Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного  аппарата к каталогу; усовершенствование каталога. Научно-методическое обеспечение  включает разработку методических пособий  по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации  каталогов, их уточнение и дополнение. В архиве организации, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или  хронологические картотеки, картотеки  по истории организации. Карточки располагаются  в алфавитном порядке видов организаций. Несколько картотек одного вида могут  объединяться в каталог. Самостоятельно существующие картотеки связываются  с системой каталогов путем отсылок.

Обзоры 

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых  данных отдельных комплексов архивных документов. Обзоры предназначены для  обобщенного и детального информирования заинтересованных организаций и  научной общественности о характере  и значении документов с целью  расширения круга их использования.

Видами обзора в архиве организации являются:

обзор фонда – это архивный справочник, в кот.дается последовательная и всесторонняя информация о составе и содержании документов только 1-го фонда по всем существенным темам и вопросам.

тематический  обзор – это архивный справочник, в кот.инф-ция дается применительно к составу и содержанию документов по одной определенной теме вне зависимости от тгго, находятся сведения в одном или нескольких фондах, или архивах. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата. В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

 

Путеводители  по архивам

 

путеводитель  по фондам архива – архивный справочник,  содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивном фонде и предназначенный для ознакомления состава и содержания архива.

Виды путеводителей:

1)собственно путеводитель  вкл.в себя характеристики фондов, располож.в систематич.порядке в  соответствии с заранее разработанной  схемой.  Схема построения путеводителя  зависит от состава фондов  архива. Для тех архивов, в кот.хранятся  док., отражающие различные стороны  деятельности гос-ва и об-ва, путев-ль  строится по произ-отраслевой  схеме, т.е. характеристики фондов  группируются в разделы с учетом  тех отраслей, функилонировали фондообразователи.  Отдельную группу составляют  фонды личного происхождения  (по алфавиту) и коллекции. Основным  эл-том информации в путевод-ле  явл.хар-ка фонда. Она бывает:

-  индивидуальная (составляется  на один фонд), вкл. след.эл-ты: название фонда (назв.фондообраз-ля), справочные данные о фонде  (№фонда, объем фонда, крайние  даты, сведения о наличии НСА  по фонду), историческая справка  о фондеобразователе (даты возник, реорганиз, ликвид, зад.функции)

- групповая (составляется  на группу однородных фондов/учреждений  однотипных по составу и содержанию  документов).  Включает типовое  название фондов, м.б. указано  суммарное кол-во фондов, общий  объем и крайние даты, название  фондов и справочные данные  о каждом из них. Историч.справка  приводится общая, чтобы была  отражена история каждого из  фонд-лей.

- краткий справочник:

а) по фондам архива – содержит инф.о фондовом составе архива. Состоит  из перечня фондов архива

б) по группе архивов –  харак-ка архива: название, справочные данные (кол-во фондов, кол-во ед.хр., крайние  даты, адрес архива), краткая историческая справка об архиве (создание преобразование), аннотация состава и содержания документов, хар-ка научно-справочной библиотеки.

- тематический путеводитель  – справочник характеризующий  те фонды, которые содержат  информацию по теме справочника  (справочник по отдельным категориям/группам  фондов).

в) архивные обзоры: обзор  архивного фонда, тематические обзоры

Для большинства архивов  путеводитель систематизируется по производственно-отраслевой схеме. Характеристики фондов объединяются  в разделы  и подразделы с учетом отраслей деятельности в которых осуществляли свои функции  фондообразователи. В пределах крупных  делений характеристики фондов объединяются в более мелкие группы по конкретным отраслям или масштабу деятельности, а в пределах мелких групп характеристики располагаются по значимости фондов в хронологическом или алфавитном порядке. Характеристики фондов личного  происхождения располагаются по алфавиту фамилий фондообразователей. Если в архиве хранятся дореволюционный  и послереволюционный фонды путеводитель делится на 2 части. Основным элементом  информации путеводителя является характеристика фонда. Характеристики фондов бывают: индивидуальные, групповые.

Индивидуальная состоит  из: названия АФ, справочных данных о  фонде (№ фонда, объем фонда, крайние  даты документов, сведения о наличии  научно-справочного аппарата) , краткой  исторической справки, аннотации документов.

Групповые характеристики составляют на фонды однородных учреждений, однотипные по составу и содержанию документов. Сначала дается типовое название фондов, затем даются названия фондов, справочные данные по каждому фонду, историческая справка и аннотация  общие.

Если в каких-то фондах имеются специфические документы, то при аннотировании указываются  № фондов в которых имеются  эти документы

 

Вспомогательный аппарат к архивным справочникам

 

Цели и формы  использования архивных документов. Учет использования

 

Цели использования  архивных документов

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми, учебными.

Использование документов в  управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных  партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной  безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных  договоров и пр.

Использование документов в  экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении  проектных и опытно-конструкторских  работ, при осуществлении научных  и прикладных исследований, для оптимизации  производственных и технологических  процессов.

Использование документов в  научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях  предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в  социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных  льгот и подтверждения имущественных  прав физических и юридических лиц  и пр.

Формы использования  архивных документов

Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому  направлению использования.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для  обеспечения законных прав и интересов  граждан. Основные правила работы архивов  организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Основными формами использования  документов в архиве являются:

- информационное обеспечение  пользователей (органов государственной  власти, местного самоуправления, государственных,  негосударственных и общественных  организаций, объединений и граждан)  в соответствии с их запросами,  а также в инициативном порядке;

- представление документов  пользователям для исследований  в читальном зале;

- экспонирование документов  на выставках;

- использование документов  в средствах массовой информации;

- проведение информационных  мероприятий (встреч с общественностью,  экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских  конференций, уроков для студентов  и школьников и др.) с использованием  документов;

- выдача документов во  временное пользование;

- публикация документов  в различных формах.

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы архива подразделяются:

• на первичные;
• обобщающие;
• итоговые.

Первичные документы  ведомственного архива — это:

• журнал учета подготовленных информационных документов;
• журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий;
• журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;
• журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;
• журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;
• книга выдачи дел из хранилища;
• лист использования дела;
• личное дело исследователя.

Первичные документы  государственного архива:

• карточка учета форм использования документов;
• карточка учета тем исследований в читальном зале;
• журнал регистрации пользователей в читальном зале;
• требования на выдачу дел;
• личное дело пользователя;
• картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей;
• журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную;
• карточка учета изданий архива;
• лист использования дела.

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

• работы архива по формам использования по годам;
• количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;
• категорий потребителей информации по годам;
• тематики исследований по годам;
• количества публикаций по видам;
• количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;
• количества выданных копий по годам.

Итоговой аналитической  информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

• количество обращений пользователей в архив за год;
• количество обращений пользователей по целям использования за год;
• категории потребителей информации.

Эффективность использования изучается на основе показателей:

• количественных — отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения, отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;
• неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);
• абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива.