Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

-                информационно-справочные;

-                учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

-                инициативные (требующие ответа  или исполнения);

-                присланные / отправляемые для сведения;

-                ответные;

в) по направлению движения:

-                направляемые руководителю организации;

-                направляемые в структурные подразделения;

-                направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

-                внутренние;

-                исходящие.

Внутренние документы  разделяются по направлению движения[25]:

-                отправляемые в подразделения  (филиалы);

-                функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы  организации можно изучать с  различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26]:

 

 

Рис. 3. Документооборот в  организации

Документооборот ООО «рекламная компания "РусМедиа" регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ООО «рекламная компания "РусМедиа" разработана в соответствии с  законодательством Российской Федерации, уставом ООО «рекламная компания "РусМедиа" и иными внутренними нормативными документами ООО "РусМедиа".

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в ООО  «рекламная компания "РусМедиа".

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены  в Инструкции по организации и  ведению конфиденциального делопроизводства в ООО «рекламная компания "РусМедиа", утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и  совершенствование системы документационного  обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ООО «рекламная компания "РусМедиа" осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]

При применении ООО «рекламная компания "РусМедиа" электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ООО «рекламная компания "РусМедиа" образуются следующие  группы документов[29]:

-                организационно-распорядительные документы  - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

-                                        приказы генерального директора  по основной деятельности;

-                                        приказы генерального директора  по административно-хозяйственным  вопросам;

-                                        распоряжения генерального директора  по основной деятельности;

-                                        протоколы совещаний;

-                                        положения, инструкции, правила,  регламенты;

-                внутренние документы (служебные  записки);

-                служебные письма (поступающие в  ООО «рекламная компания "РусМедиа" и создаваемые в компании);

-                договоры (поступающие в ООО «рекламная  компания "РусМедиа" и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных  групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].

-                Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

-                Документы по строительству.

-                Документы по финансовой и  внешнеэкономической деятельности.

-                Документы по кадровой деятельности.

-                Документы по общим вопросам (по  вопросам безопасности и материально-технического  обеспечения).

-                Документы по корпоративной и  административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов[31].

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

-                инвестиционные соглашения, контракты  и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры о долевом участии  в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и  акты к ним;

-                договоры уступки прав и (или)  перевода долга (включая предварительные)  по инвестиционным соглашениям,  контрактам и договорам, по  договорам о долевом участии  в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                договоры купли-продажи объектов  недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                агентские договоры, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним,  агенты отчета;

-                договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                соглашения о зачете встречных  требований по вышеперечисленным  договорам;

-                стратегии реализации инвестиционных  проектов;

-                бизнес-планы, технико-экономические  обоснования, заключения, справки;

-                планы продаж и рекламных мероприятий;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

-                договоры аренды земли (под  строительство и реконструкцию  объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры строительного подряда,  приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                иные договоры по строительству,  приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                документы унифицированных форм  № КС-2, № КС-3 (акты приемки  выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

-                исходно-разрешительная и проектно-сметная  документация;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой  и внешнеэкономической деятельности:

-                договоры об участии в целевом  финансировании, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                кредитные договоры, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                договоры залога по финансовым  обязательствам, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                договоры поручительства по финансовым  обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры о предоставлении банковских  гарантий, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                договоры займа, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты  к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                акты предъявления векселей для  погашения;

-                договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                иные договоры по финансовой  и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                финансовые обоснования по проектам  и по себестоимости проектов;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по вопросам финансовой  и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам  кадровой политики:

-                договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения  и акты к ним;

-                договоры по повышению квалификации  работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                приказы по кадрам;

-                должностные инструкции, положения  о структурных подразделениях;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по вопросам кадровой  деятельности.

5. Документы по общим  вопросам:

-                договоры о допуске работников  к информации, отнесенной к коммерческой  и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и  акты к ним;

-                договоры о соблюдении противопожарной  безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры по материально-техническому  обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

-                договоры аренды зданий, помещений  и имущества (в том числе  транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и  акты к ним;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по общим вопросам (вопросам  безопасности и материально-технического  обеспечения).

6. Документы по корпоративной  и административной деятельности:

-                договоры купли-продажи акций,  долей в уставном капитале  Общества и других юридических  лиц, приложения, дополнительные  соглашения и акты к ним;

-                реестр владельцев ценных бумаг  (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный  журнал);

-                протоколы заседаний общего собрания  акционеров, совета директоров, попечительского совета;

-                решения, принимаемые Обществом  в качестве единственного участника  дочерних обществ;

-                приказы генерального директора  по основной деятельности и  по административно-хозяйственным вопросам;

-                распоряжения генерального директора  по основной деятельности;

-                протоколы совещаний, проводимых  генеральным директором;

-                договоры по информационному  обслуживанию (базам данных), автоматизации  и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и  акты к ним;

-                положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные  записки по вопросам корпоративной  и административной деятельности.

Далее рассмотрим этапы документооборота ООО «рекламная компания "РусМедиа".

2.2 Этапы документооборота  компании

Документооборот предприятия  можно разделить на следующие  этапы:

-                Регистрация и учет поступающих  в организацию документов

-                Подготовка и регистрация отправляемых  документов

-                Прохождение внутренних документов

-                Учет объема документооборота

-                Контроль за исполнением документов

Рассмотрим этапы более  подробно.

I. Регистрация и учет  поступающих в организацию документов

Доставка документов в  ООО «рекламная компания "РусМедиа" осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.[32]

С помощью почтовой связи  в ООО «рекламная компания "РусМедиа" доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.[33]

Для обеспечения оперативной  доставки документов в ООО «рекламная компания "РусМедиа", в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел (приложение 6).

Письма, поступающие в  ООО «рекламная компания "РусМедиа" на бумажных носителях, проходят первичную  обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными  генеральному директору, а также  без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.