Шпаргалка по "Документоведение"

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и ДОУ; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел. Они составляются по установленной форме и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД), рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения, согласовывается с ЭК. Опись дел организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра.

Вывод:

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

48.Первичные и сложные  комплексы документов. Виды сложных  комплексов.

Первичные комплексы – дело. Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (совокупность документов, последовательно отражающих какой-либо вопрос). Первичные комплексы: личное дело, судебное дело. Первичный комплекс может быть с одним или несколькими корреспондентами по определенному вопросу. В одно дело могут также входить документы одного вида (протокола, акты, приказы и т.д.). В течение нескольких веков, начиная с 16, разрабатывались принципы группировки документов в первичные комплексы, т.е. ставился вопрос о том, что взять за основу помещения документов в одну папку. В 1920г появляется понятие признаки заведения дел. Выяснилось, что при классификации документов, за основу лучше всего взять отдельные реквизиты.

Признаки заведения дел: предметно-вопросный (текст); номинальный (название вида документа); корреспондентский (адресат (переписка)); географический (адресат, но по географическому признаку); хронологический (дата документа); авторский; экспертный (учет сроков хранения документов). Документы формируются в дело обычно при сочетании нескольких признаков, один из них главный.

Сложные комплексы (простейшим из них является совокупность документов одного отдела) – документный фонд организации – совокупность документов, образующихся в деятельности физического или юридического лица. Сюда входят документы постоянных и временных сроков хранения, включаются документы текущего делопроизводства, таким образом, документальный фонд ежедневно пополняется, изменяется. Документы, вышедшие из оперативной работы, имеющие постоянный срок хранения, образуют архивный фонд.

Следующим сложным комплексом является архив. Для хранения документов в организации и для хранения документов в подведомственных организациях образуются ведомственные архивы. Объединенные ведомственные архивы стали создаваться в середине 20 века при крупных министерствах. (Республиканские → краевые → областные → районные → государственные архивы).

Документы современных учреждений и лиц, а также документы уже отложившиеся в архивах – все это носители первичной документной информации. Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать и использовать, она подвергается описанию, в результате чего появляется вторичная документная информация. В комплексе вторичная документная информация входит в систему научно-справочного аппарата архива, состоящую из взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов. Начальным этапом создания вторичной документной информации для включения ее в систему научно-справочного аппарата можно считать описание документов. Под описанием понимают: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.д. Описание документов и дел проводится: в делопроизводстве учреждения; в ведомственном архиве; в государственном архиве. Научно-справочный аппарат - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Комплекс документов определяется кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности; порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия); и объемом и характером внешних связей организации. В случае, когда объем требуемых документов для управления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.

Классификация документов – это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождения, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационно-правовых документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

49.Организационные документы. Назначение и виды. Требования к оформлению.

Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание их назначение и основные виды

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции: наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.