Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и докумен- 
ты биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год вклю- 
чительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

При определении сроков хранения документов организаций используются типовые, примерные, ведомственные перечни  документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

Сроки хранения отдельных категорий  документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах, согласованных  с Федеральной архивной службой  России или на основании специальных решений ЦЭПК при ней.

В результате экспертизы ценности документов архивом составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи  дел временного (свыше 10 лет) срока  хранения, описи дел по личному  составу и акт о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке.

Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке  описей, вступает в силу после утверждения  описей дел, документов постоянного  хранения и описей дел по личному  составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем работника архива.

 

Критерии оценки происхождения документов

 

Экспертиза ценности  документов проводится на основе комплексного применения и критериев происхождения  документов, содержания документов и  внешних особенностей.

 

Критерии  оценки происхождения документов:

К критериям происхождения  относится :   

- функциональное целевое  назначение организации, 

- значение лица,

- время и место создания  документа.

Функциональное  целевое назначение организации – по этому критерию все организации подразделяются на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

            Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому все сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что

они образовались в процессе деятельности выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

 

Критерии оценки содержания документов

 

К критериям  содержания относятся:

• значимость отраженных в  документах событий;

• значение информации, содержащейся в документе;

• повторение и поглощаемость  информации, содержащейся в других документах организации;

• вид документа;

• подлинность документа.

 

Вид документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

• организационно-учредительные  и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы  и др.), а также годовые планы  и отчеты. Это документы постоянного  хранения;

• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную  роль, содержат, как правило, оперативную  или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в  распорядительных, а иногда и в  организационных документах. Эта  группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы  оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и  многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение  и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций  поглощаются сводным отчетом  вышестоящей организации и т. д.

 

Критерии оценки внешних особенностей документов

 

К критериям  внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и  передачи содержания;

• форма удостоверения  и оформления документа;

• физическое состояние  документа.

Форма фиксирования и передачи содержания. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание представляет собой совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица),  полноты его освещения, новизны, уникальности информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах.

Форма удостоверения и оформления документа. Критерий подлинность имеет важное значение. Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном

порядке, т.е. документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп  и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени  которых он исходит.

Критерий  подлинности документов имеет двоякое  значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы,

приказы, решения и другие - должны быть правильно оформлены  и иметь

соответствующий состав удостоверения (подпись, печать и т. п.).

     С другой  стороны, он применяется в экспертизе  документов социально - правового  характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных  органов), образующихся в процессе  заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных  ссуд. Эти документы определяют  права одних контрагентов, обязанности  других, права истцов,

сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

Физическое  состояние документов. При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние

документов, не представляющих большой научной ценности, может  служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются  фотокопии. Плохое физическое состояние  основных категорий

документов часто вынуждает  оставлять на постоянное хранение документы  второстепенного значения.

 

 

Комплекс нормативно-методических документов по экспертизе ценностей  документов

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов к составу  АФ РФ осуществляется по результатам  экспертизы ценности на основании принципов  историзма, системности и целостности  путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. К критериям  происхождения относятся: роль и  место организации в системе  государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место  образования документа. К критериям  содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе  информации, повторение информации документа  в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям  внешних особенностей относятся: форма  фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу АФ РФ учитывается фактор степени полноты и сохранности  фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации. На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи  с документацией организации  на традиционных носителях (применяется  в комплексе система общих  и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность  документа; отсутствие дублирующей  информации в документах, принятых на архивное хранение). При приеме ЭД на хранение в архив учитываются  факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в  другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие  необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты  на обеспечение хранения.

 

 

Система экспертных органов

 

Научно-методическое руководство  ЭЦД и организация ее проведения в нашей стране возложены на ЭК и ЭПК. Они являются постоянно  действующими совещательными органами. ЭК создаются в организациях и  в государственных архивах. ЭПК  образуются в органах управления архивным делом, некоторых федеральных  архивах и в некоторых ведомствах. При росархиве образованы  ЦЭПК. ЭК организации назначается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников основных структурных подразделений  в количестве не менее 3-х человек. В состав комиссии обязательно включается заведующий архивом или лицо ответственное  за архив. Этот человек является секретарем ЭК. Председателем ЭК обычно назначается  один из заместителей руководителя организации. В министерствах и ведомствах, имеющих подведомственную сеть могут  создаваться ЦЭК.

Функции ЭК: организует ежегодны й отбор документов на хранение  и уничтожение, рассматривает и  согласовывает описи на дела постоянного  и долговременного хранения, акты о выделении документов к уничтожению, НД, перечни документов, обсуждает  и выносит предложения об изменении  сроков хранения некоторых категорий  документов, рассматривает другие вопросы  касающиеся работы делопроизводства и  работы архива. В органах управления имеющих подведомственную сеть могут  создаваться ЦЭК. Она выполняет  такие же функции как и ЭК и  кроме того руководит деятельностью  ЭК подведомственных учреждений. В  государственных архивах создаются  экспертные или экспертно-методические комиссии. ЭМК архива осуществляют мероприятия по ЭЦД, образующихся в  делопроизводстве архива, определяет категории документов, подлежащих хранению в составе фондов архива, устанавливает  полноту состава фондов, принимает  меры к восстановлению недостающих  документов. В органах управления архивным делом субъектов РФ некоторых  федеральных государственных архивах и некоторых федеральных архивах исполнительной власти действуют ЭПК. В нашей республике это ЭПМК комитета по делам архивов при правительстве УР.  На заседаниях ЭПК рассматриваются и утверждаются описи дел постоянного хранения, поступившие от государственных архивов и учреждений, акты о выделении документов к уничтожению, поступившие от гос архивов, согласовывает описи дел долговременного хранения и по л. Составу, НД, инструкции по делопроизводству, перечни документов учреждений, поступившие от организации. ЭПК рассматривает списки организаций источников комплектования архивов принимает решения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, решает спорные вопросы ЭЦД и комплектования архивов. Решение ЭПК вступает в силу после утверждения руководителем архивного органа или федерального архива.