Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

-                упорядочение документооборота.

В области контроля над  исполнительской дисциплиной[83]:

-                обеспечение контроля исполнения;

-                обеспечения автоматизированного  контроля прохождения документов  в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

-                обеспечения автоматизированного  упреждающего контроля своевременного  исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации  доступа к информации:

-                обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных  в электронной форме, а также  всех поступающих документов  с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

-                обеспечение оперативного поиска  документов.

Очевидно, что полнофункциональная  система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные  маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и  даже самостоятельным принятием  управленческих решений, когда это  возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

Исходя из этого, система  как минимум обеспечивает[84]:

-                единую регистрацию всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, с последующим  направлением документов на рассмотрение  руководству организации или в ее структурные подразделения;

-                единую регистрацию всей исходящей  корреспонденции и внутренних  документов организации;

-                регистрацию движения документов  внутри организации, включая резолюции,  отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

-                списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой дел;

-                контроль своевременного исполнения  поручений, обращений граждан,  организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

-                поиск документов и получение  статистических отчетов по документообороту  организации;

-                формирование реестров отправки  для экспедиции учреждения или  отправку документов с помощью систем электронной почты.

Эффект от внедрения системы "Управление делами":

-                повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости  работы компании;

-                экономия времени на всех этапах  деятельности персонала за счет  использования безбумажной технологии  работы с документами;

-                обеспечение быстрого поиска  информации с возможностью оперативного  доступа к информационной базе;

-                вовлечение всех сотрудников  в единую информационную среду  предприятия;

-                повышение общего уровня корпоративной  культуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной  системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство  перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Также можно предложить разработать  имеющий доказательственную силу для  судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных  с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов:

1. Типового соглашения  об электронном документообороте  с контрагентами.

Используется в качестве самостоятельного соглашения или части  общего коммерческого договора для  придания юридической силы как документам и действиям, уже переданным и  произведенным с использованием средств электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорных отношений в будущем.[85]

2. Регламента электронного  документооборота в компании.

Определяет технологию осуществления  электронного документооборота внутри компании с учетом особенностей ее организации и деятельности.[86]

3. Должностной инструкции  в отношении сотрудников, использующих  средства электронной связи в электронном документообороте.

Регулирует права, обязательства  и ответственность, должностных  лиц компании, осуществляющих электронный документооборот с ее контрагентами.

Применение юридической  системы электронного документооборота компании (ЮСЭД) позволит построить  безрисковую систему документооборота и электронного сообщениях с контрагентами  компании, урегулировать не имеющие  доказательственной силы сложившиеся отношения по сделкам и другим коммерческим операциям, обеспечить гарантии защиты интересов компании в формируемых отношениях и положительного разрешения споров.[87]

Выводы по главе III

Проведенный анализ организации  документооборота в ООО «рекламная компания "РусМедиа" позволил сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

1.     недостатки  организации делопроизводства;

2.     отсутствие  положения (регламента) об экспертной  комиссии;

3.     отсутствие  электронной подписи при пересылке  документов;

4.     необходимость  совершенствования системы электронного  документооборота.

Что касается экспертной комиссии, то в связи с тем, что в ООО  «рекламная компания "РусМедиа" создана  комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Этого будет достаточно для устранения недостатка. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ООО «рекламная компания "РусМедиа".

Что касается отсутствия электронной  подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

Что касается необходимости  совершенствования системы электронного документооборота, то в данном случае это приведет не только к ускорению документооборота, возможности пользования различными работниками дополнительных преимуществ, но и к устранению недостатков в организации делопроизводства и устранению существующих ошибок.

Комплексное решение по организации  электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Также можно предложить разработать  имеющий доказательственную силу для  судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных  с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов: 1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами. 2. Регламента электронного документооборота в компании. 3. Должностной инструкции в отношении сотрудников, использующих средства электронной связи в электронном документообороте.

 

Заключение

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы организационно-правового регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия  или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации  требуется тщательный анализ как  документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через  которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности  движения документов, исключению повторных  инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии  предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной  стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между  руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить  взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить  возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Анализ документооборота ООО «рекламная компания "РусМедиа" показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне, в том числе в компании внедрена система электронного документооборота.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого  порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

Комплексное решение по организации  электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организации документооборота, было обнаружено, что на предприятии ООО «рекламная компания "РусМедиа" создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ООО «рекламная компания "РусМедиа".

Следующим был выявлен  такой недостаток деятельности, как  отсутствие электронной подписи  в документах, пересылаемых между  контрагентами и другими организациями. Что касается отсутствия электронной  подписи при пересылке документов, то здесь необходимо внедрить использование единой технологии создания эффективных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), разработанной МО ПНИЭИ и решающей задачи конфидициальности информации, что позволит предприятию не только ускорить документооборот, но и избежать ошибок и утери информации. Методы криптографического преобразования конфиденциальной информации обеспечивают защиту ее от несанкционированного доступа к ней в процессе хранения и обработки в информационных системах, передачу конфиденциальной информации по каналам связи телекоммуникационных систем, установление подлинности передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.