Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях

В комплектах поставки текстовых процессоров  всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако, как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

а) установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей);

б) поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД, например: вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов;

в) сохранить разработанный бланк  как шаблон.

Созданная  подобным образом коллекция  шаблонов документов используется всеми  сотрудниками учреждения, что приводит к единообразию оформления документов учреждения и уменьшает время изготовления конкретного документа.

 

Глава 3. Работа секретаря-референта на примере ООО «ПрофСтройКомплект»

 

3.1. Уставные и основные направления деятельности ООО «ПрофСтройКомплект» на практике.

 

Согласно устава организации  от 2010г., основными видами деятельности Общества являются:

• Сельское хозяйство,  охота и предоставление услуг в этих областях
• Рыболовство, рыбоводство  и  предоставление услуг в этих областях
• Производство пищевых продуктов, включая напитки
• Строительство
• Торговля автотранспортными средствами и мотоциклами,  их техническое обслуживание и ремонт
• Оптовая и розничная торговля
• Деятельность гостиниц и ресторанов
• Деятельность сухопутного транспорта
• Почтовая и курьерская деятельность
• Финансовое посредничество, страхование
• Операции с недвижимым имуществом
• Деятельность, связанная с использованием  вычислительной техники и информационных технологий
• Деятельность в  области  права,  бухгалтерского  учета и аудита, консультирование   по вопросам коммерческой деятельности и управления предприятием
• Рекламная деятельность
• Здравоохранение и предоставление социальных услуг
• Деятельность по  организации отдыха и развлечений, культуры и спорта
• Предоставление персональных услуг
• Образование
• Найм рабочей силы и подбор персонала
• Производство изделий из бетона, гипса и цемента
• Деятельность в области архитектуры; инженерно-техническое  проектирование;  геолого-разведочные  и геофизические  работы; виды деятельности, связанные с

         решением  технических  задач

Так же Общество вправе заниматься другими видами деятельности, не запрещенными законодательством Российской Федерации.

 

Место секретаря  в  данном юридическом документе совершенно не прописано. Секретарь и его работа проявляются только при проведении учредительских собраний во время ведения протоколов. 

На практике же ООО «ПрофСтройКомплект» является одной из ведущих организаций по Челябинской области в сфере проектирования, строительства, реконструкции и отделки зданий и сооружений, являющихся объектами малоэтажного и многоэтажного жилищного, гостиничного, производственного, офисного и иного коммерческого строительства. Организация предоставляет заказчикам оптимальные конструктивные решения под индивидуальные особенности проекта.

Организация выполняет  такие работы как:

1. проектирование и строительство:

• загородных домов, коттеджей и усадеб «эконом, бизнес и VIP-класса», включая малые архитектурные формы;

• коттеджных городков «под ключ», включая получение технических условий на энергомощности, монтаж всех инженерных систем и оборудования, организацию службы эксплуатации и сдачу объекта в эксплуатацию;
• внутренних и уличных бассейнов;
• офисных, торговых и деловых центров;
• спортивно-оздоровительных, развлекательных и торгово-складских комплексов;

2. инженерных систем: газификация объектов строительства, монтаж систем отопления, водоснабжения и водоподготовки, канализования и очистки сточных вод, теплоснабжения, вентиляции и кондиционирования, электроснабжения;

3. ремонт и отделку внутренних помещений (квартир, офисов, загородных домов) и фасадов зданий;

Организация имеет дополнительные офисы и участки в различных  городах Уральского региона. Количество рабочего персонала и служащих организации – 267 человек (из них более 100 человек имеют высшее образование).

ООО « ПрофСтройКомплект» имеет свой парк строительной техники, а также мини-завод по производству шлакобетонных изделий, что позволяет считать данное предприятие - предприятием законченного цикла.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Функциональные обязанности секретаря-референта в ООО «ПрофСтройКомплект»

Проходя производственную практику в ООО «ПрофСтройКомплект»  на должности секретаря-референта  генерального директора, я выполняла  следующие функциональные обязанности:

1. Осуществляла подготовку необходимых документов.

 

2. Обеспечивала  прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 
   
3. Контролировала качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 
   
4. Осуществляла контроль исполнения документов и поручений руководства, принимала оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 
   
5. Осуществляла организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводила анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 
   
6. Осуществляла оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 
   
7. Выполняла отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 

3.3. Должностная инструкция секретаря

Примерная последовательность работ  по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Кодекса законов о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов. Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается  область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок  работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются  подразделения и работники, от которых  секретарь получает и которым  передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких  по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».²⁴

В ООО «ПрофСтройКомплект» разработкой должностных инструкций работников занимается руководитель организации.

Разработанная мной, по просьбе руководителя предприятия должностная инструкция секретаря-руководителя, приведена в Приложении 1а. Данная инструкция внедрена в юридический  документооборот организации на основании приказа по ООО «ПрофСтройКомплект» от 3 декабря 2009г. В этой инструкции пять разделов. В первом – «Общие положения» - перечислены условия приема секретаря на работу, а также документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе. Во втором разделе – «Основные задачи и обязанности» - четко расписаны обязанности секретаря по обслуживанию руководителя. В третьем разделе инструкции – «Права» - перечислены права секретаря в плане делопроизводства. Четвертый раздел описывает ответственность секретаря за неисполнение обязанностей и неиспользование прав. Наконец, пятый раздел перечисляет квалификационные требования к секретарю.

Выводы

 

Современная психология понимает под личностью более  или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

В профессии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.