Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного  работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в  конверте служебный документ, то адресат  после прочтения возвращает его  в канцелярию для регистрации. В  отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.[34]

Все поступившие документы  проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Исходя из оценки документа  и в соответствии с функциями  структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.[35]

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих  писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в  правой нижней части лицевой стороны  первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы.[36]

Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются  в административном управлении, а  затем направляются генеральному директору  или в подразделение.

Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения  поступивших писем на требующие  обязательного рассмотрения генеральным  директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются  под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих  писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать  в ООО «рекламная компания "РусМедиа" как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).[37]

Договоры, поступающие без  сопроводительных писем, передаются в  управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров.[38]

Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с  физическими/юридическими лицами или  в журнал регистрации актов с  физическими/юридическими лицами (в  зависимости от вида документа), а  также в базу данных АССД посредством  создания ЭК. Наряду с другими данными  в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника ООО «рекламная компания "РусМедиа", от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента).[39]

Подлинник договора с бланком  резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору.

Все поступающие в ООО  «рекламная компания "РусМедиа" документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору  централизованно – работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы  должны быть отсортированы по видам  и разложены по соответствующим  папкам.

Рассмотренные генеральным  директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным  директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте  первой страницы подлинника письма.

Подлинники договоров, поступивших  в ООО «рекламная компания "РусМедиа" без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) – в управление документооборота.[40]

Подлинники договоров, поступивших  в компанию в виде приложений к  письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями[41]:

-                ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается  на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо;

-                подлежащие передаче документы  регистрируются в журнале регистрации  отправляемых факсов;

-                подлинники документов после  передачи возвращаются исполнителям  с отметкой о времени отправки;

-                поступившие факсограммы регистрируются  в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

-                поступивший вслед за факсограммой  подлинник документа направляется  в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронном  виде, поступающие в ООО «рекламная компания "РусМедиа", проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале  регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ООО «рекламная компания "РусМедиа", осуществляется административным управлением.

II. Подготовка и регистрация  отправляемых документов

Исходящие документы создаются  в организации и предназначены  для отправки другим организациям или  частным лицам. Основные этапы обработки  исходящих (отправляемых) документов довольно просты[42]:

-                составление проекта документа;

-                согласование проекта;

-                проверка правильности оформления  документа, печать;

-                подписание (согласование, утверждение,  простановка оттиска печати);

-                регистрация;

-                тиражирование;

-                отправка первого экземпляра  документа адресату;

-                подшивка второго экземпляра  в дело.

Составленный проект документа  передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель  проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.[43]

После подписания руководителем  документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который  оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ООО  «рекламная компания "РусМедиа", передаются почтовой и электронной  связью, а также силами курьерского  отдела управления документооборота.

Обработка документов для  отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации.

С помощью средств электронной  связи структурные подразделения  осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов.[44]

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел  полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку

При передаче отправляемого  письма адресату на его копии проставляется  отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административное управление для хранения.

Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и  использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и  исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.[45]

III. Прохождение внутренних  документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений генерального директора, а также  протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются в административном управлении и оформляются в соответствии с требованиями раздела II настоящей инструкции. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием АССД.[46]

Проекты иных ОРД после  подготовки в соответствующих структурных  подразделениях и согласования с  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами передаются в административное управление, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.

 

После подписания (утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются работниками административного управления в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел ООО «рекламная компания "РусМедиа".

Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным  директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями  осуществляется через лиц, ответственных  за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел компании.[47]

IV. Учет объема документооборота

Объем документооборота –  это количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, обычно за год[48]. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного  объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций  их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.[49]

V. Контроль за исполнением  документов

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  неотъемлемая функция управления, необходимый  элемент организации управленческой деятельности и важная составная  часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением  документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.[50]