Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

На сегодняшний день руководителем  предприятия, а именно генеральным  директором полиграфическо - издательского комплекса «Идел-Пресс» является кандидат исторических наук, заслуженный работник культуры РТ, член Союза журналистов РТ, Ахметзянов Ислам Галиахметович.

 

Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-прecc» (в дальнейшем именуемое Общество) является открытым акционированным обществом, созданным в соответствии с Федеральными законами «Об акционированных обществах» и «О приватизации государственного имущества». Общество создано в результате преобразования государственного унитарного предприятия «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс».

 

Полное фирменное наименование Общества - Открытое акционерное общество «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс». Сокращенное фирменное наименование общества - ОАО «ПИК «Идел-Пресс». Место нахождения общества - 420066, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Декабристов, Д. 2.

 

Общество филиалов и представительств не имеет.

 

Общество является юридическим  лицом. Общество имеет в собственности  обособленное имущество, учитываемое  на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

 

Учредительным документом Общества является его Устав.

 

Цели и предмет деятельности Общества - ОАО «ПИК «Идел-Пресс»:

 

Основной целью Общества является получение прибыли.

 

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенное  действующим законодательством.

 

Основными видами деятельности акционерного общества являются:

 

полиграфическая деятельность;

 

издательская деятельность;

 

-деятельность по производству  и реализации продуктов интеллектуальной  собственности, использование результатов  интеллектуальной деятельности;

 

деятельность в области  связи, оказание услуг местной телефонной связи;

 

осуществление внешнеэкономических  операций;

 

эксплуатация пожароопасных  производственных объектов;

 

транспортная деятельность;

 

деятельность по обеспечению  устойчивого и всестороннего  развития общества в условиях рыночной экономики, включая деятельность по внедрению прогрессивных форм организации  и управления производственным процессом  для обеспечения эффективного использования  и развития производственного, научно-технического, кадрового и экономического потенциалов  Общества;

 

- исследовательская, маркетинговая,  финансовая, инновационная, производственная, строительная, информационная, рекламная,  торговая, посредническая, медицинская  и иные виды деятельности, необходимые  для эффективного и рационального  достижения целей, определенных  настоящим Уставом.

 

Одним из важных документов данного Общества является не только Устав, но и коллективный договор.

 

Сторонами настоящего коллективного  договора являются: открытое акционерное  общество «Полиграфическо-издательский комплекс «Идел-Пресс» в лице генерального директора Ахметзянова Ислама Галиахметовича, действующего на основании Устава, именуемое далее «Работодатель», и работники предприятия в лице профсоюзного комитета ОАО «ПИК «Идел-Пресс», именуемого в дальнейшем «Представительный орган работников», уполномоченного собранием коллектива работников ОАО «ПИК «Идел-Пресс».

 

Коллективный договор  разработан в соответствии с требованиями трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», законами

 

Республики Татарстан  «О профессиональных союзах», «Об органах социального партнерства в Республики Татарстан», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан. Настоящий коллективный договор ОАО ПИК «Идел-Пресс» заключен в целях обеспечения соблюдения социальных и трудовых гарантий работников, создания благоприятных условий деятельности предприятия; направлен на повышения социальной защищенности работников, на обеспечении стабильности и эффективности предприятия, а также на повышение взаимной ответственности сторон, улучшение деятельности предприятия, выполнение требований законодательства о труде и настоящего договора.

 

Настоящий коллективный договор  является правовым актом, регулирующим социально-трудовые, экономические  и профессиональные отношения на предприятии и заключаемым работодателем  и работниками в лице их представителей в целях обеспечения социальных и трудовых прав и гарантий работников, повышения жизненного уровня работников и членов их семей на основе согласования взаимных интересов сторон.

 

Настоящий коллективный договор  распространяется:

 

на всех работников коллектива;

 

на членов семей работающих и неработающих пенсионеров, вышедших на пенсию с данной организации (в  части социально оговоренных  льгот).

 

Приложение к коллективному  договору являются его неотъемлемой частью. Коллективный договор заключен сроком на три года и вступает в  силу со дня подписания его сторонами, сохраняет свое действие в течение  всего срока.

 

Работодатель и работники  обеспечивают деятельность предприятия  в соответствии с Уставом, должностными инструкциями, соблюдая нормы и правила  внутреннего распорядка.

 

Работодатель обязуется:

 

- признавать Профсоюзный  комитет единственным представителем  трудового коллектива, ведущим коллективные  переговоры при подготовке и  заключении коллективного договора, предоставляющим интересы работников  в области труда и связанных  с трудом других социально-экономических  отношений: вопросов оплаты труда,  продолжительность рабочего времени,  условий и охраны труда, предоставления отпусков, жилья, социально-бытовых льгот и гарантий членам коллектива, разрешения трудовых споров;

 

- соблюдать условия данного  договора, выполнять его положения;

 

- знакомить с коллективным  договором, другими нормативными  правовыми актами, принятыми в  соответствии с его полномочиями, всех работников организации,  а также всех вновь поступающих  работников при их приеме на  работу.

 

Изменения и дополнение трудового  коллективного договора в течение  срока его действия производится в порядке, установленном сторонами  в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными  федеральными законами. Трудовые отношения  между работником и Работодателем  регулируется трудовым договором, заключенным  в письменной форме, в соответствии с трудовым законодательством, и  настоящим коллективным договором, (гл. гл. 10, 11, ст.ст. 303, 304 ТК РФ).

 

2.2 Законодательная и нормативно-методическая  база, регламентирующая деятельность  секретаря ПИК «Идел-Пресс»

 

секретарь документационный управление референт

 

В ходе нашего дипломного проектного исследования нами была изучена деятельность секретарей ПИК «Идел-Пресс». Анализ деятельности секретарей показал, что сегодня они в своей деятельности как работники службы ДОУ при составлении и организации работы с документами руководствуются комплексом законодательных и нормативных актов в сфере информации и документации.

 

Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности –  это совокупность законов, нормативных  и методических документов, регламентирующих деятельность ПИК «Идел-Пресс», технологию создания документов и их использования в текущей деятельности.

 

Секретари ПИК «Идел-Пресс» осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями и пр. субъектов Российской Федерации, а также другими нормативными актами (см. список литературы).

 

Секретари ПИК «Идел-Пресс» при документировании и организации работы с документами руководствуются следующими законодательными и нормативными актами:

 

законодательными актами Российской Федерации в сфере  информации и документации (ФЗ Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ «Об участии в международном информационном обмене», называвшийся выше Закон Российской Федерации «О языках народов РФ» и др.);

 

указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями  Правительства Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», Распоряжение Правительства Российской Федерации «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу» и т.д.);

 

нормативными документами  федеральных органов исполнительной власти, регламентирующими вопросы  документационного обеспечения  управления («Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), типовые инструкции по делопроизводству, «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» и пр.);

 

государственными стандартами, связанными с делопроизводством  и системой документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”; ГОСТ 6.10-88. “Унифицированные системы документации. Основные положения”; Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);

 

организационно-распорядительными  документами (ОРД), издаваемые руководством ПИК (уставы, положения, должностные  инструкции другие распорядительные документы  и др.).

 

Кроме перечисленных документов для ПИК «Идел-Пресс» важными являются законодательные акты по издательской и книготорговой деятельности. Так как секретарями обследуемого нами общества при документировании руководствуются и этими правовыми актами.

 

Наряду, перечисленными выше правовыми актами в своей деятельности секретари «Идел-Прсс» руководствуются следующими документами:

 

- Инструкцией по делопроизводству  ПИК «Идел-Пресс», которая способствует решению технологических задач документирования;

 

- ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

 

- Уставом ПИК «Идел-Пресс»;

 

- распорядительными документами руководства и т.п.

 

Секретари ПИК осуществляют свою деятельность на основе Устава, в  которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права  их руководителей.

 

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные  обязанности работников фирмы и  квалификационные требования к ним  закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Однако, оказалось, что должностной инструкции на секретаря в ПИК отсутствует.

 

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари данной организации ведут  полностью делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции  секретаря руководителя, секретаря  стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря ПИК характеризуется  широтой и разнообразием выполняемых  функций и операций, об этом свидетельствует  анализ должностных инструкций на секретарей.

 

Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации документного и бездокументного обслуживания секретаря. Образец инструкции представлен в приложении 1.

 

Как видим, секретари ПИК  при документационном обеспечении  управленческой деятельности и организации  бездокументного обслуживания руководствуются основными законодательными и нормативными документами.

 

2.3 Социальный портрет секретаря  «Идел-Пресс»

 

Отечественный опыт подготовки секретарей на сегодняшний день не богат. Поскольку вплоть до 90-х годов  к ним предъявлялись в основном требования как к техническим  исполнителям, но в последнее время  ситуация изменилась. Об этом свидетельствуют  полученные нами результаты дипломного исследования.

 

В ходе работы над дипломным  проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений «Идел-Пресс». В обследуемую группу попали секретари всех структурных подразделений - 10 человек. Это заведующий секретариатом, помощник руководителя, секретари, секретари-машинисты, секретари-стенографистки.

 

Результаты исследования показали, что 80% респондентов, принявших  участие в опросе, имеют высшее образование, а остальные 20% получают высшее образование в вузах г. Казани.

 

Высшее образование респонденты  получали и получают в следующих  вузах Казани:

 

- Казанский государственный  университет;

 

- Институт экономики, управления  и права;

 

- Казанский химико-технологический  университет

 

- Российский государственный  гуманитарный университет; и т.п.

 

В обследуемую группу попали следующие сотрудники секретариата ПИК «Идел-Пресс»:

 

- заведующая секретариатом организует и обеспечивает работу секретариата (осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения; разрабатывает инструкцию по делопроизводству; осуществляет методическое руководство делопроизводством в пределах данной организации и т.п.);

 

- помощник руководителя, который осуществляет работу  по организационно-техническому  обеспечению административно-распоряди-тельной деятельности руководителя предприятия; принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимает документы на подпись руководителя и т.п.;

 

- секретари, которые выполняют  технические функции по обеспечению  работы руководителя организации  или ее подразделений; получают  для руководителя информацию  от работников подразделений,  вызывают их по его поручению,  организуют телефонные переговоры  руководителя; принимают и передают  телефонограммы, осуществляют работу  по подготовке заседаний или  совещаний, проводимых руководителем,  ведут и оформляют протоколы;  передают и принимают информацию  по приемно-переговорным устройствам; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляют ее систематизацию в соответствии с принятыми в организации порядком и передают после ее рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования и т.п.;