Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

а) автор (корреспондент);

б) название документа;

в) дата документа;

г) индекс документа;

д) дата поступления документа (для  входящих);

е) индекс поступления документа (для  входящих);

ё) заголовок документа или его  краткое содержание;

ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

з) срок исполнения;

и) отметка об исполнении (краткая  запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

й) номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и  карточки не регламентированы, т. е. порядок  расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входящей корреспонденции. Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск  документов, их группировку по дате, номеру, названию, автору документа.

Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборота более 2000 документов в год.

Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответствующими основным реквизитам регистрации документов (см выше).

Самая важная операция данной программы  – поиск документов. Возможны различные  варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельному слову или  словосочетанию.

Действия пользователя системы  поиска документов в данной программе сводятся к следующей цепочке операций:

а) задается временной диапазон поиска (или дата документа);

б) указывается тип и заголовок  документа, регистрационный номер, автор документа.

Система начинает поиск заданного (-ых) документа (-ов) и при обнаружении одного или нескольких документов останавливается.

Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с  истекшим сроком исполнения. Такая  функция обеспечивает эффективную  работу учреждения, позволяет отслеживать  неисполненные документы и выявлять причины нарушения установленных сроков исполнения.¹¹

2.1.2. Обработка входящих документов

 

Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются  на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется  регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления  документа, его номер.

Входящие документы проходят предварительную  обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

а) руководителям организации –  для обязательного рассмотрения;

б) структурным подразделениям –  для исполнения. Документы, которые  исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки  исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса.

В ООО «ПРофСтройКомплект» разработан типовой образец бланк для резолюции. После рассмотрения однородных документов, секретарь вписывает в бланк фамилию, имя и отчество исполнителя документа и управленческое решение.

Таким образом, на секретаря возлагается  обязанность упорядочения информационного  потока руководителя, ограничение его  от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается  резолюция «Семеновой Е.И. Для участия в заседании и подготовке отзыва».

Руководитель может  дополнить типовую резолюцию, дописав  поручение или второго исполнителя  собственноручно. На документах, поступающих  из вышестоящей организации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию.¹² 

Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.¹³

2.1.3. Обработка исходящих документов

 

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие  этапы:

а) составление проекта  документа секретарем;

б) согласование проекта  документа с компетентными лицами;

в) проверка правильности оформления проекта документа;

г) подписание документа  руководителем;

д) регистрация документа;

е) отправка документа  адресату;

ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись  руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.¹⁴

При рассылке документа  более чем в четыре адреса секретарь  готовит список на рассылку и после  его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка  исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.¹⁵

2.1.4. Обработка внутренних документов

 

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

а) составление проекта  документа;

б) согласование;

в) проверка правильности оформления;

г) подписание документа  руководителем;

д) регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами  организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

а) передача документа  секретарю;

б) контроль его исполнения;

в) исполнение;

г) подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный  проект документа согласовывается  с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный  документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель  знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

2.1.5. Осуществление контроля за исполнением                  документов

 

Существенное влияние  на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация  контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

а) постановку документа  на контроль;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

в) проверку и регулирование  хода исполнения;

г) учет и обобщение  результатов контроля исполнения документов;

д) информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Во многих организациях для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.).

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов  государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются  руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции  руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа  по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие  операции:

а) формирование картотеки контролируемых документов;

б) направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

в) выяснении в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

г) напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

д) получение информации о ходе и результатах исполнения;

е) запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

ё) регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах  исполнения;

ж) сообщение о ходе и результатах  исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

з) снятие документов с контроля по указанию руководителей;

и) формирование картотеки исполненных  документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в  следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.¹⁶

Руководитель  контролирует соблюдение сроков исполнения документов посредством специальной карточки.

2.1.6. Формирование, систематизация и хранение дел.

 

 В процессе деятельности  фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.