Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

ЦЭПК образована и действует  при Росархиве. Основные задачи: рассмотрение проблемных вопросов формирования и  оптимизации состава АФ РФ, определение  концепции, принципов и критериев  формирования АФ РФ, состава документов, относящихся к АФ РФ, определением сроков хранения документов, рассмотрение научно-методических и практических вопросов ЭЦД и комплектования гос  и муниципальных  Архивов, осуществление  научно-методического руководства  деятельности ЭПК и ЭК. 

Решения ЦЭПК утверждаются руководителем Росархива и после  утверждения является обязательным для исполнения всеми архивами, учреждениями и организациями. Т. О. ЭК и ЭПК  во главе с ЦЭПК образуют сеть экспертных органов страны, несущих всю полноту  ответственности за ЭЦД отбор  их в  состав АФ РФ, комплектование архива.

 

 

Комплектование  архивов

 

Комплектование  архивов – систематическое пополнение документами архивов, осуществляемые в соответствии с их профилем. В понятие комплектование архива включаются следующие мероприятия:

- определение источников  комплектования архивов (  или  являются структурные подразделения  организации, подведомственные организации,  другие организации определенные  положением об архиве. Архивы  ведут списки источников комплектования. В эти списки включаются: государственные  и муниципальные организации,  в деятельности которых образуются  документы относящиеся к архивному  фонду РФ; бывшие государственные  организации и муниципальные  источники комплектования архивов  временно хранящие документы  архивного фонда РФ государственной  или муниципальной собственности;  негосударственные организации  и физические лица документы  которых отнесены к архивному  фонду РФ и заключавшие договор  с архивом о передаче своих  документов на постоянное хранение)

- определение состава  документов, подлежащих хранению (определяется  в процессе ЭЦД) 

- подготовка документов  к хранению в архивах (включает  в себя техническую обработку  дел и описание дел)

- прием, передача дел  в хранение.

Работа по составлению списков источников комплектования включает:

- выявление состава организаций  расположенных в зоне комплектования

- изучение функций, выполняемых  организацией. (на основании устава  или положения об организации)

- изучение состава документов  организации.( на основании НД, также  непосредственно)

- составление  экспертного  заключения ( справки) .далее делается  вывод о целесообразности включения  организации в список источников и о форме приема. Форма 1 – полный прием, принимаются все основные документы; форма 2.1 – повидовой выборочный прием (отдельные виды документов); форма 2.2. – групповой выборочный прием (полный комплекс основных документов принимаются от отдельных организаций, специально отобранных из группы однородных)

- включение организации  в список источников комплектования  архива.

В архиве ведут:

- общий список источников 

- список источников научно-технической  документации

- список источников аудиовизуальными  документами

- список граждан держателей  фондов личного происхождения  с которыми заключено соглашение  о передаче документов в архив

- список возможных или  потенциальных источников, список  тех организаций и граждан  в деятельности которых образуются  ценные документы, но с которыми  не заключено соглашение о  передаче документов в архив. 

Списки рассматриваются  на заседании ЭПК.. утверждается директором архива( гос. Архива), муниципального архива утверждается главой местной администрации, сводный список источников комплектования архивов субъекта РФ утверждается руководителем  архивного органа. Списки составляются по отраслевой схеме, все изменения  в списке вносятся на основании решения  ЭПК. При большом количестве изменений  список перепечатывается и переутверждается.

 

Организация приема документов на государственное  хранение, сроки ведомственного хранения документов

Цели и  принципы государственного учета документов

Основные  учетные документы архивов

Документы государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

 

Размещение фондов в хранилищах

 

В отечественных архивах  установлено единство  между классификацией документов  по архивным фондам и  в пределах архивных фондов и размещение документов в хранилищах; документы  одного фонда размещаются в одном  месте хранилища и размещаются  по порядку номеров.

В пределах хранилищ архивные фонды объединяются в общие логические группы с учетом отраслей человеческой деятельности. Крупные комплексы  делятся на более или менее  в соответствии с отраслевой принадлежностью.

Возможно объединение  фондов по территориальному признаку. Фонды личного происхождения  и коллекций составляют самостоятельную  группу. В пределах групп архивные фонды могут размещаться по значимости фондообразователей, по времени их возникновения, по алфавиту наименований, по номерам фондов.. такое размещение требует составления плана размещения, в котором учитывался бы ежегодный  прирост фонда. Размещение фонда  по логическим группам не соответствует  порядку номеров фондов.

Это делает необходимым составление  указателей, позволяющих перейти  от номера фонда к месту его  хранения. Такой указатель называется пофайловым топографическим указателем. Пофондовый топографический указатель  составляется в карточной форме, одна карточка на фонд. Это дает возможность  карточки при перемещении фонда  в пофайловом топографическом указателе  карточки расположены по номерам  фондов, в карточке  указано название и номер фонда и его местонахождение. Кроме пофонд топографического указателя  составляется указатель, показывающий какие именно документы находятся  в определенном месте хранилища. Такой указатель позволяет перейти  от места хранения документа к  архивному фонду - - называется постеллажный  топографич указатель. В нем карточка составляется на стеллаж и в ней  указываются номера и названия фондов, номера описей, дел, расположенных на полках этого стеллажа.

Особенности размещения архивов  в организациях

В архиве организации при  размещении учитывается:

-создание оптимальных  условий хранения

-ежегодное движение дел

-оперативное использование  документов

Документы в архиве организации  размещаются по структурным подразделениям. Временного и постоянного хранения размещаются отдельною в архиве организации составляются постеллажные топографические указатели документы  постоянного хранения должны хранится в картонных коробках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Дела временного хранения хранятся в в связках  (не более  20 мм). Связки или коробки могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Не допускается выступание коробки или связок за пределы полки. Газеты и другие документы, превышающие по высоте 41 см хранятся горизонтально. К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указывается название архива, название и номер фонд(в архиве организации название структурного подразделения, номер описи, годы, крайние номера дел, включенных в связку или коробку).)а Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки или связки должен быть не меньше  сантиметров. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкаф – слева на право от входа. Полки сверху вниз. Номера должны быть четкими, выделяющимися на фоне стеллажа цифрами.

Выдача дел  из хранилищ

Архивные документы. Имеющие  фонд пользования их хранилища не выдаются. Для использовании я  создания страхового фонда и фонда  пользования не выдаются документы, не прошедшие научного описания и  технического оформления.

В читальный зал архива и работникам архива документы выдаются с письменного разрешения заведующего  архивом; другим организациям с разрешения руководителя архива или его заместителя.

Перед выдачей дел из хранилища  и при приеме их обратно работник хранилища проводит полистную проверку наличия и состояния документов. Проверки наличия и состояния  документов, возвращенных из читального зала проводит работник читального зала

На место выдаваемых из хранилища дел вкладывается карта  заместитель. Выдача дел из хранилища  регистрируется в книгах выдачи.

Работник, который получает архивные документы расписывается  за каждую единицу хранения. Пользователям  читального зал аи работникам архива документы выдаются на срок до 1 месяца во временное пользование фондообразователям до 3х месяцев, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам –  до 6 месяцев. Один раз в квартал  или полугодие проводится проверка книг выдачи архивных документов. Если в результате установлен факт нарушения  сроков возвращения документов, то выясняются его причины и принимаются  меры  к возврату. Если существует необходимость дальнейшего использования  документов, выдача документов переоформляется. При возврате документов  книге  выдачи делается отметка о возвращении  документов в присутствии возвратившего  их работника. Если выявлены повреждения, составляется акт, который подписывается  работником архива хранилища и лицом, возвратившим документы. Акт передается на рассмотрение руководству

 

Проверка наличия  и состояния документов

 

Проверка проводится в  целях установления фактического наличия, находящихся на хранении документов, выявление отсутствующих документов, организация их розыска, выявление  и устранение недостатков в учете  архивных документов, выявление и  учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической обработки, технической обработки.

Проверки подразделений  бывают плановые и внеочередные(единовременные)

В государственных архивах  плановые проверки производятся со следующей  периодичностью:

- уникальные документы  – ежегодно;

- особо ценные на бумажной  основе – 1 раз в 10 лет;

- остальные на бумажной  основе – 1раз в 25 лет;

- аудиовизуальные и электронные  документы – 1раз в 5 лет;

- кинодокументы – 1 раз  в года

в архивах организаций  проверки проводятся 1 раз в 5 лет  и перед передачей дел на постоянное хранение

внеочередные проверки проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов и др. обстоятельствах  в результате которых может быть утрачены или повреждены архивные документы.

 Внеочередные проверки  проводятся при смене заведующего,  так же при смене ответственного  за архив организации.

Внеочередные проверки включают либо все документы архива, либо конкретную их часть.

 Участвуют в проверке 2 работника.

Назначается проверка с выверки  описи. Проверяют правильно ли отражены в итоговой записи литерные и пропущенные  номера, соответствует ли итоговая запись фактически числящимся по описи  номерами дел.

Сама проверка проводится путем сверки фактического наличия  дел с описью. Сверяют соответствие описательной статьи описанию дела на обложке(напр заголовок, крайние даты, количество листов). При проверке наличия  дел, документы которых учтены по по внутренним описям производится сверка наличия документов с внутренней описью. Уникальные – полистно.

Проверка состояния проводится путем осмотра. Архивные документы, выданные в  читальный зал и  в помещение архива проверяются  на общих основаниях.

Дела, выданные во временное  пользование другим организациям проверяются  по книгам и актам выдачи и считаются  имеющимися в наличии.

При проверке остальных документов на бумажной основе выявляют и учитывают: влажные документы, документы пораженные биологическими вредителями и документы  с дефектами бумагами и текста. Влажные документы выделяются из состава фонда и просушивают. Документы пораженные биологическими вредителями изолируются и проводят обработку. Документы с дефектами  берутся на учет с целью планирования работы по реставрации. При проверке электронных и аудиовизуальных  документов проверяют состояние  упаковки, наличие стандартных ракордов, техническое состояние  поверхности  склейки, перфарации дорожек, наличия  загрязнения, наличия дефектов химического  и биологического происхождения, качества изображения, наличие вирусов, наличие  уксусного  синдрома.

При проверке наличия и  состояния документов необходимо сохранять  порядок расположения дел на стеллажах  и коробках, перекладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно положенные единицы  во время проверки данного архивного  фонда, изымать из проверяемого фонда  и передавать для подкладки на место неправильно подложенного дела других архивных фондов. Изымать  и помещать в конец фонда дела, невнесенные в описи для их последующей обработки и описания. В ходе проверки запрещается делать какие либо пометы, исправления, новые записи в описях дел. Все недостатки выявленные в ходе проверки, результаты проверки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов, который составляется в ходе проверки на каждую опись отдельно.