Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

В обязанности секретаря  в плане работы с документами  входит:

 

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции  для доклада руководству;

 

б) оформление (в том числе  печатание) и рассылка распределительных  документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

 

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений  и других документов;

 

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

 

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

 

е) подготовка и своевременная  рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

 

ё) прием и регистрация  заявлений, предложений и жалоб  от граждан;

 

ж) организация приемов  посетителей;

 

з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

 

В документационном обеспечении  управления (ДОУ) можно выделить три  группы документов:

 

а) внутренние (созданные  в организации и не выходящие  за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

 

б) входящие (поступающие  в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

 

в) исходящие (отправляемые в  другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

 

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

 

- прием и первичная  обработка поступающих в организацию  документов;

 

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

 

- регистрация;

 

-контроль за исполнением;

 

-информационно-справочная  работа;

 

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

 

- отправка.

 

Каждый из этапов может  быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

 

Секретарь как работник, занимающийся документационным обеспечением управленческого  аппарата, должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина  возврата.

 

Конверты от поступающих  документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично”  и в адрес общественных организаций.

 

Предварительное рассмотрение документов проводится секратрем с целью распределения поступивших документов на:

 

а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

 

б) направляемые непосредственно  в структурные подразделения  или конкретным исполнителям.

 

Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

 

На рассмотрение руководства  передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

 

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

 

На данном этапе документы  проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек  может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту  работу, повышая уровень профессионализма секретаря.

 

Как видим, информационно-документационное обеспечение- главная составляющая секретарской деятельности.

 

1.5 Обязанности секретаря по  бездокументному обслуживанию

 

Профессия секретаря требует  от человека, избравшего ее, высокой  подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему  может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых знаний не требуется.

 

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится  к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не Толька работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке

 

заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря  является хороший деловой контакт  с руководителем, умение выполнять  работу в стиле руководителя.

 

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

 

Одним из важных моментов в  деятельности секретаря являются взаимоотношения  руководитель - секретарь. Поскольку  секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять  работу в его стиле, быть глубоко  заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между  руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется  испытание временем совместной работы.

 

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная  беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

 

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений  руководителя и секретаря, которые  будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря  определенных усилий. С годами взаимоотношения  будет укрепляться и совершенствоваться.

 

Для того чтобы взаимоотношения  руководитель – секретарь успешно  развивались, важно научиться правильно  координировать совместную работу, устанавливать  регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические  условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

 

Следует учесть, что не все  руководители умеют рационально  планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у  руководителя потребность в планировании времени.

 

От того, насколько рационально  будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

 

Хороший секретарь считает  непреложной обязанностью проявлять  тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда  взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право  решения некоторых вопросов.

 

Одна из главных задач  секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем  и сотрудниками. Поскольку секретарь  является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для  создания благоприятных деловых  отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости  оказать помощь сотрудникам в  организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями  различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих  организаций. В некоторых случаях  секретарю приходится выступать  от имени руководителя. Очень важно  уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки  случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие  между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря  в сложных ситуациях, умения владеть  своими эмоциями, искусства ведения  деловой беседы.

 

В обязанности секретаря  входит выполнение таких работ, как  переговоры по телефону, организация  личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей  и беседы с ними, командировки.

 

Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и  от личных качеств секретаря, от его  оперативности.

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ  В ОАО ПОЛИГРАФИЧЕСКО-ИЗДАТЕЛЬСКОМ КОМПЛЕКСЕ «ИДЕЛ-ПРЕСС»

 

2.1 Анализ деятельности ПИК «Идел-пресс»

 

В апреле 1969 года началось строительство  издательства Татарского обкома КПСС (ТГЖИ) на улице Декабристов (ныне - ГУП  ПИК «Идел-Пресс»). Годом рождения и деятельности специализированного газетно-журнального полиграфическо-издательского комплекса Татарстана является 1971 год.

 

Уже 36 лет издательство является одним из крупнейших полиграфических  предприятий Поволжья выпускающим  периодические издания и более 6,5 миллионов экземпляров книг и  брошюр в год.

 

С 1963 по 1972 годы директором этого  газетно-журнального издательства был назначен Долгов Михаил Филиппович. Осенью 1972 года директорскую эстафету он передает Гаврилову Владимиру Александровичу. В то время в типографии и в управлении ТГЖИ работали не более 200 человек. Только авторитет и большой практический опыт В.А. Гаврилова позволили убедить партруководство республики, что нужно произвести замену печатных машин. В результате в делах были установлены высокопроизводительные ротационные и офсетные рулонные многокрасочные машины. Затем был расширен парк листовых офсетных машин, внедрены цветодетали.

 

1983 году ТГЖИ вошло в  десятку лучших партийных издательств страны. На сегодняшний день Владимир Александрович является исполнительным директором ГУП ПИК «Идел-Пресс», первым заместителем генерального директора предприятия.

 

В свое время, а именно с 1993 – по 1999 годы издательство возглавила – Дильбар Талиповна Хайруллина, так как В.А. Гаврилов был повышен в должности, а именно стал заместителем министра информации и печати РТ. За 7 лет директорства Д.Т. Хайруллиной в ТГЖИ были переоборудованы многие станки, а именно цветоделители, газетные, агрегатные и т.д. В газетном производстве был оснащен цех электронного набора. Это был резкий рывок вперед.

 

В настоящее время в  ПИК «Идел-Пресс» трудятся более 6000 человек. Предприятие является активным спонсором и в масштабах республики, города, Московского района Казани. Немалые суммы и печатная продукция ежегодно перечисляются и передаются в дар организациям, к примеру, районному Фонду социальной защиты, детским учреждениям. О социальной защите полиграфистов в «Идел-Пресс» не забывали на протяжении его истории никогда. Ценные идеи в «Идел-Пресс» поддерживают и воплощают оперативно и на премии не скупятся.

 

«Идел-Пресс» - одно из крупнейших полиграфических предприятий страны. В своей деятельности оно многократно увеличивало объемы производства, освоило передовые технологии, добилось высокого качества печати. Сегодня потенциал ПИК «Идел-Пресс» позволяет обеспечивать полиграфическими услугами многие регионы Поволжья и Центральной России. Благодаря стараниям умелых руководителей, издательство постоянно расширяло свою деятельность и покоряло все новые вершины. На сегодняшний день, не ограничиваясь изданием периодической прессы, оно превратилось в мощное издательство «Идел-Пресс», выпускающее современные, разнообразные издания, востребованные читающей публикой. Неоценима велика роль «Идел-Пресс» в сфере татарской книги.