Шпаргалка по "Документоведение"

 

Какая-то функция всегда выходит на первый план.

41. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его содержание и значение.

 

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной  архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2. Принят и введен в действие  Постановлением Госстандарта России  от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

3. Введен впервые.

Значение ГОСТ Р 6. 30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее документы) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной  власти, органов государственной  власти субъектов Российской  Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их  объединений от организационно-правовой  формы и вида деятельности.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Формуляр ОРД. Что из себя представляет формуляр. Два основных формата документов. Три зоны площади формата. Служебное поле документа, рабочее поле. Постоянные и временные реквизиты.

Содержание ГОСТ Р 6.30-2003

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов (используемые при создании документа) (30 реквиз.).

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4 Требования к бланкам документов

 

42.Понятия «информация»  и «документ» и их развитие. Место документа в управлении.

Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального документа. Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных проблемами документирования. Документ – это объект, который связывает многие области деятельности, как специально нацеленные на изучение документа, так и те, в которых документ используется как сопутствующий метод и способ профессиональной деятельности.             

Понимание социального значения документа появилось еще в древние времена. Тенденция осознания социальной роли документа как носителя информации прослеживается на протяжении всей истории человечества. Однако сегодня внимание к документу более серьезное, и связано это с более четким представлением о его управленческой, экономической роли в жизни общества, со сложностями развития его как социального объекта на современном этапе.   Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Документ обладает множеством отличительных качеств. Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность. Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Для того чтобы документ выполнил функцию доказательства, он должен быть оформлен надлежащим образом. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа". Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах

Принятый Государственной Думой ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации»  указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Может свободно использоваться любым лицом и передаваться, если фз не установлены ограничения доступа к информации. В  зависимости от категории доступа подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен ФЗ; в зависимости от порядка ее предоставления или распространения: информацию, свободно распространяемую; информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях; информацию, которая в соответствии с ФЗ подлежит предоставлению или распространению; информацию, распространение которой в РФ ограничивается или запрещается.

Как только появляются управляющие,  управляемые структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные факты, события, и мы говорим об отдельных актах документирования.  Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется. Но управленческие взаимосвязи сложны и управленческая деятельность осуществляется с использованием соответствующих взаимосвязанных документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации, инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.  Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

 

43.Перечислите правила  формирования документов в дела. Приведите примеры заголовков  дел,  в которых содержится  переписка организации.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Заголовки дел, в которых откладываются протоколы – ПРОТОКОЛЫ, ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ, СТЕНОГРАММЫ ЗАСЕДАНИЙ; ДОКУМЕНТЫ (СПРАВКИ, ДОКЛАДЫ, ИНФОРМАЦИИ, ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ, СВОДКИ, ВЫПИСКИ) СОВЕЩАНИЙ У РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ.

Переписка – ПЕРЕПИСКА О НАГРАЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ, ПРИСВОЕНИИ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ; ПЕРЕПИСКА С ГЛАВАМИ АДМИНИСТРАЦИЙ ОБЛАСТЕЙ О СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЕ НАСЕЛЕНИЯ;

Приказы – ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распоряжения – РАСПОРЯЖЕНИЯ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

44.Согласование документа. Порядок оформления внешнего  и внутреннего согласования.

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. В статье рассматривается это понятие; порядок внутреннего и внешнего согласования. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования.