Понятие об Архивном фонде Российской Федерации и его составе

По итогам проверки на основании  листов проверки составляется акт проверки наличия и  состояния документов по всему фонду. При необходимости  составляется акт о технических  ошибках учетных документов, акт  об обнаружении архивных документов, акт о неисправных….

На отсутствующие составляется карточка учета необнаруженных архивных документов. При необходимости составляется новая итоговая запись к описям и  в конце описи ставится штамп  проверено: дата, должность, подпись.

Находящиеся в неудовлетворительном состоянии признаются документы  с высокой степенью разрушения материальных носителей. Такие документы учитываются  в специальной книге в графе  описи делается отметка.

Неисправимо поврежденными  признаются документы физическое состояние  которых исключает возможность  восстановления их материальных носителей  и использования содержащейся в  ней информации. Решение о снятии с учета таких документов принимает  соответствующий орган исполнительной власти в области архивного дела. На основании решения этого органа издается приказ директора архива о  снятии неисправных документов с  учета.

На розыск необходимых  дел отводится один год. Архивные документы обнаруженные в ходе розыска  подкладываются на место, а в карточках  учета делается отметка об обнаружении.

Архивные документы, причины  отсутствия которых подтверждены документально  снимаются с учета в установленном  порядке. На ненайденные документы  составляется акт о необнаружении  документов пути розыска которых  исчерпаны и подробная справка  о проведении розыска. Эти документы  направляются в вышестоящие органы. Решение о снятии с учета оформляется приказом руководителя.

Проверка является завершенной  после внесения изменений во все  учетные документы. После проверки наличия и состояния документов коробки с документами опечатываются  после проверки.

Понятие о  научно-справочном аппарате архивов  и его значении. Типы архивных справочников

Описание  дел на обложке

Опись дел –  базовый архивный справочник

Опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись является одновременно и основным учетным документом и основным архивным справочником.

Функции описи:

- обеспечение учета дел

- закрепление систематизации  дел внутри фонда или его  части

- раскрытие состава и  содержания дел

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел и вспомогательного справочного аппарата к ней. Основным элементом информации является описательная статья, которая включает в себя сведения о конкретной ед. хранения. Опис.статья включ: № п/п, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (+срок хранения в  описях дел временного хранения). Дела включаются в опись в том порядке, в кот.они систематизированы. Каждому  тому присваивается свой порядковый № по описи. При отсутствии индекса  на обложке дела графа № не заполняется (индекс дела). Заголовок дела вносится в опись так, как он указывается  на обложке, без изменений и сокращений. При внесении в опись поряд.№  на 1-ом листе нескольких дел с  одинаковыми или типовыми заголовками  полностью пишется только заголовок 1 –ого дела, в остальных общая  часть заменяется словами ТОЖЕ и  указываются характеристики, присущие только данному делу. На каждом новом  листе заголовок указывается  полностью. Если есть аннотация, то она  вносится в ту же графу описи, что  и заголовок, с новой строки и  с отступа от левой границы  графы. В этой же графе указывается  № тома. Внесение особенности дела.  Дата переносится с обложки дела. Если дело поступило из другой организации, то оно включается в тот годовой  раздел, когда поступило, указываются  даты ведения данного дела данной организации, а в скобках строкой  ниже дата заведения в 1-й организации. Если документы относятся к 1-ому году, то год указывается 1-й раз после даты окончания дела. Если дело продолжалось в делопроизводстве несколько лет, оно включается в опись по году заведения, а в конце описи каждого следующего годового раздела, за кот.в данном деле имеются длокументы, делаются ссылки «Документы по данному году см.также в разделе за год №». Подобные случаи должны оговариваться в предисловии к описи.

Собственно опись заверяется итоговой записью, а вспомогательный  аппарат обязательно включает список сокращений, оглавление, указатели  и переводную таблицу шифров. В  основу построения описи берется  схема классификации дел фонда. Самостоятельная опись может  составляться на весь фонд; на материалы  одного года одной части фонда, если количество дел достигает четырехзначной цифры; на документы одного года всех частей фонда; на документы всех лет  одной части фонда, если фондообразователь  прекратил свое существование. Единая опись может составляться на весь ОАФ, если количество дел в нем  сравнительно небольшое. Кроме того отдельные описи составляются на документы по личному составу; на специфические документы (истории  болезней, уголовные дела) на научно-техническую  документацию. Количество дел включенных в опись не может превышать 9.999. следующая опись должна иметь  самостоятельный номер и собственную  нумерацию дел. В  учреждении описи  постоянного хранения составляются в четырех экз. в госархиве  в трех экз. 1- контрольный, находится  в подразделении по учету, 2- в  хранилище, для сотрудников архива, 3- для читального зала.

Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным  порядковым номером в той последовательности в которой проведена систематизация. Заголовок дела вносится в опись  полностью без изменений и  сокращений. Если в опись подряд вносятся несколько заголовков с  одинаковыми или типовыми наименованиями, то полностью указывается только заголовок 1-ого дела, а по всем остальным типовая часть заменяется словами «тоже». На каждом новом листе заголовок пишется полностью. Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же графу описи, что и заголовок, но с новой строки с отступом от левого края графы 2-3 см, также указываются и внешние особенности дела. Если дело продолжается в делопроизводстве несколько лет оно включается в опись по году заведения, а в конце описи каждого следующего годового раздела за которым в данном деле имеются документы делаются ссылки «документы по данному году см. также в разделе за … год № …» если документы достаточно важные, то в каждом последующем годовом разделе на такое дело м.б. составлена отдельная отсылочная статья. Отсылочным статьям порядковый № по описи не присваивается. Подобные случаю должны оговариваться в предисловии к описи.

Количество листов дела указывается  цифрами на уровне последней строки в характеристике с указанием  дат.

В графе примечание делаются отметки об особенностях  физического  состояния дел о передаче отдельных  дел в другой фонд со ссылкой на акт, сведения о микрофильмировании дела, о наличии в нем копий, переводов иностранных документов, расшифровок трудных текстов, отметки  о выделении к уничтожению  со ссылкой на акт.

Итоговая запись делается в конце описи и в конце  самостоятельного годового раздела  описи. В ней указывается: количество включенных дел цифрами и прописью, крайние номера дел, литерные и пропущенные  номера, должность, подпись и ФИО  составителя, дата. После каждого  поступления или выбытия составляется новая итоговая запись.

Архивные каталоги и обзоры

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.  Каталоги могут иметь карточную, эл-ю или листовую формы.

Каталог обеспечивает поиск  информации в предметно-аспектном  направлении по документам всего  архива, независимо от их фондовой принадлежности. Каталоги могут составляться на любой  комплекс документов от части фонда  да АФ РФ в целом, вне зависимости  от времени составления документов, способа и техники их создания.

В архиве организации каталоги могут создаваться из регистрационных  делопроизводственных картотек.  Если такие картотеки вместе с документами  поступают в архив, то архивные каталоги можно создавать без дополнительных затрат времени на отбор и описание информации.

Совокупность различных  каталогов составляет систему каталогов  архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов  называется каталогизацией документов. Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ:

1) определение вида каталога  – определяется его структурой, в зависимости от структуры  каталоги бывают 2-х типов: логической (инф-ция располагается от общего  к частному) или алфавитной (инф-ция  располагается по алфавиту) структуры.

В зависимости от схемы  построения каталоги подразделяются на систематические (документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации  и располагается в логической последовательности), тематические (посвящен определенной теме, инф-ция сгруппирована внутри по подтемам, вопросам, расположенных в логической последовательности, н: каталог по истории учредений, адм-но-тер-ного деления и др), предметные (каких предметов касается документы архива (разновидности: именной, географический), хронологические описывают док. с т.зрения времени их создания, сведения о док.группируются по периодам времени (векам, годам) создаются на древние рукописи). В архиве организации, как правило, составляются систематический и именной каталоги.  В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. 

2)разработка схемы классификации  документной информации в каталоге. В каталоге по истории учреждений  информация классифицируется по  значимости по отраслям, затем  по значимости по подведомственности, далее – по типам учреждений. Каталоги по истории адм-тер.деления  документная инф-я классифицируется  по алфавиту видов адм-но-тер-х  единиц, затем по алфавиту наименований, затем систематизация проводится  в логической и хронологической  последовательностях. Во временно  каталоге инф-я классифицируется  по алфавиту фамилий лиц, упоминавшихся  в документах или являются  их авторами. А дальнейшая систематизация  инф-и проводится в хронологической  последовательности. В географическом  каталоге – по алфавиту геогр.объектов, а дальше в хронолог.или тематич.  последовательности.

3) выявление и отбор  документной информации для каталогизации.  Необходимо установить очередность  работы с док.для описания их  в каталогах. При выборе фондов  для каталогизации руководствуются  след.критериями: научно-историческая  ценность, многосторонность документной  информации в фонде. Необходимость  использования документов в работе  архива.  В 1-ую очередь разрабатываются  наиболее интенсивно используемые  фонды (фед.органов гос.вл., статистики, финансов и др). Основное внимание при выборе фондов обращают на фонды центральных учреждений. После выбора фондов проводят выбор структурных частей фондов. Сначала каталогизируют такие структурные части как коллегия, секретариат, канцелярия и т.п, которые всесторонне освещают деятельность организации. Каталогизируются следующие комплексы документов: орагризационно-распорядительные и планово-отчетные документы; руководящие док.высшего органа; док.подведомственных организаций, присланные для обобщения; печатные издания, относящиеся к деятельности фондообразователя. После определения очередности каталогизации производится отбор сведений, пр кот.руководтсвуются ценностью информации, временем и местом событий, автора, адресат, степень сохранности. Особое внимание уделяют наиболее важным событиям и фактам.

4) описание документной  информации на каталожных карточках.  Для определенных видов док.используются  различные приемы описания: подокументное  описание (описание на карточке  отдельного док или части сложного  док), поединичное (описание целого  дела, если оно посвящего одному  вопросу), групповое (указывается  содержание группы документов 1-го  дела или нескольких дел, или  группы дел по одному вопросу). Основной метод описания -  вопросный.  В карточке указываются след.группы  сведений: информационный (вопрос, вид  док., или дела, автор, адресат), поисковые  (назв.и № фонда, №описи, №  дела, № листов), внешние данные (язык, способ воспроизведения), классификационные  сведения (рубрика, подрубрика, дата  события и место события), контрольные  сведения (должность и подпись  составителя, дата составления).

5)индекс каталожных карточек  – условное обозначение, состоящее  из букв, цифр, условных знаков. 

6)систематизация карточек  и ведение каталога. Карточки  вливаются в каталог в соответствии  со схемой систематизации.

Отобранные для  каталогизации фонды и документы  описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге может  выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).