Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

Отбор сведений, характеризующих  данное произведение. При аннотировании  произведений, созданных в прошлые  эпохи, приводят фактические данные об авторе, характеризуют идейную, научную  и художественную ценность его произведений, а также условия, в которых  они были написаны. При составлении  аннотаций на современные произведения печати секретари-референты должны быть объективными, не должны полагаться только на личные впечатления. Очень  распространенным приемом аннотирования  является цитирование. В одном случае цитируются слова автора, в другом – действующего лица, в третьем  – отзыв ученого, критика, очевидца событий, воспоминания современников.

 

Литературное оформление и редактирование аннотации. Лаконичность – отличительная черта литературно  оформленной аннотации. Задача состоит  в том, чтобы объединить разрозненные сведения, при этом выделить наиболее существенное, главное. Например, чтобы  привлечь внимание читателей к конкретной книге, в самом начале рекомендательной аннотации сообщают об интересном факте  или подчеркнуть значение данного  произведения в ряду других, близких  по содержанию.

 

При составлении аннотаций  секретари могут воспользоваться  формализованными схемами составления  аннотаций (см. приложение № 4). Назначение этой формализованной методики заключается в снижении субъективности действий человека, преследующего цель дать характеристику и оценку первичного документа; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и в снижении временных и интеллектуальных затрат на их подготовку.

 

Последовательное выполнение действий, расписанных в каждом этапе  аннотирования при составлении  аннотаций, повлияет на качество составляемой аннотации и позволит лучше овладеть общей методикой аннотирования.

 

Следующий способ аналитического свертывания необходимой для  управленческого звена информации является реферирование. Реферирование – наиболее значимый процесс в раскрытии содержания документов. Реферирование – процесс мысленной подготовки и письменного изложения читаемого текста, результатом которого является составление вторичного документа - реферата. Несмотря на активное изучение этого процесса специалистами, само понятие «реферат» до сих пор не получило однозначного толкования.

 

Реферат – краткое точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и  выводы, без дополнительной интерпретации  или критических замечаний автора реферата (ГОСТ 7.9 – 95).

 

Согласно этому ГОСТу реферат выполняют следующие функции:

 

- дают возможность установить  основное содержание документа,  определить его релевантность  и решить, следует ли обращаться  к полному тексту документа;

 

- предоставляют информацию  о документе и устраняют необходимость  чтения полного текста документа  в случае, если документ представляет  для читателя (руководителя) второстепенный  интерес;

 

- используются в традиционных  и автоматизированных информационных  системах для поиска документа  и информации.

 

Рефераты должны отвечать следующим требованиям:

 

Текст документа не должен содержать интерпретацию содержания документа, критические замечания  и точку зрения автора реферата, а также информацию, которой нет  в исходном документе.

 

Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью  формулировок, отсутствием второстепенной информации.

 

Текст реферата начинают фразой, в которой сформулирована главная  тема документа. Сведения, содержащиеся в заглавии и библиографическом  описании, не должны повторяться в  тексте реферата. Следует избегать лишних вводных фраз (Например: «автор статьи рассматривает...»). Исторические справки, если они не составляют основное содержание документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения, в реферате не приводятся.

 

В тексте следует употреблять  синтаксические конструкции, свойственные языку научных и технических  документов, избегать сложных грамматических конструкций.

 

В тексте реферата следует  применять стандартную терминологию. В рефератах по общественным наукам допускается использование терминологии исходного документа. Следует избегать употребления малораспространенных терминов или разъяснить их при первом упоминании в тексте. Необходимо соблюдать единство терминологии в пределах реферата.

 

В тексте реферата следует  применять значимые слова из текста исходного документа для обеспечения  автоматизированного поиска.

 

Сокращения и условные обозначения, кроме общеупотребительных в научных и технических текстах, применяют в исключительных случаях или дают их определения при первом употреблении.

 

Единицы физических величин  следует приводить в международной  системе СИ по ГОСТ 8.417. Допускается  приводить в круглых скобках  рядом с величиной в системе  СИ значение величины в системе единиц, использованной в исходном документе.

 

Имена собственные (фамилии, наименования организаций и др.) приводят на языке первоисточника. Допускается транскрипция собственных  имен или перевод на язык реферата с добавлением в скобках при первом упоминании собственного имени в оригинальном написании.

 

Географические названия следует приводить в соответствии с последним изданием «Атласа мира». При отсутствии данного географического названия в «Атласе мира» его приводят в той же форме, что и в исходном документе.

 

Таблицы, формулы, чертежи, рисунки, схемы, диаграммы включаются только в случае необходимости, если они  раскрывают основное содержание документа  и позволяют сократить объем  реферата.

 

Объем текста реферата определяется содержанием документа, а также  доступностью и языком реферируемого  документа. Рекомендуемый средний  объем текста реферата 850 печатных знаков.

 

Реферативное чтение исходного  текста подразделяется на ознакомительное, изучающее и собственно реферативное. Оно преследует задачу определить тематику документа, разобраться в содержании и осмыслить его. Во время реферативного анализа текст документа разбивается на отдельные фрагменты. Задачей автора реферата является извлечение информации с нужной степенью полноты из каждого фрагмента. Затем эта информация изучается, выявляется наиболее ценная и определяется способ ее представления в соответствии с целевым назначением реферата. Процедуру реферативного анализа облегчает использование специальных методов реферирования.

 

Экстрагирование – широко распространенный метод анализа, сущность которого в том, что из текста выбираются предложения, которые лексически и  синтаксически полностью переносятся  в реферат-экстракт.

 

Анкетные (поаспектные) методы подразделяются на два вида: адаптивные и позиционные. Качественное их отличие в том, что адаптивное реферирование применяется, как правило, для политематических текстов, позиционное же реферирование оказывается наиболее эффективным для текстов узкотематического, отраслевого характера.

 

Характерная черта адаптивного  реферирования – нестрогая постановка задачи референту. С помощью инструкций и методических рекомендаций указывается, что следует включать и как  целесообразно строить изложение  в реферате.

 

В отличие от адаптивного, позиционное реферирование носит более жесткий алгоритмический характер. Путем анализа узкой тематической области выявляются аспекты содержания, определяется строгий порядок их следования и составляется план содержания будущего реферата. Реферирование сводится к заключению соответствующих позиций плана и построению вторичного документа.

 

Наиболее распространенный способ изложения – перефразирование. Здесь имеет место частичное  текстуальное совпадение с исходным текстом. Перефразирование предполагает опущение значительной части сведений из первичного документа и перестройку  его смысловой и синтаксической структуры. Перестройка текста достигается  за счет операций: замещения (заменяются одни фрагменты текста другими), совмещение (объединяются несколько предложений  в одно) и обобщение.

 

Третий способ изложения  – интерпретация. Это самый сложный  вид реферативного изложения, который  в настоящее время не поддается  формализации. При интерпретировании  текст первоисточника остается неизменным, поскольку референт оперирует не самим текстом, а его смыслом. Разновидностью интерпретирования рефератов могут служить авторефераты диссертаций, многочисленные тезисы (материалы докладов, научных совещаний и конференций).

 

Секретари при осуществлении  процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления  рефератов, назначение которой заключается  в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. (см. приложение № 5). Технология формализованного реферирования  включает выполнение следующих операций:

 

Составление библиографического описания первичного документа;

 

Анализ текста первичного документа;

 

Синтез текста;

 

Редактирование извлеченных  из текста первичного документа предложений;

 

Запись и оформление реферата.

 

Результатом использования  формализованной методики реферирования  является составление реферата-экстракта  – вторичного документа, полученного  путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом  отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.

 

Структура реферата-экстракта  включает:

 

Библиографическое описание;

 

Текст реферата, состоящий  из следующих аспектов содержания первичного документа:

 

целевая установка;

 

предлагаемый вариант  решения (или объект, предмет рассмотрения)

 

особенности предлагаемого  варианта решения;

 

назначение или область  применения предмета рассмотрения;

 

место исследования;

 

экспериментальная проверка;

 

оборудование или технические  средства реализации;

 

результаты;

 

выводы;

 

преимущества предлагаемого  варианта решения;

 

рекомендации.

 

В реферируемом документе  могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется (см. приложение №5).

 

Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами  рефератов на те или иные документы.

 

Согласно ГОСТу 7.9-95, реферат включает в себя следующие аспекты содержания исходного документа:

 

предмет, тему, цель работы;

 

метод или методологию  проведения работы;

 

результаты работы;

 

область применения результатов;

 

выводы;

 

дополнительную информацию.

 

В последние годы большой  интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию  вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под  автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме  индексирования и описания), которое  осуществляется алгоритмически, посредством  ЭВМ.

 

В любую систему автоматического  реферирования входит два компонента:

 

Специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который  хранится в запоминающем устройстве ЭВМ;

 

Набор правил для объединения  слов из списка в фразы и построения предложений.

 

В процессе реферирования  ЭВМ автоматически «обнаруживает» или «отпускает» определенные слова, фразы и предложения. «Обнаруженный» текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить пять операций, необходимых для составления машинного реферата:

 

Чтение документа;

 

Его анализ;

 

Применение набора правил для подготовки реферата;

 

«Составление» реферата;

 

Воспроизведение реферата в  виде текста.

 

Существующие на сегодняшний  день методы автоматического реферирования  еще не признаны удовлетворительными  из-за громоздкости и сложности применяемого математического аппарата. Наиболее перспективным, по мнению большинства  специалистов, считается лингвосемантический  метод, совершенствование которого предусматривает использование  метода перефразирования текста и изучение роли контекста. Из имеющихся программ автоматического реферирования  наиболее интересной является «Либретто». Эта программа реализует автоматическое реферирование документов на русском и английском языках в среде Microsoft Word. «Либретто» составляет связанный реферат документа. Программа имеет два режима работы: собственно реферирование и выделение ключевых слов. В режиме реферирования из текста отбираются предложения, в наибольшей степени, характеризующие его содержание. В режиме выделения ключевых слов производится выборка из текста наиболее информативных слов. Программа выделяет в тексте значимые и незначимые слова, самостоятельные и зависимые предложения, определяет семантический вес предложений и удаляет незначащие фрагменты. Отобранные предложения при необходимости слегка перефразируются. Используются специальные вероятностные модели, машинная морфология русского языка и другие интеллектуальные алгоритмы. На сегодняшний день секретари программы автоматического реферирования практически не используют. Поэтому внедрение такого рода программ реферирования - условие, которое в будущем не только изменит деятельность секретарей, но и повысит качество их работы.