Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.

Большое место в организации  секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая  в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный  этикет форменной одежды нарушил  М. М. Сперанский, явившись на прием  к генерал- прокурору во французском  кафтане и завитках.

2. Роль и функции секретаря в Советский период

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о  необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу — не «господин» или 
«Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. 
Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали  одно за другим. Не успевали выполняться  одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную  организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского  труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

Заниматься вопросами  совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному  комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).

В этот период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях  негативно отразилась на развитии секретарской деятельности.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими  конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. была предпринята  попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования  секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделенные на первую и вторую категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.

В годы Великой Отечественной  войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых  и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.

В послевоенный период происходило  возрождение и совершенствование  сферы делопроизводства. Были приняты  государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны  НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с  документами.

В 60-е годы создается  нормативно-методическая база канцелярского  труда.

Меняется престиж и  повышается авторитет одной из самых  распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей.

В июле 1963 г. было принято  постановление Совета Министров  СССР N 829 "О мерах по улучшению  архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Важным этапом дальнейшего  совершенствования секретарского  дела и подготовки соответствующих  кадров стало открытие в 1964 г. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов  в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный  стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Начиная с 1977 г., в некоторых  специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".

В 1984-1986 гг. была разработана  новая система документационного  обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления".

Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.

Распад Советского Союза  в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация  привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе  и в секретарской деятельности.

Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ).

Роль квалифицированных  секретарей на многих предприятиях, как  больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определенных обстоятельствах замещают руководителей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор. Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.

1.3 Значение  секретаря в управлении на  современном этапе развития России

В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном  уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

В настоящее время  практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие  должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря  складывается из двух составляющих:

- основных или базовых  обязанностей;

- ряда дополнительных  поручений, обусловленных текущими  ежедневными потребностями.

К первому ряду могут  быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.