Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

-                      организация и проведение аукционов,  выставок, выставок-продаж, ярмарок,  аукционов, торгов, как в РФ, так  и за ее пределами;

-                      организация и проведение деловых  встреч, симпозиумов, конференций,  бизнес туров, круизов и др. туристических и деловых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической и др. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими предприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

-                      разработка и внедрение перспективных  технологий и другая научно-производственная  деятельность, осуществление научно-исследовательских,  проектно-изыскательских работ,  выявление перспективных разработок  и внедрение их во все сферы  общественной жизни;

-                      проведение семинаров и тренингов;

-                      организация торгово-закупочной  деятельности;

-                      организация и ведение оптовой  и розничной торговли;

-                      внешнеторговая деятельность;

-                      осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством  РФ.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с  действующим законодательством  Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). [14]

Приоритетным направлением компании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилой недвижимости экономического класса.

Для достижения своих целей  ООО "РусМедиа" имеет право  совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.[15]

При осуществлении видов  деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством России, ООО "РусМедиа" в установленном порядке получает лицензии.

 

1.3 Роль документооборота  в структуре управления компанией

Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.[16]

Служба делопроизводства представлена управлением документационного  обеспечения административно-правового  департамента ООО «рекламная компания "РусМедиа". В управление документационного  обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора  управления документационного обеспечения  административно-правового департамента входит (приложение 2):[17]

1.                 Организовывать регистрацию и  учет документов (доверенностей,  договоров, служебных писем), поступающих  в Компанию извне, а также  создаваемых в Компании.

2.                 Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей,  договоров) в Компании на всех  этапах.

3.                 Еженедельно готовить отчеты  о ходе согласования договоров  (с разбивкой по конкретным  документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору  административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4.                 Организовывать техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5.                 Организовывать своевременную передачу  в административное управление  административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Возглавлять работу по ведению  баз данных по документообороту.

7.                 Контролировать своевременность  подписания, отправки и получения  документов от контрагентов (контрагентам).

8.                 Руководить работой по ведению  архивного дела в Компании.

9.                 Организовывать работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый  их поиск.

10.             Участвовать в работе по экспертизе  научной и практической ценности  архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

11.            Обеспечивать контроль состояния  документов, своевременности их  восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12.            Организовывать выдачу в соответствии  с поступающими запросами архивных  копий и документов, составление  необходимых справок на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготовку данных для  составления отчетности о работе  архива.

Директору управления документационного  обеспечения административно-правового  департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента обязан (приложение 3)[18]:

1.                 Обеспечивать регистрацию и учет  документов (доверенностей, договоров,  служебных писем), поступающих в  Компанию извне, а также создаваемых  в Компании.

2.                 Координировать процесс согласования  договоров в электронном и  в бумажном виде (включая обработку  результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

3.                 Обеспечивать техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4.                 Организовывать своевременную передачу  в административное управление  административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5.                 Обеспечивать ведение баз данных  по документообороту.

6.                 Организовывать работу по обеспечению  своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента обязан (приложение 4)[19]:

1.                 Регистрировать и учитывать документы  (доверенности, договоры, служебные  письма), поступающие в Компанию  извне, а также создаваемые  в Компании.

2.                 Участвовать в ведении делопроизводства  отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3.                 Организовывать согласование договоров  в электронном и в бумажном  виде (включая визирование согласованных  договоров компетентными должностными  лицами Компании).

4.                 Осуществлять техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5.                 Передавать в административное  управление административно-правового  департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Вести базы данных по документообороту.

7.                 Участвовать в работе по обеспечению  своевременности подписания, отправки  и получения документов от  контрагентов (контрагентам).

8.                 Составлять описи документов  для передачи по назначению.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделать  вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ООО «рекламная компания "РусМедиа" представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности –  на работу в рамках национального  проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства ООО «рекламная компания "РусМедиа" и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена системы делопроизводства предприятия.

Проведем анализ организации  документооборота компании ООО «рекламная компания "РусМедиа".

 

Глава 2 Организация документооборота в компании ООО "РусМедиа"

 

2.1 Общие положения организации  документооборота в компании

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.[20]

Рассмотрим подробнее  их сущность.

Организационно-правовые документы  являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[21]

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

 

 

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей  деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1.           оперативность движения документов  по наиболее короткому пути  с минимальными затратами труда и времени;

2.           однократность пребывания документа  в одном структурном подразделении  или у одного исполнителя;

3.           параллельность выполнения различных  операций по обработке документа  с целью сокращения времени  его пребывания в сфере делопроизводства  и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют  документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности  работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие  группы документов, участвующих в  документообороте.

По месту изготовления назначают документы[23]:

-                получаемые извне (входящие документы);

-                созданные в организации, функционирующие  в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются  по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

-                от вышестоящих инстанций (руководящие  документы, предписания, приказы);

-                подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел,  предложения, просьбы);

-                других организаций: клиентов, поставщиков,  покупателей (деловая переписка);

-                частных лиц (письма, заявления,  жалобы).

Такой анализ необходим для  создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в  организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

-                организационно-распорядительные;