах не менее 30 см. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную с наружными стенами здания и источником тепла. В качестве вспомогательного оборудования в хранилищах должны быть лестницы-стремянки и библиотечные тележки. Помещения для приема и временного хранения документов размещаются на первом или цокольном этаже здания. Место расположения этого помещения должно обеспечивать удобства приема документов и их временную изоляцию в пределах помещения. Помещение для изоляции, дезинфекции, дезинсепции, обеспыливания, акклиматизации документов и их воспроизведение следует располагать в рамках единого лабораторного корпуса. Лабораторные помещения должны быть оборудованы центральным водяным отоплением, горячим и холодным водоснабжением, общей приточно-вытяжной вентиляцией. В помещении дезинфекции, дезинсепции, обеспыливания должны быть чистые и грязные отделения и соблюдатся направления движения пораженных документов, от грязных к чистым. Не допустимо совмещение отдела с другими службами Архива в одном помещении. Комплекс читального зала включает участки: участок для работы пользователей с документами различных размеров и видов документов; участок выдачи документов; участок информационно-поисковых систем; участок временного хранения документов во время использования. Временное хранилище должно быть изолировано от участка №1 и иметь удобную связь с участком №2. Рабочие помещения сотрудников архива должны быть оборудованы для выданными им архивных документов, справочников.

 

Техника и режим  хранения документов

 

Температурно-влажностный  режим (Р). Для его поддержания все вновь строящиеся помещения должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха. Оптимальный режим хранения равен 17-19С при относительно влажности воздуха 50-55%. Цветные кино- фотодокументы на пленочной основе должны храниться при температуре не менее – 5 С при относительной влажности 40-50%. Черно-белые фотодокументы при температуре не ниже -5С при относительной влажности 40-50%. Документы на магнитной ленте и дисковых носителях при температуре от 8 до 18С, влажность 45-65%. Резкие суточные и сезонные колебания не допускаются. Режим контролируется в кондиционируемых помещениях 1 раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом 2 раза в неделю, при нарушениях режима – ежесуточно. Контрольно-измерительные приборы монтируются на одном щитке, размещенном в главном проходе на стеллаже в дали от отопительных и вентилирующих систем.

Световой  режим. Хранение документов должно осуществляться в темноте. Защиту от света обеспечивают папки, коробки, стеллажи закрытого типа. Освещение может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах защитных фильтров, нанесенных на стекло покрытий, жалюзи, автоматических регуляторов светового потока. Вне рабочее время окна хранилищ должны быть закрыты плотными шторами. Для искусственного освещения хранилищ применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Защита документов от света должна обеспечиваться при всех видах работ.

Санитарно-гигиенический  режим. Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых и плесени. В хранилище производится влажная уборка полов (1 раз в неделю), один раз в год обеспыливание стеллажей и средств хранения. В хранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой, грязной обуви, хранение любых посторонних предметов; использование пищевых продуктов, курение. В Хранилище должно быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Запрещается хранение документов пораженных биологическими вредителями. В зданиях архива не допускается гнездование птиц. Окна архива открываются в теплое время года, должны быть защищены сеткой с диаметром ячейки 0,5 мм. 2 раза в год в начале и конце отопительного сезона в хранилище проводится энтомологическое и микрологическое обследование (плесень, насекомые). Пораженные вредителями документы заворачиваются в пленку или бумагу и выносят из хранилища, передаются на обработку. Стеллажи и шкафы, на которых хранятся документы с плесенью, промываются водным раствором формалина. Местную дезинфекцию помещения проводят аэрозольными препаратами. Не допускается попадание этих препаратов на документы. На территории вокруг здания архива не должно быть мусорных ящиков, пищевых отходов и другого. При озеленении архива не рекомендуется высаживать боярышник, шиповник, рябину.

Противопожарный режим. Оборудуется пожарная сигнализация, устанавливаются первичные средства пожаротушения (1 огнетушитель на 50 кв м, но не менее 2 огнетушителей в одном помещении). Вне пределов хранилища должны быть пожарные гидранты с длинной рукава до самого отдаленного места хранилища. В хранилище запрещается использование электронагревающих приборов и выполнение работ связанных с применением открытого огня.

Охранный  режим. В архиве должен соблюдаться пропускной режим. Все помещения в которых постоянно или временно находятся архивные документы оснащаются охранной сигнализацией; опечатываются входы в хранилище, аварийные и запасные выходы из здания архива. Основной вход в архив опечатывается вне рабочее время. В помещении хранилища имеет право находится работник, руководитель архива и главный хранитель фондов. Другие работники архива допускаются в хранилище только в присутствии заведующего. В Рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, если в нем не работают работники. Вынос документов осуществляется по специальным пропускам.

 

Факторы разрушения документов

 

Старение документа –  изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних  и внутренних факторов. Три группы факторов разрушения: физический, химический и биологический.

Физические факторы:

1. свет (самый активный) сильнее  всего действует ультрофиалетовое  излучение. Запрещается освещение  документов прямым солнечным  светом

2. высокие температуры.  Повышение температуры на 10-15С  уменьшает долговечность документа  в 2-4 раза.

3. понижение температуры.  Влага, содержащаяся в составе  бумаги при замерзании расширяется  и вызывает разрушение волокон  бумаги.

Физико-химические факторы:

1. Влажность. Повышение  влажности приводит к усилению  воздействия света и температуры,  усиливает разрушительное действие  химических веществ, является  благоприятной средой для размножение  биологических вредителей. При понижении  влажности бумага утрачивает  эластичность, становится хрупкой  и ломкой.

2 К химическим веществам  вызывающим ускоренное старение  относятся: газовые примеси воздуха  (окиси азота, сернистого газа  и озон), компоненты бумаги, клея  и чернил. Разрушаюшие действия  на документы оказывает как  щелочь, так и кислота. Особенно  сильным разрушителем является  силикатный клей.

Биологические факторы:

1. Микроорганизмы (бактерии, грибы, плесень)

2. Насекомые.

3. Грызуны

Бактерии развиваются  на документах в условиях 100% влажности. Наиболее благоприятными условиями  развития плесени являются температура 20-25 С при влажности более 60%. Среди  насекомых наиболее опасны жуки: притворяшки, кожееды и точильщики. Кроме жуков  моль и тараканы. Грызуны – мыши, крысы.

Отбор документов на реставрацию. Документы с признаками разрушения основы или красителя должны подвергаться реставрации. Реставрация – восстановление первоначального или близким  к первоначальным свойств и внешних  признаков архивного документа, подвергшегося разрушению или повреждению. При отборе документов на реставрацию при определении очередности учитывается ценность документа, степень разрушения, скорость разрушения и интенсивность использования. Первоочередной реставрации должны подвергаться документы с высокой скоростью разрушения: документы с признаками плесневого заражения, с признаками локального выцветания текста.