Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

Гарантийные письма часто имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письмо-просьба может быть изложено от первого лица множественного числа ("Просим…"), от первого лица единственного числа ("Прошу…"), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит…", "Администрация просит…" и т.п.). Например:

Для планируемого увеличения выпечки изделий для жителей муниципального округа "Ясенево" с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. метров.

Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.

Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить  характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть  изложен в четкой и корректной форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Например:

Запрашиваемая Вами реставрационная бумага не может быть поставлена в оговоренные ранее сроки в связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.

Или:

Сообщаем Вам, что документы завода "Факел" Петровского района Ульяновской области за 1954-56 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы на указанном заводе за указанные годы не представляется возможным.

Кроме того, в таких письмах могут использоваться следующие обороты:

-   К  сожалению, Ваша просьба не может  быть удовлетворена по следующим  причинам...

-   К  сожалению, удовлетворить Вашу  просьбу  в ближайшее время мы не  можем…

-   К  сожалению, мы не можем принять  Ваше предложение из-за…

Отдельную группу составляют так называемые инструкционные (директивные) письма, которые исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления  и содержат, как правило,  рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара; ответы продавцов.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

Большинство писем обычно заканчивается типовыми фразами:

-   Надеемся, что наша просьба не будет  для Вас затруднительной;

-   Мы  рассчитываем на успешное продолжение  сотрудничества;

-   Мы  надеемся на Вашу заинтересованность  в расширении связей;

-   С  уважением, …

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй хранится в деле.

Вносить какие-либо исправления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образцы исходящего и входящего письма даны в приложениях 16 и 17.

Следует помнить, что письма иностранным деловым партнерам составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты (ISO) на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо. Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланках с полями по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например "фрахт судов", "продажа недвижимости" и т.д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительств компании и ее филиалов.

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля (номер письма, дата, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).

Ссылка (номер) документа может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

-   имени  и фамилии получателя,

-   наименование  компании,

-   номер  дома, улицы,

-   города,

-   штатов (графства), почтового округа (указанного  цифрами),

-   страны.

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны  из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.  

 

28.Кадровая  документация в номенклатуре дел.

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

 

29.Составить  и оформить должностную инструкцию  менеджера по персоналу

Должностная инструкция менеджера по персоналу

 

                                                                                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                       генеральный директор

                                                                                                                                     _______________________

                                                                                                                                     _______________________

                                                                                                                                     "__" __________ 200_ г.

 

                       Должностная инструкция

                       менеджера по персоналу

 

 

                         1. Общие положения

 

     1.1. Менеджер по персоналу относится  к категории руководителей.

    

     1.2. При   выполнении  должностных   обязанностей   подчиняется

непосредственно генеральному директору.

    

     1.3. Назначение на должность и  освобождение от нее производится

приказом генерального директора.

    

     1.4. На  должность  менеджера по  персоналу  назначается  лицо,

имеющее  высшее   профессиональное  образование  (по   специальности

менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную

подготовку в области  менеджмента, стаж  работы по специальности  не

менее 2 лет.

    

     1.5. Менеджер по персоналу должен  знать:

    

     1.5.1. Законодательные    и    нормативные    правовые    акты,

регламентирующие деятельность  предприятия, учреждения,  организации

по управлению персоналом;

    

     1.5.2. Законодательство о труде;

    

     1.5.3. Основы рыночной экономики, предпринимательства  и ведения

бизнеса;

    

     1.5.4. Конъюнктуру рынка рабочей  силы и образовательных услуг;

    

     1.5.5. Порядок ценообразования и  налогообложения;

    

     1.5.6. Основы маркетинга;

    

     1.5.7. Современные концепции управления  персоналом;

    

     1.5.8. Основы трудовой мотивации  и системы оценки персонала;

    

     1.5.9. Формы и методы обучения  и повышения квалификации кадров;

    

     1.5.10. Порядок разработки трудовых  договоров (контрактов);

    

     1.5.11. Методы и организацию менеджмента;

    

     1.5.12. Основы технологии  производства  и перспективы  развития

предприятия,  учреждения,  организации, структуру  управления  и  их

кадровый состав;

    

     1.5.13. Основы  общей  и социальной  психологии,  социологии  и

психологии труда, основы производственной педагогики;

    

     1.5.14. Этику  делового  общения;  передовой  отечественный   и

зарубежный опыт в области управления персоналом;

    

     1.5.15. Основы организации  делопроизводства; методы  обработки

информации   с   применением   современных   технических    средств,

коммуникаций и связи, вычислительной техники;

    

     1.5.16. Правила  и нормы  охраны  труда, техники  безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты.

    

     1.6. В    своей    деятельности    менеджер    по     персоналу

руководствуется:

    

     1.6.1. Уставом;

    

     1.6.2. Настоящей должностной инструкцией.

    

     1.7. Во время отсутствия менеджера  по персоналу его обязанности

исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

    

    

                     2. Должностные обязанности

 

     Менеджер по персоналу:

    

     2.1. Организует работу  с  персоналом  в  соответствии с  общими

целями развития предприятия,  учреждения, организации и  конкретными

направлениями   кадровой   политики  для   достижения   эффективного

использования и профессионального совершенствования работников.

    

     2.2. Обеспечивает   укомплектование  предприятия,   учреждения,

организации  работниками  необходимых  профессий,  специальностей  и

квалификации.

    

     2.3. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда  с

целью  определения  возможных  источников  обеспечения  необходимыми

кадрами.

    

     2.4. Осуществляет  подбор  кадров,  проводит  собеседования   с

нанимающимися  на  работу,  в  том  числе  с  выпускниками   учебных

заведений, с целью комплектования штата работников.

    

     2.5. Организует  обучение  персонала,  координирует  работу  по

повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.