Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

Основные задачи контрольной  службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности  контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить  в одном структурном подразделении  либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.[51]

Контроль исполнения документов в ООО «рекламная компания "РусМедиа" включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с  контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение  и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование генерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.[52]

В ООО «рекламная компания "РусМедиа" установлены следующие  сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

-                срок подготовки ответа на  поступившее письмо - 3 рабочих дня;

-                срок подготовки ответа на  поступившее письмо претензионного  характера - 30 рабочих дней;

-                срок подготовки договора (работы  с поступившим договором) –  7 рабочих дней;

-                срок работы с иными документами,  требующими исполнения – 3 рабочих  дня.

Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если генеральным директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

Контроль исполнения ОРД, внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директору  и требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебных писем обеспечивается административным управлением с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД).[53]

При постановке документа  на контроль в АСКИД в обязательном порядке вносится информация: о предмете поручения, сроке исполнения, ответственном лице, а также делается отметка о контроле, которую обозначают словами «На контроле». На оригинале документа, требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится.[54]

В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано  сообщить директору административного управления о причинах такого нарушения.

Директор административного  управления еженедельно представляет генеральному директору информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с генеральным директором.

Контроль соблюдения сроков исполнения служебных записок на подготовку договоров, а также сроков согласования договоров обеспечивается управлением документооборота с  использованием АССД.

Контроль исполнения заключенных  договоров обеспечивается юридическим  управлением с использованием контрольной  картотеки, которая систематизируется  по объектам, контрагентам, срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением  документов в ООО «рекламная компания "РусМедиа" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).

 

Рис. 4. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит  из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ООО «рекламная компания "РусМедиа".

 

2.3 Система электронного  документооборота

Система документооборота –  это выстроенная система движения документов, подтверждающих осуществление всех действий сотрудников компании (хозяйственных операций), с должностными инструкциями каждому сотруднику, участвующему в бизнес-процессах.

Система управления документооборотом  невозможна без гарантированной  сохранности электронных документов, которая делится на физическую сохранность  файлов, обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий для воспроизведения электронных документов.

Система документооборота (ведение  документооборота) сегодня - это спрос  на легкие и быстро настраиваемые  решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ООО «рекламная компания "РусМедиа" за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

Система электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации  на основе информационных и коммуникационных технологий.[55]

Система электронного документооборота не только регистрируют действия и  события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Пользователями систем электронного документооборота являются практически  все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

В системе электронного документооборота осуществляется весь цикл работы с  документами ООО «рекламная компания "РусМедиа": создание, редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, создание поручений по документам, контроль их исполнения, подпись документов (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожение и др.[56]

Принцип работы системы электронного документооборота ООО «рекламная компания "РусМедиа" следующий: при регистрации  документа в системе электронный  его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы  ООО «рекламная компания "РусМедиа" (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. [57]

Система электронного документооборота дает возможность выбрать из всего  обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.[58]

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с  ним: отредактировать, исполнить и  др. При этом может прикрепить к  карточке исходного документа все  другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в  виде иерархии папок позволяет облегчить  и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Один из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.[59]

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при  традиционных способах подготовки и  передачи документов это может затянуться надолго. Наличие функций организации  совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.[60]

Когда наступает время  выполнять принятые решения, СЭД  позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело.

Регистрация документов –  одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении. Одним из важнейших  результатов организации СЭД  является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.[61]

В ходе регистрации в регистрационную  форму (карточку) заносятся следующие  сведения о поступившем документе[62]:

-                дата получения;

-                регистрационный номер, присваиваемый  документу учреждением-получателем;

-                дата документа;

-                регистрационный номер документа,  присвоенный ему учреждением-автором;

-                автор (корреспондент) – то  есть чей это документ;

-                заголовок (о чем документ, то  есть краткое содержание документа);

-                резолюция (исполнитель, содержание  поручения, подпись автора резолюции,  дата);

-                срок исполнения;

-                исполнитель (кто с ним работает);

-                ход исполнения (фиксируются все  передачи документа и как исполнен);

-                № дела (куда документ помещен  после исполнения).

Однако внедрение современных  технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения  в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что  сроки хранения, устанавливаемые  нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока.[63] Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего периода времени.[64]

Традиционно при регистрации  каждому документу присваивается  регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.

Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего  документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т. п.[65]

Вся нумерация ведется  в течение года, и в каждом году начинается опять с номера 1. При  такой системе для нахождения документа нам необходим набор  поисковых признаков, однозначно описывающий  документ в системе. В регистрационной  системе внутри организации это вид документа, его дата и номер.

При организации баз данных, в том числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т. п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в СЭД, мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам документ.