Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образцы оформления внутренней и внешней докладных записок даны в приложениях 13 и 14.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Образец объяснительной записки представлен в приложении 15.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письмо составляется на специальном бланке для писем (см. приложения 4 и 5). Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту (для писем, составленных на бланке формата А4), отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которого приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для оснащения подразделений бухгалтерии".

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "Тщательно изучив Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…", "В связи…", "В соответствии…" и т.п.

Причины принятия решений также формируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.п.). Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

-   Уважаемый  Игорь Леонидович!

-   Уважаемый  г-н Сергеев!

-   Господин  Сергеев!

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо - составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются вид, заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкций дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 1995 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Особую важность имеют так называемые договорные письма, которые подтверждают факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем Вам подписанный нами договор в 2-х экземплярах. Просим Вас подписать данный договор и один экземпляр возвратить нам не позднее…

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.

Например:

17-18 июня 2000 г. фирма "Метатехнология" и издательский  дом "Открытые системы" проводят  семинар "Информационные технологии  в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить $100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет: … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам:…

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-9261.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых товаров и услуг.

Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Ниже приводим пример текста рекламного письма.

Предлагаем Вам систему электронного документооборота "DOGS OPEN 3.0", предназначенную для организации безбумажного документооборота между всеми подразделениями и представительствами Вашей компании.

Используя "DOGS OPEN 3.0", сотрудник компании может отдавать и получать различные распорядительные и отчетные документы, справки, контролировать процесс выполнения своих распоряжений, оценивать проделанную работу, сдавать документы в архив, отслеживать общее состояние дел в компании или ее подразделении, выполнять другие необходимые действия.

Документы автоматически сортируются по каталогам. Становятся доступными адресатам, отслеживаются, проверяются на уничтожаемость, заполняемость, принятие и завершенность, перемещаются из каталога в каталог и т.д. При этом пользователи получают различного рода сообщения, предупреждения и напоминания.

Система позволяет: упорядочить управленческий документооборот, избавиться от вороха бумажной документации, сэкономить рабочее время, руководителю иметь целостную картину состояния дел в организации и контролировать ситуацию, повысить исполнительскую дисциплину.

Фирма "Весть" может разработать любые системы документооборота с учетом специфических требований, существующих в Вашей организации.

Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел: 115-9713.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами:

"Извещаем", "Сообщаем", "Ставим вас в  известность" и т.п., далее излагаются  какие-либо факты. Например:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.99 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале, марте 2000 года. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например:

Подтверждаем участие двух специалистов в проводимом Вами семинаре. Деньги за участие в размере 3 тыс. рублей переведены на указанный Вами расчетный счет.

Или:

Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 02-06/124 от 05.09.99. Решение правления будет принято не позднее 12.10.99 и сообщено Вам.

Направление таких писем является обязательной  частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Пометка "Вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом "напоминаем". Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с контрактом № 24/91 от 17.03.99 работа по монтажу оборудования должна быть завершена до 17.06.99.

Просим Вас сообщить о состоянии работы.

Или:

Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом от 027-64 от 02.06.99 истек 01.09.99.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата и предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста письма должно быть предельно ясным и четким. Например:

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл- сервером.

Оплата гарантируется со счета №… в МДМ банке.

Или:

АО "Интермаш" подтверждает готовность принять Ваших представителей в количестве трех человек в период с 8-го по 15 июля 2000 года. Гарантируем предоставление гостиницы и оплату транспортных расходов.