Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

3. Поисковые возможности  системы – скорость поиска  документов. Те системы, которые  осуществляют поиск не в самих  документах, а в базе данных, могут  достигнуть уровня практически  мгновенной выдачи документов  по запросу любой сложности.

 

Чтобы сделать поиск более  эффективным, а запросы более  простыми, необходимо иметь в системе  возможность поиска по всем словоформам (например: морфологический поиск). При таком поиске можно ввести слово в любой форме, не заботясь об окончаниях, которые встречаются в текстах. Таким образом, есть гарантия, что ни одно упоминание нужного слова не будет пропущено.

 

Для автоматизации делопроизводства важно наличие набора реквизитов для каждого документа – это  упрощает и классификацию документов, и их поиск.

 

4. Возможности автоматизированного  ввода документов. Автоматизация  должна затрагивать все этапы  жизненного цикла документа –  от его создания или ввода  в систему, до его отправки  в «корзину» или на досрочное хранение.

 

Полноценная система автоматизации  делопроизводства предусматривает  потоковый ввод документов в систему  с автоматической полнотекстовой индексаций (регистрацией) каждого. Что касается самого ввода документов в систему, он может производиться из различных  источников: с дисков, со сканеров, из Интернета. Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). Документы  могут создаваться вообще автоматически с автозаполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.

 

5. Взаимодействие с внешними  программами. Для современной  системы автоматизации делопроизводства  просто необходима интеграция  с внешними программами и информационными  системами. В первую очередь,  это ресурсы Интернета, такие  как электронная почта и универсальное  адресное пространство, дающее доступ  к документам в среде WWW и  FTP. Нужно иметь возможность прямого  импорта и экспорта документа  из клиентских или в клиентские программы, работающие с этими ресурсами. Так, использование программ электронной почты системами автоматизации делопроизводства стало фактически стандартом. Также в число интегрируемых сред должны входить текстовый редактор (как правило, MS Word), программа оптического распознавания текстов (одна из самых распространенных- CuneiForm, Fine Reader), различные сервисные программы типа архиваторов (Win Zip, Win RaR). Необходимо также иметь возможность отправки документов на печать прямо из среды системы, без промежуточного экспорта, в текстовый или графический редактор.

 

Также желательным является ведение делопроизводства с передачей  документов по локальной сети. Организация  общего информационного пространства предприятия средствами системы  автоматизации подразумевает возможность  работы по принципу «клиент-сервер». Соответственно в системе должны быть проработаны вопросы защиты данных, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, центрального управления электронным архивом.

 

Если же система в дополнение к режиму «клиент-сервер» реализует и персональный режим работы (с организацией БД на отдельных компьютерах), это только расширяет возможности ее использования. Возможность работы в обоих этих режимах предусматривается системами «Дело», «Евфрат», «ЭСКАДО» и др.

 

Кроме рассмотренных выше систем автоматизации делопроизводства, секретарям также необходимо знать  и уметь пользоваться офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

 

Сегодня создание единой корпоративной  информационной системы позволило  бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов «Идел-Пресс».

 

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные  на рабочих местах работников структурных  подразделений, участвующих в технологических  процессах делопроизводственной деятельности.

 

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

 

- регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству  организации или в ее структурные  подразделения;

 

- регистрация всей исходящей  корреспонденции и ее внутренних документов;

 

- списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой  дел;

 

- осуществление контроля за исполнением поручений;

 

- поиск документов.

 

В последнее время выбор  корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные  разработки.

 

Автоматизированные системы  ДОУ, представленные в Российской Федерации, можно разделить на три класса:

 

1) Системы, разработанные  российскими фирмами на базе  СУБД (например, «Дело» - ЗАО «Электронные офисные системы»);

 

2) Русифицированные версии популярных западных систем (например, «DOCS Open» и т.д.);

 

3) Системы, разработанные  российскими фирмами с использованием  технологий Lotus notes.

 

Уровень автоматизации технологических  процессов работы с документами  сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с  приоритетными направлениями совершенствования  ДОУ.

 

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

 

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:

 

Централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над  документами на своих рабочих  местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

 

При переходе на работу с  электронными копиями документов полностью  исключить возможность их утери  и свести поиск документа к  запросу, выполняемому системой в течение  считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или  ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

 

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого  сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке  подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

 

Итак, важным условием совершенствования  деятельности секретарей в «Идел-Пресс» может встать организация АРМ «Секретаря» или внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

3.4 Рационализация деятельности  секретаря по документационному  обеспечению управления

 

Среди факторов, влияющих на повышение качества и эффективности  работы секретарей, одно из ведущих  мест занимает умение осуществлять аналитическую  переработку документов, информации. Важнейшим источником сведений для  проведения маркетинговых исследований, качественного менеджмента и  управления организацией является документографическая информация. Ее эффективное использование невозможно без упорядоченных документальных ресурсов, без предварительно проведенной обработки документов. Значимость аналитической обработки и переработки информации в работе секретаря объясняется увеличением потока документальной информации и необходимостью более оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. Осуществление таких процессов, как: анализ документа, поиск необходимых документов (выявление литературы), аннотирование, реферирование, обозрение, фактографирование – требует от секретаря определенной подготовки.

 

Сегодня секретарь, как и  любой информационный работник, выступает  посредником в системе «Документ (Д) – Потребитель (П) (руководитель)», занимается непосредственно информационно-документационным обслуживанием своего руководителя или аппарата управления.

 

Для эффективной реализации этой функции ему необходимо знать, какая информация (по содержанию) нужна  руководителю, и в какой форме  ее следует представить, чтобы руководитель в имеющееся у него время смог ее просмотреть. (Например: в виде списка литературы с аннотациями и рефератами на источники и т.д.).

 

В ходе посреднической деятельности в системе «Д - П» секретарь часто сталкивается с необходимостью справочно-информационного обслуживания, т. е. выдачей различных справок (фактографических, тематических). Осуществляя эту деятельность, он выступает как пользователем различных информационных служб, книготорговых организаций и т.д., так и субъектом, занимающимся непосредственно поиском информации и нахождением ответов.

 

Для успешной практической реализации этой схемы секретарям важно овладеть теоретическими и методическими  основами информационно-аналитического обслуживания руководителя.

 

Важным направлением совершенствования  деятельности секретаря является умение работать с различными источниками  документированной информации –  это умение правильно оценить  документ, быстро разобраться в его  структуре, взять и зафиксировать  в удобной форме все, что в  нем оказалось ценным и нужным.

 

Работа с документом –  процесс сложный. Обусловлено это, прежде всего тем, что чтение научно-литературных произведений (документов), в конечном счете, всегда связано с необходимостью усвоения каких-то новых понятий.

 

Умением работать с документами  обладают далеко не все. Наиболее частые ошибки здесь – отсутствие должной  целесообразности в чтении, недостаточное  использование справочного аппарата, нерациональная форма записи прочитанного. Все это снижает качество обработанной информации.

 

Для успешной посреднической деятельности в системе «Д - П» для секретарей важны знания в области аннотирования и реферирования документов.

 

Более целостное представление  о документе секретарь может  дать своему руководителю, используя  в своей деятельности основы аналитического свертывания.

 

Аннотация – краткая характеристика документа с точки зрения его  назначения, содержания, вида, формы  и других особенностей (ГОСТ 7.9-95).

 

Аннотации сегодня дифференцируются по самым разным признакам. Наиболее общая классификация их осуществляется по функциональному назначению и  по способу характеристики аннотированных документов.

 

Требования, предъявляемые  к аннотации, включают в себя требования к ее содержанию, форме, объему, изложены в ГОСТ 7.9 – 77, согласно которому:

 

Аннотация должна быть лаконичной (длинные аннотации не всегда дочитываются до конца), но в то же время достаточно конкретной, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т.д.,

вполне понятные без перечитывания. В аннотациях следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений. Если одно и то же понятие можно определить рядом синонимов, необходимо остановиться на наиболее употребительном. Надо избегать в аннотации лишних слов, которые без ущерба для смысла можно выбросить. Желательно соблюдать такое единство времени и единообразие глагольных форм, не следует начинать с предлога «о».

 

Аннотация не должна повторять  сведений, содержащихся в заглавиях, и перефразировать их.

 

Научная терминология, применяемая  в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Приводимые в библиографическом  описании малоизвестные и устаревшие термины или, термины, используемые только данным автором, следует пояснять.

 

Рекомендуемый средний объем  аннотации 500 печатных знаков.

 

Соблюдение выше рассмотренных  требований, значительно повысит  качество обработки документов.

 

Для специалиста – секретаря, работающего с документами, важно  знать, что процесс аннотирования  включает в себя следующие основные этапы:

 

анализ текста документа;

 

изучение дополнительных источников;

 

отбор сведений, характеризующих  существо данного произведения;

 

литературное оформление и редактирование аннотаций.

 

Анализ текста произведения. Прежде всего, определяется вид издания (моноиздание, сборник, часть многотомного или выпуск серийного издания). Устанавливается, какому вопросу, теме или области науки посвящено произведение. Обращается внимание на структуру издания, выявляются принципы группировки материала. Анализ формы изложения материала помогает при определении читательского адреса. С этой точки изучают, насколько полно, доступно и наглядно изложены вопросы.

 

При анализе отмечаются особенности  полиграфического исполнения и редакционно-издательского  оформления, в частности наличие  элементов научно-справочного аппарата. Помимо текста самого произведения секретарь-референт просматривает предисловие, вступительную  статью, примечания. Если сведений оказывается  недостаточно, следует обратиться к  дополнительным источникам.

 

Изучение дополнительных источников: рецензии, критические  статьи, критико-библиографические, исторические и историко-литературные работы. Выявляются эти источники с помощью справочных и библиографических изданий.