Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».[66]

Аналогичное описание данного  реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству, где в пункте 2.6.27 указано[67]:

«Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти».

Указание в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно с нескольких точек зрения.

Во-первых, сегодня мы наконец  приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы «Клиент - банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

Кроме того, указание имени  и места нахождения файла (пути к  файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.[68]

Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий.[69] Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.[70]

В целом современные системы  электронного документооборота предоставляют  широкий спектр инструментов автоматизации  ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Организация документооборота в ООО «рекламная компания "РусМедиа" представлена на высоком уровне. Однако был выявлен ряд проблем и  недостатков. Более подробно рассмотрим их в третьей главе.

Выводы по главе II

Документооборот ООО «рекламная компания "РусМедиа" регулируется инструкцией по делопроизводству, которая  разработана в соответствии с  законодательством Российской Федерации, уставом ООО «рекламная компания "РусМедиа" и иными внутренними  нормативными документами ООО "РусМедиа".

В деятельности ООО «рекламная компания "РусМедиа" образуются следующие  группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия  можно разделить на следующие  этапы: регистрация и учет поступающих  в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов.

Система документооборота (ведение  документооборота) сегодня - это спрос  на легкие и быстро настраиваемые  решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ООО «рекламная компания "РусМедиа" за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Проведя во второй главе  работы анализ существующего положения, в следующей главе выявим проблемные места организации документооборота ООО «рекламная компания "РусМедиа" и разработаем направления совершенствования.

 

Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ООО "РусМедиа"

 

3.1 Проблемы и недостатки  организации документооборота компании

 

Проведенный анализ организации  документооборота в ООО «рекламная компания "РусМедиа" позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия (рис. 5):

 Рис. 5. Основные проблемы  и направления их решения

Рассмотрим их подробнее.

1. Существующий порядок  организации делопроизводства ООО  «рекламная компания "РусМедиа" обладает рядом недостатков.

Отсутствует четкий порядок  регистрации документов (приказы  по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому.[71] При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.[72] Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

2. В результате анализа  системы документационного обеспечения  управления ООО «рекламная компания "РусМедиа" были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в  ООО «рекламная компания "РусМедиа" создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения  Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[73]:

-                обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

-                отбор на временное хранение  документов, не представляющих научно  исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

-                выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности  и утративших практическое значение;

-                установление или изменение сроков  хранения документов. Документы  оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

3. Отсутствие электронной  подписи при пересылке документов  так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами  документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко  с использованием средств электронной  связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др.[74]Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ООО «рекламная компания "РусМедиа", как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях  защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.[75]

4. Анализируя систему  электронного документооборота  был сделан вывод о том, что  предприятию необходимо комплексно  подходить к проблеме автоматизации  деятельности с учетом многопрофильности  и объединенности нескольких  групп компаний под единым  брендом. Комплексное решение  по организации электронного  документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Рассмотрим возможные  пути решения очерченных проблем.

 

3.2 Рекомендации повышения  эффективности документооборота  компании

Для повышения эффективности  документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны  следующие мероприятия:

1. Устранение недостатков  в существующем порядке организации  делопроизводства ООО «рекламная  компания "РусМедиа".

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможности  системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

-                Управление бизнес-процессами предприятия  (BPM);

-                Внутренний документооборот предприятия;

-                Управление отношениями с контрагентами  (CRM);

-                Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые  подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти  в любой подпункт, раскрывая его  более подробно (рис. 6).

 

Рис. 6. Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации  приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис. 7).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать  сотрудников о принятых решениях (рис. 8).

 

Рис. 7. Приказы

 

 

Рис. 8. Реализация уведомления  сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 9).

 

 

 

Рис. 9. Автоматизация печатного  вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной  переписки в системе существует документ "Служебные записки" (рис. 10).

 

Рис. 10. Служебная записка

 

 

Рис. 11. Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении  служебной записки. После прочтения  которой получатель может сохранить  ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рис. 11).

2. Устранение отсутствия  положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное  хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.[76]

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения[77]:

1.     постоянного  хранения в государственных архивах;

2.     временного  хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3.     временного  хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения;

4.     подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения  следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты[78]:

-                общие положения. Здесь приводится  описание состава экспертной  комиссии, указывается кто руководитель  комиссии; определяются основные  нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

-                основные задачи экспертной комиссии;