Формирование логистической системы предприятия – производителя пластмассовых изделий

Примечание − Источник: собственная разработка по данным предприятия

Также часто распространённой ошибкой является игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара – его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат – рост пересортицы на складе.

 Проблема приёмки  товара при расхождениях в  наименованиях номенклатурных позиций  в справочниках учётных систем  поставщика и получателя.

Достаточно медленно внедряется практика приёма товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учётной системе приходным накладным. Препятствия внедрению, на наш взгляд – преувеличение сложностей коммуникации между поставщиком и ООО «СТРОЙПРОЕКТ», и инертность персонала (получить заранее накладную от поставщика – возможно практически всегда, например, по факсу). Если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учётной системе происходит после приёма товара на основании переданных со склада документов – ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате, возникнет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка. Достигаемые после внедрения преимущества: неизбежные (вопрос только в частоте возникновения) ошибки ручного ввода документов в учётную систему будут обнаружены на этапе приёма товара и исправлены с минимальными усилиями; на этапе приёма и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной; игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например – цветовой) пересортицу на складе; немаловажный фактор – преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика – также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.

 Проблема оформления  документов «задним числом» и  повторного проведения всех документов  в базе, положительные и отрицательные остатки товарно-материальных ценностей.

Рассмотрим ещё одну распространённую и очень болезненную проблему как проведение документов «задним числом». Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта - это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации – документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Само собой, такой процесс расчёта - достаточно длительная процедура. Для ускорения его существуют такие инструменты, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности - это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать «Отчёт по остаткам товаров» на момент тоски актуальности и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.

Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент точки актуальности, необходимо пересчитать все «приходы» и «расходы» от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только «приходы» и «расходы» с начала отчётного периода (обычно – месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия – это совокупность товарно-материальных ценностей одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий – это предоставление информации о движении конкретных товарно-материальных ценностей, и возможность разделить поступления их на склад по различным признакам.

Пример -

01.04.11 в цех принят  материал «Крепёжные элементы» 215 шт.,

15.04.11 было повторное  поступление этого же материала 120 шт., но от другого поставщика  и по другой цене.

За период с 01.04.11 по 30.04.11 было передано в строительную организацию для монтажа труб и сантехнического оборудования 250 единиц товара.

Материал от первого поступления 01.04.11 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся неиспользованный материал.

Для того чтобы узнать, сколько осталось единиц материала от первого поступления, нужно просто посмотреть движение материала по первой партии от 01.04.11 и сравнить расход с приходом.

Зачастую сотрудники недопустимо халатно относятся к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные с движением и списанием материалов, или несвоевременно их изменяют.

Обычно списание материалов по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени поставок). Если в одно время было два поступления одинакового материальных ценностей от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада списывается весь материал от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).

Всё это приводит к  изменениям и проводке документов задним числом.

Наиболее простое и эффективное решение проблемы положительных и отрицательных остатков – запретить какие-либо изменения остатков перед точкой актуальности. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости «исправить» движение по товару – создаётся отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей точки актуальности.

 Проблема работы в  распределённой базе.

Если учётная база является распределённой, то возникают коллизии и «накладывания» одних проводок на другие, с замещением корректных документов некорректными. Например: с материального склада отправляется товар на склад готовой продукции. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удалённой проходит каждый час. Расстояние между складами небольшое, и доставка материалов осуществляется за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения материальных ценностей: создаётся перечень материалов  перемещаемых с материального склада на склад готовой продукции. А  после его перемещения товар списывается с материального склада. На складе готовой продукции учитывается товар, перемещаемый между складами предприятия. Проводить перемещение с материального склада   необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки данного склада для дальнейшего формирования документов на перемещение.

Складу готовой продукции для принятия товара нужно создать «подчинённое перемещение» от материального склада  и провести его по учётной системе. Тогда товар по учёту перемещается с материального склада на склад готовой продукции и становится доступен к реализации.

На материальном складе сформировали документ перемещения товаров на склад готовой продукции  и провели списание по учётной системе, но товар ещё не отобрали. В базе склада готовой продукции документ виден, как уже проведённый. В течение следующих 30 мин на материальном складе отобран товар, но на складе готовой продукции  были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад готовой продукции. Склад готовой продукции ещё не получил с синхронизацией измененный документ в свою учётную систему. В результате «человеческого фактора» (не сверены реквизиты накладной – сумма, количество позиций, количество штук) – сотрудник склада готовой продукции подтверждает приём товара в учётной системе по старому варианту перемещения и создаёт соответствующий документ на списание. После синхронизации – на обоих складах перемещения не совпадают, на материальном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в документе на материальном складе. В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учётной системы, с многочисленными изменениями уже проведённых документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям. Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учёта, могут иметь следующие статусы:

- запланирован – документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например, менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

- выполняется – начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа – корректировки может вносить только сотрудник склада. Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

- завершён – задание выполнено, сотрудник  склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, сотрудник склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приёма товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «маркеров» или «галочек» в полях документа.

Так как практика резервирования товара на складах ООО «СТРОЙПРОЕКТ» не применяется исходя из операционной политики предприятия, предлагаю использовать практику резервирования товара, которая имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. При резервировании товара может использоваться так называемое «жёсткое» и «мягкое» резервирование. «Жёсткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определённому количеству определённой партии. В совмещении с практикой FIFO – в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или – склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаю, что предпочтительнее для ООО «СТРОЙПРОЕКТ» использовать «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определённой партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара – данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учёта.

В заключение к сказанному хочется ещё раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учётные системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон. Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и всё будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить большие деньги, но в ней всё равно будут работать люди, которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

3.2 Регулирование запасов в системе складов с использованием АВС-XYZ анализа

Строительное производство имеет свою специфику. Она заключается в:

- сезонности  работы. ООО «СТРОЙПРОЕКТ» производит  строительные работы с мая  по ноябрь месяц включительно. Оставшееся время предприятие  занимается строительством внутренних санитарных систем и сетей.

- ограниченности  номенклатуры используемых материалов. Для производства строительно-монтажных  работ необходимы песок, трубы, битум, железобетонные изделия, растворы  и др. и отсутствие какого-либо  из этих материалов может привести к остановке производства;

- ограничениях  на размер поставки партий  материалов. Поставка песка и  железобетона производится автомобильным  транспортом, который может вместить  в себя 10-15тонн. Поставка цементных  и бетонных растворов производиться цементовозами, которые имеют ограничения по емкости, и сроку использования продукции.

- ограничениях  на размер хранимых материалов.

Предприятия стремятся увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затратах на содержание запасов получить наибольший объём продажи и следовательно, прибыли. Важным вопросом в решении проблемы ускорения товарооборота является оптимизация схемы складирования. Для этого, ООО «СТРОЙПРОЕКТ» предлагается  использовать метод АВС: А - товары, которые наиболее часто требуются, размещают в самой близости от мест погрузки/разгрузки; В - товары которые используются не так часто, как товары группы А, размещаются в центре склада; С - наименее спрашиваемые товары, которые располагаются на самых дальних участках склада. Стратегически правильно располагать складские помещения в непосредственной близости от потребителя, это ко всему прочему повышает эффект применение метода АВС. Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро сталкиваются с проблемами большой номенклатуры. Без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из наименований товаров невозможно.

Компьютерная система должна обеспечивать проведение объёмно-стоимостного АВС-анализа и автоматически рассчитывать оптимальные объёмы заказов.

Порядок проведения ABC-анализа включает в себя три этапа. На первом этапе происходит выбор критерия классификации. Основной стратегией продаж предприятия является повышение уровня обслуживания и рост прибыли от реализации. В связи с этим, основным критерием ABC-классификации был выбран объем прибыли за 2011 г. в разрезе всех товарных групп, реализуемых ООО «СТРОЙПРОЕКТ».