Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дипломная работа

 

на тему:

 

«Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка  гр. Мг – 413 С ДД

 

 

Проверила:

 

 

 

 

 

 

 

 

2010г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Секретари появились в Древнем  Риме в качестве хранителей чужих  секретов. 

Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров  постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари.¹

Качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

В сущности, секретарь  является координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность  о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Объектом исследования работы является ООО «ПрофСтройКомплект».

Предметом исследования – деятельность секретаря и его роль в данной организации.

Цель выпускной работы – изучить вопрос роли и места секретаря в современной организации.

Задачи работы:

1. определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;

2. проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;

3. рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию;

4. исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе ООО «ПрофСтройКомплект»;

Выпускная работа состоит  из введения, трех глав, выводов и  приложения.

В данной работе используются книгопечатные, а также электронные  источники информации.

В первой главе рассматриваются  исторические предпосылки возникновения  секретарской деятельности; описываются  деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности.

Во второй главе приводятся современные технологии осуществления  секретарской деятельности, куда входят: организация работы с документами и обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

В третьей главе рассматривается данная работа по ведению секретариата в ООО «ПрофСтройКомплект».

 

 

Глава 1. История развития профессии секретаря

1. Секретарь в системе государственного управления (XVIII - XIX вв.)

 

Многовековой опыт российской государственности сформировал  аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности  работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.

Административная реформа  началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената — высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял - секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной  политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным  актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность  рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального  регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. 
Сохранность документов — также «попечение» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

При Петре 1 был составлен  моральный кодекс «Юности честное  зеркало» — требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

С 1704 года важнейшие государственные  функции выполняет кабинет и  личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был  «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

При Петре I был организован  высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).

27 февраля 1720 г. был  издан свод правил по организации  государственных учреждений, названный  Генеральным регламентом. Он определил  структуру, задачи, функции и порядок  работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.²

Таким образом, с принятием  Государственного регламента в России официально появились канцелярии и  должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*

В 1722 году был принят «Табель  о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

После смерти Петра 1 кабинет  был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря  выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение  кабинета его императорского величества.

Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2.

У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

С 1763 года была введена  должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах»  они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.

Выписки хранились у  статс-секретаря, а копии выдавались просителю. 
Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») — с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя  решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей  службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого  статс-секретаря была автономна. В  штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений — дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в  восемь утра у Екатерины 2 была аудиенция  со статс- секретарями. Частная переписка  Екатерины 2 также проходила через их руки.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках  в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии».

Архивы статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

21 апреля 1785 г. Екатерина  II утвердила "Жалованную грамоту  на права, вольности и преимущества  благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных  пунктов, регламентировавших положение  дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны:

- пожалование;

- военная выслуга;

- гражданская выслуга;

- титулованный род;

- древняя родословная;

- иностранное дворянство.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

Иерархический принцип  все больше пронизывал систему органов  управления. Это проявляется и  в организации государственной  службы на основе петровской «Табели  о рангах» и на основе «Положения о 
Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Значение секретаря  в начале 19 века.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень  в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо  функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись  три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило  этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением  документов.

19 век по части продвижения  секретарей на высокое служебное  место мало отличался от 18.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. 
Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного  делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные  органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную  службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

Разнообразные местные  органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители  появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Первые личные секретари стали работать в 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Затем их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.