Шпаргалка по "Документоведение"

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок внутреннего Согласования документов

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

 

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор ХакИБа

Личная подпись    А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо академии медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

 

45.Назовите законодательные  и нормативные правовые акты, регламентирующие порядок составления и оформления документов. Укажите название, год издания, дайте краткую характеристику.

Конституция РФ, принятая в 1993г. В ней говорится о порядке внесений и изменений в сфере действия Конституции, как главного документа государства. В Конституции выстроена субординация всех законодательных актов: Конституция РФ →Федеральные конституционные законы→Федеральные законы→Указы Президента РФ→Постановления Правительства РФ→Законы субъектов РФ.

В Конституции указано, что Совет Федерации и Государственная Дума принимают постановления, а внутренние вопросы отражают в регламентах (организационный документ). В соответствии со статьей 90 Президент создает Указы и распоряжения. Правительство издает постановления и распоряжения.

Федеральный конституционный закон «О государственном гербе РФ» от 25.12.2000г № 2-ФКЗ (в ред. От 30.06.2003г). В соответствии со статьей 10 – порядок, изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков, печатей и иных носителей изображения государственного герба РФ устанавливается Правительством РФ.

Постановление Правительства «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков» от 27.12.1995г № 1268 (в ред. 2006г). В нем говорится, что гербовая печать должна соответствовать требованиям государственного стандарта на изготовление печати (ГОСТ Р 515111-2001 – Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования. С изм. От 25.12.2002г)

Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в процессе гражданских правоотношений. Ст. 47 – актов гражданского состояния, перечисляет разновидности свидетельств, указывает порядок внесения исправлений в эти документы. Ст. 52 – посвящена учредительным документам при создании различных коммерческих структур (Устав, учредительные документы). Глава 7 – посвящена ценным бумагам. Ст. 160 – Письменная форма сделки. Ст.185 – дает определение доверенности и определяет требования к порядку ее удостоверения. Глава 27, 28 – посвящена договорам, разновидностям договоров, дается определение (ст. 420). Формуляр чека (ст. 875) и т.д.

В Трудовом Кодексе перечислены законодательные и иные нормативно-правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения. Отдельная глава посвящена трудовому договору: понятие, содержание, срок действия, форма и т.д. (ст. 56-58, 67). В ТК есть определение коллективного договора (ст 42-44). Ст. 66 посвящена трудовой книжке, здесь указывается какие сведения нужно вносить в трудовую книжку, есть указание на форму, порядок ведения и хранения ее, которые устанавливаются Правительством РФ (Постановление от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», где указывается, что порядок заполнения трудовой книжки, устанавливается постановлением Минтруда от 10.10.2003г № 69, которым утверждена «Инструкция по заполнению трудовых книжек»). В ТК перечисляются виды документов, предоставляемые при заключении трудового договора и виды документов, оформляемых при поступлении на работу, а также сроки составления некоторых документов. Установлены сроки и порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Глава 14 посвящена вопросу защиты персональных данных. Более детально этот вопрос раскрыт в ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Законы, которые посвящены защите информации и определении степени доступности к документам: Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993г № 5485-1 (в ред от 22.08.04г); Указ Президента РФ «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.1995 № 1203 (в ред 11.02.2006г); Федеральный закон «О коммерческой тайне» 09.07.2004г № 98-ФЗ, Постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут быть содержать коммерческую тайну» от 05.12.1991 № 35; Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 (в ред от 23.09.2005г)

Закон РФ «О языке служебных документов» от 25.10.1991 № 1807-1 ( в ред от 11.12.2002), его дополняет ФЗ «О государственном языке РФ» от 01.06.2005г № 53-ФЗ.

Альбом унифицированных форм должен использоваться обязательно, что установлено законодательством: ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г № 129-ФЗ, Постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 №835, согласно которому выпущены постановления комитета по статистике, утверждающие этот альбом. Формы кадровых документов последней редакции утверждены Постановлением комитета по статистике от 05.01.04г, а Постановлением от 24.03.99 № 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичных учетных документов.

С введением компьютерных технологий стала необходимым разработка законов по этой тематике: ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.06г № 149-ФЗ. В соответствии с ним ведение делопроизводства в гос организациях и органах местного управления должно соответствовать ведению в федеральных органах исполнительной власти, где порядок ведения делопроизводства установлен типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005г № 30. В регламенте сказано, что делопроизводство ведется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной в МИНюсте в 2006 г. Она излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации, особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота

ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» от 10.01.02 № 1-ФЗ (Понятие электронного документа – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме). Вопросы архивного хранения документов регулируются и регламентируются в ФЗ «Об архивном деле РФ от 01.10.04г № 125-ФЗ.

ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» вышел пакет Указов Президента, касающихся оформления, прохождения государственной службы РФ.

46.Нормативно-методические  документы межотраслевого действия, регламентирующие порядок составления  и оформления документов. Укажите  название, год издания, дайте краткую  характеристику.

Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Государственные стандарты:

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», дается понятие ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный юр или физ лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Носит рекомендательный характер. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) (Постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы). Устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки с гос гербом. 30 основных реквизитов (реквизиты бланка; реквизиты, придающие документу юридическую силу; реквизиты, отражающие этапы работы с документами (делопроизводственные отметки)). БЛАНК – чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведена информация об организации автора.

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ обеспечивает повышение качества  документов, сокращение их количества, упорядочение документооборота. Целью ГСДОУ является нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствования работы аппарата управления. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Основные правила работы архивов организаций, 2002г. В них оговаривается порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Перечни с указанием сроков хранения документов (типовые и ведомственные). Типовой перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, 2000, 2003гг.

Нормативы времени на различные виды управленческих работ, в т.ч. на составление и оформление документов. Разрабатываются центральным бюро нормативов по труду министерства труда. В 2002г вышли «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти», в которых впервые детально изложены и нормированы работы на ПК. Только в нормативах времени дается формула на основании которой высчитывается количество работников в структурных подразделениях.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, коды которых используются при оформлении документов в организациях. Так как в каждой организации обязаны использовать унифицированные формы кадровых документов, которые предполагают кодирование информации по личному составу, необходимо обращаться к следующим классификаторам: ОКСО (общероссийский классификатор специальностей образования), ОКАТО (общ класс-р административно-территориальных образований), ОКПДТР (общ класс-р профессий, должностей и тарификационных разрядов), ОКИН (общ класс-р информации о населении), ОКВЭД (общ класс-р внешней экономической деятельности), ОКПО (общ класс-р предприятий и организаций), ОКУД (общ класс-р управленческой документации).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который используется для разработки должностных инструкций.

Квалификационный справочник профессий рабочих

Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов

 

47.Опишите порядок документирования  деятельности экспертной комиссии организации.

Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при директоре учреждения. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем.