Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

Системный анализ и словесное  описание информационных объектов предметной области;

 

Проектирование инфологической модели предметной области – частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой  семантической модели;

 

Выбор СУБД.

 

Даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных;

 

Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения  наиболее эффективной работы приложения.

 

Далее будет подробно рассмотрена  организация логической модели данных.

 

Логическая модель данных

 

Логическая организация  БД - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в  БД. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:

 

сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.

 

Такая модель не зависит от физической среды - типа ЭВМ, операционной системы и СУБД, т.е. абстрагируется от смыслового содержания данных, отражая  формы представления информации и связи между данными.

 

В настоящее время известны три логические модели:

 

иерархическая;

 

сетевая;

 

реляционная.

 

Реляционные модели нашли  наиболее широкое применение на персональных компьютерах.

 

Реляционная модель данных (РМД) строится на использовании табличных  методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена.

 

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:

 

В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице  не должно находиться повторяющегося поля.

 

В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей  таблицы.

 

Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая  информация об объекте таблицы.

 

Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других полях.

 

Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким образом, чтобы каждая таблица, которая в  ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД АРМ “Секретаря”  необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации обследуемой организации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому  информацию необходимо разбить на несколько  таблиц, которые будут между собой  взаимосвязаны.

 

При создании БД АРМ “Секретаря» необходимо создать следующие таблицы:

 

Атрибуты входящих документов

 

Атрибуты исходящих документов

 

Индексы структурных подразделений

 

Название документов

 

Резолюция

 

Сроки исполнения исходящих  документов

 

Сроки исполнения исходящих  документов

 

Справочник по видам документов

 

Перед тем, как создавать  таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы  описать очередное поле в структуре  таблицы, необходимо вначале указать  название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.

 

Для любой таблицы в  реляционной БД должен быть задан  так называемый первичный ключ, который  позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим  для уникальности имеющихся в  таблице записей.

 

 

 

 

Реляционную модель БД можно  определить как набор отношений, связанных между собой.

 

Связь в данном случае –  это ассоциирование двух или более  отношений. БД, не имеющая связей между  отношениями, имеет очень простую  структуру и в полной мере реляционной  называться не может. Однако одно из основных требований к организации реляционной  БД – это обеспечение возможности  поиска одних кортежей по значениям  других, для чего необходимо установить между ними связи. Существуют следующие  основные виды связей:

 

один к одному;

 

один ко многим;

 

многие к одному;

 

многие ко многим;

 

Связь «один к одному» предполагает, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует 0 или 1 элемент В.

 

Связь «один ко многим » состоит в том, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует несколько элементов В.

 

Связь «многие к одному» предполагает, что в каждый момент времени множеству элементов А соответствует 1 элемент В.

 

Связь «многие ко многим» состоит в том, что в каждый момент времени множеству элементов А соответствует множество элементов В.

 

В БД АРМ «Секретаря» используются связи один ко многим.

 

Перед установлением связей между таблицами необходимо определить тип отношения между связываемыми таблицами:

 

Обеспечение целостности  данных;

 

Каскадное обновление связанных  полей;

 

Каскадное удаление связанных  записей.

 

С учетом всего вышеизложенного, были установлены связи между  таблицами и создана следующая  схема данных:

 

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена практически в любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

 

Реляционную модель можно  представить как особый метод  рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции  с ними (в виде связей). Другими  словами в реляционной модели используются несколько таблиц, между  которыми устанавливаются связи. Таким  образом, информация, введенная в  одну таблицу, может быть связана  с одной или несколькими записями из другой таблицы.

 

Удобной возможностью является тот факт, что пользователь при  обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в  Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления.

 

При обработке данных в  Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком БД.

 

В Access предоставляются широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows.

 

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

 

Таблицы. Представляют собой  объекты, которые создаются пользователем  для хранения информации о предметах  или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит  из полей (столбцов) и записей (строк).

 

Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения  требуемых данных из имеющихся в  БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При  помощи запросов можно создавать  выборки данных, добавлять или  удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью  запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной  или нескольких имеющихся в БД.

 

Формы. Представляют собой  объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также  отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются  для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенного  события.

 

Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся  данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

 

Страницы. Представляют собой  объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Интернет посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница представляет собой, как правило, HTML – файл, посредством которого пользователи Интернет получают доступ к имеющейся БД.

 

Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с  помощью макросов можно создавать  запросы, формировать отчеты, открывать  таблицы и т.д.

 

7. Модули. Представляют собой  объекты, которые содержат одну  или несколько процедур, написанных  на языке Visual Basic Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.

 

После того, как все связи  между таблицами будут установлены, схема данных для БД АРМ «Секретаря» будет имеет следующий вид (рис. 1):

 

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

Рис. 1 - Схема данных

 

Разработка БД АРМ «Секретаря» предназначена для улучшения организации документооборота в «Идел-Пресс», от которого зависит эффективность работы всех подразделений.

 

Результаты проведенного нами исследования также показали, что одним из значимых направлений  совершенствования деятельности секретарей выступает автоматизация деятельности секретаря - автоматизация технологических  процессов документационного обеспечения  управления, создание АРМ секретаря.

 

Поэтому их знакомство с современными системами автоматизации технологических  процессов обработки и переработки  документов – одно из условий повышения  эффективности и качества работы с документами и решения управленческих задач.

 

Автоматизация – применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, частично или полностью освобождающих  человека от выполнения рутинных операций в процессах сбора, преобразования, передачи и использования информации. Целью любой автоматизации является повышение производительности и  эффективности труда, улучшение  качества информационной продукции  и услуг, устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.

 

Автоматизация технологических  процессов и операций обработки  и переработки документов обеспечит:

 

1. Устранение рутинных  ручных операций, неизбежных при  обработке информации (особенно  массовой).

 

Существенное ускорение  процессов обработки и переработки  данных.

 

Повышение точности учетных  и отчетных данных.

 

Расширение возможностей организации и разностороннего  использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования  высокоорганизованных структур данных систем управления ими.

 

Высвобождение времени работников для решения творческих задач.

 

На настоящий момент имеется в ходе документационного обеспечения управленческой деятельности секретари могут использовать такие популярные системны автоматизации делопроизводства, как «Евфрат» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот», программы «Золушка», «Канцелярия» и «Кабинет» (НТЦ института развития Москвы), «Дело» («Электронные офисные системы»), «Эффект Офис»(Garant lnt.), DOCS Open (PC Docs), ЭСКАДО, «Делопроизводство».

 

Система автоматизации делопроизводства включает в себя: во-первых, систему  перевода бумажных документов в электронные, во-вторых, систему хранения и поиска электронных документов (электронный  архив); в-третьих, систему автоматизированной работы с документами: автоматического  создания форм документов, учета новых  документов, их пересылки, отправки на печать, в архив или удаления.

 

К современным системам автоматизации  делопроизводства предъявляют определенный объем требований.

 

1. Они должны обеспечивать  логично организованное информационное  пространство – пространство  хранимых и обрабатываемых документов, желательно единое для всего  предприятия. Такая среда должна  предоставлять простой и быстрый  доступ к документам вне зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.

 

2. Наглядное представление  данных и рабочего пространства  на мониторе. Существуют определенные  стандарты, тесно связанные с  развитием интерфейса современных  программ и средств управления  данными. Одни из наиболее удобных  стандартов – это виртуальный  рабочий стол с располагающимися  на нем объектами в виде  папок, документов, корзины и т.п.  Наиболее эффектное и логичное  графическое представление данных  о документах реализовано в  «Евфрате».

 

Один документ системы  может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и  полное восприятие информации. Подобные составные документы используются в большинстве систем автоматизации  делопроизводства, за исключением «Эффект Офиса». В составной документ могут входить и текст, и графика, и аудио / видео файлы, представленные в различных форматах.