Руки секретаря всегда
должны быть в идеальном порядке.
Прическа секретаря
должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать
с костюмом и окружающей обстановкой.
Весь внешний вид
секретаря должен быть тщательно
продуман, современнен и аккуратен.
Организация рабочего места. Рабочее место секретаря должно отвечать
всем эргономическим требованиям, обеспечивающим
максимальное удобство в работе, минимальные
затраты времени и сил на непроизводительные
перемещения. Одно из главных требований,
которое неукоснительно должен выполнять
секретарь – это исключительный порядок
и чистота, как в помещении, так и на самом
рабочем месте.
Само название помещения
– приемная - говорит о том, что
здесь посетители ожидают приема
их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы
посетитель чувствовал себя удобно.
Допускается размещение
на стенах информационных стендов или
таблиц с указанием времени приема
посетителей. Все информационные надписи
должны быть выполнены грамотно.
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и
в ящиках стола всегда необходимо поддерживать
порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся
в ящиках стола и на компьютере,
должны быть четко систематизированы,
легко обозримы.
Оргтехника. Техническими средствами,
которыми чаще всего пользуется секретарь,
являются: персональный компьютер, телефон,
телефакс, принтер, факс-модем, машина
для уничтожения бумаг и копировальный
аппарат. Секретарь должен знать, уметь
и максимально использовать имеющиеся
средства для повышения оперативности
и эффективности своего труда.
Деловой этикет. Одним из важных показателей культуры
секретаря являются любезность, корректность,
вежливость, доброжелательность.
Секретарь должен научиться управлять
мимикой, интонациями голоса, ведь ему
приходиться работать с людьми. Умение
вести себя с людьми, способность создавать
впечатление, повышающее авторитет руководителя,
- важные факторы успеха в работе. Те правила
поведения, которые должен соблюдать каждый
культурный человек, переносятся в известной
мере в служебную обстановку и имеют большое
число «точек приложения» в конкретных
ситуациях процесса управления. Назовем
некоторые из них.
Большую часть времени
в течении рабочего дня секретарь
сидит. Сидеть рекомендуется свободно,
не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса
должно быть естественным, спокойным.
Не следует садиться на край стула, так
как при этом возникает напряжение мышц,
увеличивается общая нагрузка на позвоночник
и ноги.
Как только в приемной
появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться,
предложить сесть. Если секретарь видит
своего собеседника впервые, то он должен
назвать себя. Только после этого секретарь
осведомляется, как зовут посетителя,
где он работает и по какому вопросу пришел.
Уважение к людям должно стать повседневной
нормой поведения и привычным способом
обращения с окружающими
В отношении с посетителями и
со своими коллегами секретарь не
должен разглашать конфиденциальную информацию.
При появлении посетителя секретарь
располагает не более 15 секундами на то,
чтобы закончить машинописную строку
или телефонный разговор. Чтение любых
материалов, в том числе и документов,
надо немедленно прекратить и заняться
посетителем.
Секретарю необходимо знать правила
приветствования. Если нужно поздороваться
за руку, то необходимо встать из-за стола,
выйти к посетителю и подать руку. Первым
подают руку работники высших рангов и
женщина. Однако женщине позволяется не
давать руку, если она не хочет этого делать.
Первым здоровается тот, кто подходит
к группе людей или проходит в непосредственной
близости от них. Секретарь может представлять
своему руководителю всех посетителей,
кроме непосредственного вышестоящего
руководства. Принято представлять младшего
по возрасту и положению – старшему; женщину
– пожилому мужчине и т.д.
Секретарь всегда должен
помнить, что злое выражение лица,
грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение
превосходства или полного равнодушия
– показатели низкой культуры секретаря.
1.4. Нормативно-методическая база
работы секретаря
В настоящее
время правовая основа деятельности
секретаря состоит из нескольких
направлений: законодательное регулирование,
нормативное и нормативно-методическое
регулирование общегосударственного
действия.
Высшей правовой
значимостью обладают законы Российской
Федерации. Для деятельности секретаря
наиболее важны такие законы, как Федеральный
закон "Об информации, информатизации
и защите информации", Федеральный закон
"Об электронной цифровой подписи",
Федеральный закон "Об архивном деле",
Закон Российской Федерации "О языках
народов Российской Федерации", Закон
"О государственном языке Российской
Федерации", Федеральный закон "О
бухгалтерском учете", Федеральный
закон "Об акционерных обществах",
Федеральный закон "Об обществах с ограниченной
ответственностью" и другие.
Федеральный закон
РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации"
закрепил обязательность документирования
информации, установил ряд терминов (информация,
информатизация, информационные ресурсы
и др.), урегулировал отношения, возникающие
при создании и использовании информационных
технологий, установил обязанность предоставления
информации государственным органам.
Целью Федерального закона от 10.01.2002 №
1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
является обеспечение правовых условий
использования электронной цифровой подписи
в электронных документах, при соблюдении
которых электронная цифровая подпись
в электронном документе признается равнозначной
собственноручной подписи в документе
на бумажном носителе. Действие закона
распространяется на отношения, возникающие
при совершении гражданско-правовых сделок.
Самое широкое распространение электронные
документы с электронной подписью должны
получить в коммерческих организациях
и, прежде всего, в сделках по купле-продаже
и в других операциях по предоставлению
услуг, которые требуют наибольшей оперативности.
Особенно важен закон для банков, где электронный
документ получил наибольшее распространение
и стал применяться в первую очередь.
Федеральный закон
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле"
регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов
независимо от их форм собственности,
а также отношения в сфере управления
архивным делом в Российской Федерации
в интересах граждан, общества и государства.4
В соответствии
с Законом "О языках народов РФ"
от 25.10.1991 № 1807-1 официальное делопроизводство
может вестись на государственном языке
Российской Федерации - русском, государственных
языках республик и иных языках народов
Российской Федерации, определяемых законодательством
республик. В Законе "О государственном
языке Российской Федерации" от 01.07.2005
отмечено, что государственный язык подлежит
обязательному использованию в деятельности
федеральных органов государственной
власти, органов государственной власти
субъектов Российской Федерации и иных
государственных органов, органов местного
самоуправления, организаций всех форм
собственности, в том числе в деятельности
по ведению делопроизводства. Государственный
язык является обязательным и при опубликовании
федеральных законов и иных правительственных
актов, но в республиках Российской Федерации
они наряду с официальным опубликованием
на государственном русском языке могут
быть опубликованы на государственных
языках республик. Это же правило распространяется
на правовые акты республик, законы и иные
нормативные правовые акты краев, областей,
городов федерального значения, автономных
областей, автономных округов. Данный
Закон уточняет, что в случае использования
других языков тексты на русском языке
и языках других народов Российской Федерации
должны быть идентичны по содержанию и
техническому оформлению.
Федеральный
закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) "О
бухгалтерском учете" указав, что бухгалтерский
учет осуществляется путем сплошного,
непрерывного и документального учета
всех хозяйственных операций, специальной
статьей (ст.9) определил правила оформления
первичных учетных документов. В ней подчеркивается,
что все хозяйственные операции, проводимые
организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными
учетными документами. При этом закон
допускает создание первичных и сводных
учетных документов на бумажных носителях
и машинных носителях информации. В последнем
случае организация должна изготовлять
копии таких документов на бумажных носителях
для других участников хозяйственных
операций, а также по требованию органов,
осуществляющих контроль.5
Федеральный
закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных
обществах" и Федеральный закон от 08.02.1998
№ 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной
ответственностью" наряду с правовыми
нормами создания, реорганизации, ликвидации
обществ значительное внимание уделяют
порядку документирования их деятельности,
правилам составления и оформления ряда
документов. В ст.89 Закона "Об акционерных
обществах" приведен перечень документов,
которые общество обязано хранить. К таким
документам относятся:
- договор
о создании общества;
- устав
общества, а также изменения и
дополнения к нему, зарегистрированные
в установленном порядке, решение
о создании общества, документ
о государственной регистрации
общества;
- документы,
подтверждающие права общества
на имущество, находящееся на его балансе;
- внутренние
документы общества;
- положение
о филиале или представительстве
общества;
- годовые
отчеты и т.д.
Трудовой
кодекс Российской Федерации устанавливает
обязательность применения каждой организацией
независимо от ее организационно-правовой формы
ряда локальных правовых актов, таких,
как коллективный договор, соглашение,
правила внутреннего трудового распорядка,
положение об использовании и защите персональных
данных и др. В Трудовом кодексе названы
документы, которыми документируется
прием, перевод, увольнение, командирование,
отпуска, поощрения и взыскания работников.
Часть этих документов применяется давно
(приказ, заявление, трудовая книжка и
др.), относительно других введен новый
порядок их составления и применения (трудовой
договор); необходимость создания некоторых
регламентирована впервые (уведомления).
Кодекс не только устанавливает применение
тех или иных документов, но и определяет
структуру текста, порядок оформления
некоторых из них (например, трудового
договора). Трудовой кодекс содержит специальную
статью (ст. 14), устанавливающую порядок
исчисления сроков, а в некоторых случаях
устанавливает и конкретные сроки подготовки
документов. Например, приказ о приеме
на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного
взыскания (ст. 193), изготовление и выдача
работнику копий документов, связанных
с работой (ст. 62), предупреждение работника
об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы
должны быть оформлены в трехдневный срок.6
Огромное
значение при работе секретаря имеют и нормативно-методические
акты.
Одним
из основных общегосударственных нормативно-методических
документов по организации делопроизводства
является "Государственная
система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного
обеспечения (ГСДОУ)", разработанная
Росархивом в 1991 году. Государственная
система документационного обеспечения
управления - это совокупность принципов
и правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами в
органах государственного управления,
на предприятиях, в учреждениях и общественных
организациях.
Основная
цель ГСДОУ - упорядочение документооборота
организаций, сокращение количества и
повышение качества
документов, создание наиболее благоприятных
условий для применения технических средств
и современных технологий сбора, обработки,
использования и хранения информации,
совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ
устанавливает состав управленческих
документов, правила оформления управленческих
документов, а также рассматривает организацию
работы с документами, в т.ч. организацию
рационального документооборота, создание
информационно-поисковых систем по документам
организации, контроль исполнения документов
и подготовку документов к передаче в
ведомственный архив.
Положения
ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти", утвержденной
Приказом Федеральной архивной службы
России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана
в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его
эффективности путем унификации состава
и форм управленческих документов, технологий
работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
Типовая
инструкция устанавливает общие
требования к функционированию служб
документационного обеспечения
управления, документированию управленческой
деятельности и организации работы
с документами в федеральных
органах исполнительной власти.
В соответствии
с Инструкцией организация, ведение
и совершенствование системы
делопроизводства на основе единой технической
политики и применения современных
технических средств в работе
с документами, методическое руководство
и контроль за соблюдением установленного
порядка работы с документами в подразделениях
федерального органа исполнительной власти
осуществляются структурным подразделением,
на которое возложены функции по документационному
обеспечению управления - службой ДОУ.7
Основные
положения об организации
архивного хранения документов изложены
в Положении "Об Архивном фонде Российской
Федерации", утвержденном Указом Президента
от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном
архивном агентстве", утвержденном
Постановлением Правительства Российской
Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения
регулируют формирование, организацию
хранения, учет, использование архивов
и архивных фондов и управление ими в целях
обеспечения сохранности архивных документов
и их всестороннего использования в интересах
граждан, общества и государства.
В Положении "Об Архивном
фонде Российской Федерации" четко
закреплен состав Архивного фонда РФ,
указан порядок и сроки временного и депозитарного
хранения документов в учреждениях, организациях
и предприятиях.