Организация закупочной логистики на предприятии ОАО «Знамя индустриализации»

ЧИВпр – число случаев изменения времени поставки по вине перевозчика.

             4

ИВпр=--- * 100=3,96

            101

Можно отметить, что показатель надежности отличается от показателя времени лучшими показателями, за счет предоставления поставщиками материальных ресурсов хорошего качества. Средний балл по этому показателю не превышает 4.

Эффективность работы службы снабжения ОАО «Знамя индустриализации» можно оценить также следующими показателями:

- доля закупок, совершенных  вовремя, формула (2.9):

                                                       ПВ

ЗВ=--- * 100, (2.9)

                                                      ЧП

Где: ЗВ – доля закупок совершенных вовремя;

ПВ – число поставок произведенных вовремя.

      97

ЗВ=--- * 100=96.

      101

- число ситуаций, когда нужного материального ресурса не оказалось на складе, что повлекло сбой в графике производства:

ОП=2,

- доля обслуженных заявок  в числе полученных, которая рассчитывается по формуле (2.10):

                                                  ЧОЗ

ОЗ= --- * 100, (2.10)

                                                  ЧПЗ

где ОЗ – доля обслуженных заявок в числе полученных;

ЧОЗ – число обслуженных заявок;

ЧПЗ – число полученных заявок.

      Тогда доля обслуженных заявок в числе полученных составит:

        63

ОЗ= --- * 100=94.

        67

Из проведенных расчетов, следует вывод, что система закупок ОАО «Знамя индустриализации» не является совершенной, так как в рассматриваемом периоде происходили сбои в графике производства продукции, то есть нужного материального ресурса не оказалось на складе 2 раза, что является немаловажным показателем в оценке деятельности службы снабжения.

Количество отказов поставщиков от поставки равняется двум – это указывает на то, что отдел закупок и поставщик не смогли сойтись в условиях поставки.

Однако, экономия, которую достигли менеджеры отдела снабжения посредством скидок, является немаловажным показателем эффективности системы закупок и позволяет сократить себестоимость и повысить конкурентоспособность готовой продукции ОАО «Знамя индустриализации» на рынке.

Неизбежное постоянное усложнение систем, создаваемых человеком - искусственных организационно - технических систем в первую очередь - в разных областях деятельности, привело к осознанию необходимости предвидеть результаты длительных и дорогостоящих работ по их созданию и к поиску инструментария для этого. Этот поиск шёл в направлении обретения способности увидеть и оценить функционирование создаваемой системы раньше, чем она будет создана физически. Решение этой задачи связано с технологией моделирования работы систем.

Целью моделирования является создание точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними. Одной из наиболее распространенных методологий для создания функциональных моделей (описаний) сложных систем и процессов является методология IDEF0, для построения данной модели мы используем программный продукт BPwin [31, с. 4].

Целью построения функциональной модели процесса является необходимое и достаточное формализованное описание всех подпроцессов, из которых состоит моделируемый процесс, а также характера взаимосвязей между ними. Будучи построенной, такая модель способна обеспечить полное представление как о функционировании исследуемого процесса, так и о всех имеющих в нем место потоках информации и материалов.

Функциональная модель отражает функциональную структуру системы процессов, составляющих деятельность организации. Она используется для формализации знаний о структуре деятельности организации, анализа деятельности «как есть», выявления «узких мест» и проектирования функциональной структуры «как должно быть» [31, с. 10].

Целью создания модели процесса материально-технического снабжения предприятия, является совершенствование деятельности организации в данном направлении: сокращение временных затрат на поиск поставщиков и доставку ресурсов, а также сокращение финансовых затрат на организацию процесса.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач, таких как, детальное изучение предметной области рассматриваемого процесса, разработка функциональной модели и сценариев, возможных вариантов проведения процесса, оптимизация процесса снабжения и создание на основе выполненных разработок связи с базой данных [30, с. 197].

Построение модели начинается с описания функционирования компании (системы) или отдельной ее части в целом в виде контекстной диаграммы. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Таким образом, определим исходные данные для построения функциональной модели процесса в соответствии со стандартом предприятия ОАО «Знамя индустриализации».

Основными потоками контекстной диаграммы являются:

• К входам процесса по осуществлению закупок относят: планы закупки прошлых лет; информация от потенциальных поставщиков; заказы текущих закупок; заказ-наряды; итоги продаж прошлых лет; данные о планируемых моделях.
• Ресурсы для организации процесса закупки: персонал ОАО «Знамя индустриализации», формирующий плановую потребность в продукции; производственные и складские помещения; оборудование, необходимое для обновления и развития процессов предприятия; средства измерения и контроля; транспорт.
• Выходы процесса закупки: закупленная продукция; номенклатура продукции; отчеты о выборе поставщиков; реестр поставщиков; прибыль; сертификаты соответствия; сведения о входном контроле закупленной продукции.
• Управляющие потоки: НД РБ по сертификации продукции; требования законодательства РБ по таможенному управлению; СТП ЗИ-Д-7.4.1-01-2007.

На основании стандарта построим контекстную диаграмму процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации», представленную на рисунке 2.2.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называется диаграмма декомпозиции. 

Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма процесса закупок*

*Составлено автором

В ходе декомпозиции процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации» выделим следующие процессы первого уровня: планирование закупки; выявление и оценка поставщиков; заключение контрактов; таможенное оформление и сертификация; доставка и верификация продукции. Соответствующая диаграмма декомпозиции процесса закупок на ОАО «Знамя индустриализации» приведена на рисунке 2.3.

На первом этапе происходит определение потребности в материале, определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.  Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале.

Рисунок 2.3 – Диаграмма декомпозиции процесса закупок

*Составлено автором

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Далее  исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

На втором этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела материально-технического обеспечения ОАО «Знамя индустриализации» составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

На третьем этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления  контракта.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику. В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором определены условия выполнения процедуры закупки. Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Помимо такой процедуры как таможенное оформление ОАО «Знамя индустриализации» при закупке материалов у иностранных государств проводит и сертификацию продукции. Для этих целей разработана система норм, позволяющая унифицировать качество товаров, защитить потребителя от плохой продукции. Сертификация товара подтверждает соответствие характеристик товара стандартам качества.

На пятом этапе в соответствии с условиями поставки по договору, предприятие принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала, специалистами функционального отдела ОАО «Знамя индустриализации» проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

В случае невыполнения поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

После приёмки груза ОАО «Знамя индустриализации» производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: идентификатор материала; дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка; количество; краткое описание материала; цели закупки (внутреннее или внешнее потребление). Далее производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Проведенный анализ хода процесса выявил значительные несоответствия между подразделениями, занимающимися материально-техническим снабжением. Причиной этого может являться несогласованность действий руководителей.

В управление закупками можно добавить блок «Контроль за выполнением договора», который необходим для сбора статистики по работе с поставщиками и анализа выполнения поставщиками своих обязательств. Также необходимо изменить систему правил, используемых на предприятии для модификации должностных инструкций сотрудников.

Таким образом, функциональная модель позволяет четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после реинжиниринга.

3. Предложения  по совершенствованию закупочной  деятельности предприятия ОАО «Знамя индустриализации»

 

3.1 Мероприятия  по повышению эффективности системы  закупок ОАО «Знамя индустриализации»

 

Недостаток запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции.

Недостаток производственных запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов.

Поэтому работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, объемах запасов и оборотных средств позволяет оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии.

Данная информация позволяет решить на предприятии ОАО «Знамя индустриализации» следующий комплекс задач:

- выявить дефицитные позиции  запасов:

- выбрать позиции материальных  ресурсов, по которым сформировались  лишние запасы и их можно  использовать;

- оценить обеспеченность  запасами и их структуру;

- определить потребность  в финансовых ресурсах для  обеспечения необходимых поставок  запасов в плановом периоде и т.д.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.