Ағылшын іскерлік тілін қарым қатынаста қолдану

• Қарым қатынас бұл адамның өзіндік іс әрекеті;
• Қарым қатынас адамның өзге іс әрекет түрлерінің атрибуты ретінде;
• Қарым қатынас субъекттердің өзара әрекеттесуі ретінде.

А.Н. Леонтьев   қарым қатынасты «коммуникативті іс әрекет» ретінде белгілейді және негізгі құрылымдық компоненттерін былай қарастырады:

Қатынас пәні/заты – ол басқа адам, қатынас жасаудағы әріптес, субъект ретінде;

қатынас қажеттігі адамның басқа адамдарды танып, оларға баға берудің талпынысынан туындайды, ал сол арқылы өзін өзі тануға және өзіне баға беруге тырысады;

коммуникативті мотивтер – қарым қатынас болуының себебі;

қатынастың әсері – қарым қатынас іс әркетінің бірліктері, өзге адамға бағытталған бүтін акт (қатынас әсерінің екі негізгі категориясы – ынталы және жауап қайтару);

қатынастың мақсаты – белгілі бір қарым қатынас жағдайында нақты мақсатқа жетуге бағытталған қатынас үрдісінде жасалатын түрлі іс әрекеттер;

қатынас құралдары – қатынас әрекетін орындауға көмектесетін операциялар;

қатынас өнімі – қатынасты құрайтын материалды және рухани сипаттардың құрылуы. [Деятельность. Сознание. Личность. 1975]

  Қарым қатынастың мазмұны көп түрлі, ол мыналарда көрінеді:

1. Ақпаратты бір адамнан екінші беру.
2. Әріптестердің бір бірін қарым қатынас бойынша қабылдауы.
3. Қарым қатынас нәтижесі бойынша әріптестердің өзара бағалауы.
4. Қарым қатынас нәтижесі бойынша әріптестердің өзара әсер етуі.
5. Әріптестердің өзара әрекеттесуі.
6. Топтық немесе жаппай қызметті басқару және т.б

Қарым қатынас қызметтерін мазмұнына байланысты бөледі.

1. Аспапты қызмет қарым қатынасты басқарудың әлеуметтік механизмі және іс әрекетті іс жүзіне асыруға қажетті ақпаратты берумен сипатталады.
2. Интегративті қызмет қарым қатынасты адамдардың өзара әрекеттесу құралы ретінде анықтайды.
3. Өзін білдіру қызметі қарым қатынасты психологиялық контекстті өзара түсіністік ретінде анықтайды.
4. Хабарлау қызметі – нақты іс әрекетті, бағаны және т.б. беру қызметін атқарады.
5. Экспрессивті – өзара түсіністік және эмоциональдық күйі қызмет.
6. Әлеуметтік бақылау қызметі – мінез құлық және іс әрекет регламентациясы.
7. Әлеуметтену қызметі – қабылданған ережелер мен нормаларға және т.б. байланысты қоғам арасында өзара әрекеттесу дағдыларын құру (біріккен әрекетті ұйымдастыру, адамдардың бір бірін тану, тұлғаралық қарым қатынасты құру және дамыту).next. After these preliminaries, the main idea is introduced. If the letter contains bad ne         

1.2. Іскери қарым  – қатынас түрлері

 

1. The types description

 

The primary tools for communicating information in business include e-mail messages, memos, letters, reports, phone calls, meetings, and conversations. To determine which is the best to use in a given situation, start by asking yourself the following questions:

· How much information do I have to pass along?

· How many people will receive the message?

· How quickly does it need to reach them?

· How much time do the recipients need to respond to it?

· How formal should the presentation be?

· Is the message confidential?

· How are people likely to respond to it?

 

                                                    E-mail Messages

Because of its speed and informality, e-mail is ideal for routine communication between coworkers. For instance, an e-mail message is usually the best means of announcing a new policy, introducing a recent hire, informing colleagues of a meeting time, and reminding an employee of an approaching deadline.

        E-mail messages are also useful for day-to-day or extremely timely exchanges with people outside the company. Because of their low cost, they often are preferred for communicating with overseas contacts.

 

                                                              Memos 
Although e-mail messages are now used instead of memos for most intercompany communication, memos are still suitable for notes sent to people higher in the company hierarchy, especially in conservative companies.

The memo is also appropriate for lengthy, formal communications to coworkers that may eventually be circulated to your supervisors or to contacts in other companies.

 

                                                              Letters 
The letter is now used primarily for formal correspondence with clients, customers, and others outside the company, particularly people you have not met.

Imagine, for instance, that you need to ask for advice or information from someone you do not know personally. The person will likely give a letter more attention than an e-mail message because a letter conveys an added element of formality and courtesy.

                                                             Reports 
A complex document of more than ten pages, especially one that will be shown to outside contacts, is best presented as a report. A routine report can be easily produced using a word processor and a laser printer. Important reports for potential clients, stockholders, or others you might want to impress usually should be professionally designed and printed, often in full color on heavy or glossy paper.

 

                           Phone Calls, Conversations, and Meetings 
The main advantage of a phone conversation is that it allows both parties to respond to each other immediately. If you and a coworker have several questions for each other, asking them in a single phone call is usually less time-consuming than exchanging a long series of e-mail messages.

Personal matters or topics that might elicit a highly emotional response are best discussed in person. As common sense will tell you, sending an e-mail or memo reading “You’re fired!” is not the most delicate or responsible way of dealing with a difficult situation.

Face-to-face meetings are usually the safest way of communicating confidential information. Meetings are also useful when a quick group decision is needed on a particular problem or issue. Important side benefits of meetings are that they allow employees in different departments or divisions to become acquainted and can often foster a sense of shared mission among coworkers.

 

2. Business writing

 

Intercultural business writing falls into the same general categories as other forms of business writing. How you handle these categories depends on the subject and purpose of your message, the relationship between you and the reader, and the customs of the person to whom the message is addressed.

 

Letters

Letters are the most common form of intercultural business correspondence. They serve the same purposes and follow the same basic organizational plans (direct and indirect) as letters you would send within your own country. Unless you are personally fluent in the language of the intended readers, you should ordinarily write your letters in English or have them translated by a professional translator. If you and the reader speak different languages, be especially concerned with achieving clarity:

• Use short, precise words that say exactly what you mean.

• Rely on specific terms to explain your points. Avoid abstractions altogether, or illustrate them with concrete examples.

• Stay away from slang, jargon, and buzz words. Such words rarely translate well. Nor do idioms and figurative expressions. Abbreviations, tscfo-nyms (such as NOKAI) and CAD/CAM), and North American product names may also lead to confusion.

• Construct sentences that are shorter and simpler than those you might use when writing to someone fluent in English.

• Use short paragraphs. Each paragraph should stick to one topic and be no more than eight to ten lines.

• Help readers follow your train of thought by using transitional devices. Precede related points with expressions like in addition and first, second, third.

• Use numbers, visual aids, and pre-printed forms to clarify your message. These devices are generally understood in most cultures.

Your word choice should also reflect the relationship between you and the reader. In general, be somewhat more formal than you would be in writing to people in your own culture. In many other cultures, people use a more elaborate, old-fashioned style, and you should gear your letters to their expectations. However, do not carry formality to extremes, or you will sound unnatural.

In terms of format, the two most common approaches for intercultural business letters are the block style (with blocked paragraphs) and the modified block style (with indented paragraphs). You may use either the American format for dates (with the month, day, and year, in that order) or the European style (with the day before the month and year). For the salutation, use Dear (Title/Last Name). Close the letter with Sincerely or Sincerely yours, and sign it personally.

If you correspond frequently with people in foreign countries, your letterhead should include the name of your country and cable or telex information. Send your letters by air mail, and ask that responses be sent that way as well.

Check the postage too; rates for sending mail to most other countries are not the same as rates for sending it within your own.

In the letters you receive, you will notice that people in other countries use different techniques for their correspondence. If you are aware of some of these practices, you will be able to concentrate on the message without passing judgement on the writers. Their approaches are not good or bad, just different.

The Japanese, for example, are slow to come to the point. Their letters typically begin with a remark about the season or weather. This is followed by an inquiry about your health or congratulations on your prosperity. A note of thanks for your patronage might come ws, the Japanese begin not with a buffer, but with apologies for disappointing you.

Letters from Latin America look different too. Instead of using letterhead stationery, Latin American companies use a cover page with their printed seal in the centre. Their letters appear to be longer, because they use much wider margins.

 

Memos and reports

Memos and reports sent overseas fall into two general categories: those written to and from subsidiaries, branches, or joint venture partners and those written to clients or other outsiders. When the memo or report has an internal audience, the style may differ only slightly from that of a memo or report written for internal use in North America. Because sender and recipient have a working relationship and share a common frame of reference, many of the language and cultural barriers that lead to misunderstandings have already been overcome. However, if the reader's native language is not English, you should take extra care to ensure clarity: Use concrete and explicit words, simple and direct sentences, short paragraphs, headings, and many transitional devices.

If the memo or report is written for an external audience, the style of the document should be relatively formal and impersonal. If possible, the format should be like that of reports typically prepared or received by the audience. In the case of long, formal reports, it is also useful to discuss reporting requirements and expectations with the recipient beforehand and to submit a preliminary draft for comments before delivering the final report.

 

Other documents

Many international transactions involve shipping and receiving goods. A number of special-purpose documents are required to handle these transactions: price quotations, invoices, bills of lading, time drafts, letters of credit, correspondence with international freight forwarders, packing lists, shipping documents, and collection documents. Many of these documents are standard forms; you simply fill in the data as clearly and accurately as possible in the spaces provided. Samples are ordinarily available in a company's files if it frequently does business abroad. If not, you may obtain descriptions of the necessary documentation from the United States Department of Commerce, International Trade Administration, Washington, D.C., 20230. (For Canadian information, contact the Department of External Affairs, Trade Division, Ottawa, Ontario, K1A OG2.)

When preparing forms, pay particular attention to the method you use for stating weights and measures and money values. The preferred method is to use the other country's system of measurement and its currency values for documenting the transaction; however, if your company uses U.S. or Canadian weights, measures, and dollars, you should follow that policy. Check any conversion calculations carefully.

          1.3. Іскерлік лексиканың ерекшеліктері.

Сөйлесім – тілдік құралдар арқылы негізгі ережелерге негізделген қарым қатынас түрі екені баршаға мәлім. Қазіргі сөйлесім бір мезетте пайда бола қалған жоқ, ол ұзақ уақыт бойы қалыптасты және әлі де қалыптасып келе жатыр.

Қазіргі заманда сөйлесім кез келген адам өмірінің маңызды бөлігін құрайды. Сөйлесім арұылы біз қоршаған ортан танып-білеміз, бір-бірімізбен білім мен тәжірибе алмасамыз, оларды болашақ ұрпаққа жеткізу үшін жинақтаймыз.

Дүние жүзіндегі ең кең тараған қарым қатынас түрі – іскерлік қарым қатынас, оның негізінде адамдар іскерлік ақпарат және жұмыс тәжірибесімен алмасады. Негізінен, іскерлік қатынастың мақсаты нақты қорытындыға жету, белгілі бір мәселені шешу болып табылады.Іскерлік қатынасты шартты түрде екіге бөлуге болады: тікелей/тура (яғни тікелей байланыс) және жанама (қатынас үрдісінде ара-қашықтық-уақыттық дистанция болады; мысал ретінде хат, телефонмен сөйлесу, іскерлік хаттаманы, т.б. жатқызуға болады). Тура қатынас – ауызекі қарым қатынастың бір түрі, ал жанама болса жазбаша қарым қатынастың түрі болып табылады.

Әрине, тура қарым қатынас эмоционалды әсер мен сендіру арқылы көбірек нәтижелі болады, ал жанама ондай жақсы нәтиже бере алмайды. Онда білгілі бір әлеуметтік-психологиялық механизмдер жүреді. Тура қатынас негізінен әңгіме, келіссөз, мәжіліс, халық алдында сөйлеу ретінде келеді. Мұндай қатынас диаолгтік те, монологтік те болуы ықтимал. Жанама қатынас болса, негізінен сыртқы іскерлік келіссөз және ішкі немесе қызметтік іскерлік хаттама болады.

Іскерлік қатынастың бейресми ең басты айырмашылығы, іскерлік қатынас үрдісінде тиесілі шешімді талап ететін мақсаттар мен тапсырмалар қойылатындығы. Дәл осы жағдай іскерлік қатынасты (мысалы, келіссөз үрдісін) кез келген уақытта тоқтатуға болмайды, кемінде екі жақты ақпарат алудың жоғалуынсыз мүмкін емес. Қарапайым достық қатынаста ешқашан нақты жетістіктерге жетудің мақсаты жоқ, сондықтан қатынас кез келген уақытта (екі жақтың қалауы бойынша) аяқталуы мүмкін. Қатынастың қайта қалпын келмеуінің қаупі өте төмен.

Іскерлік сөйлесім негізінен функционалдық стильдің ресми-іскерлік стилі арқылы білдіреді. Бұл іскерлік сөйлесімде ресми-іскерлік стильге тән стандартизированность сияқты белгілердің болуымен сипатталады. Қарым қатынас белгілі бір мұнда  міндетті, қажетті және де орынды болатын сөйлесім стандарттары, шаблондар арқылы орындалады. Ресми-іскерлік стильдің 2 ерекшелігі бар:

Білдірілетін мазмұн кез келген Выражаемое содержание исключает всякую двусмысленность и любые разночтения.

Тақырыптардың шектеулілігі.

Бұл ерекшеліктер дәстүрлі қалыптасқан тілдік айтылымдар мен сөйлесімді құрастырудың амалдары мен нақты формаларын құрастыруға себін тигізді.

Тіл тұрғысынан қарағанда ресми-іскерлік тілдің стиль келесі белгілерімен сипатталады:

- белгілі бір айтылымдар қорының  бар болуы;

- заңды нормаларды құрастырудың  сипаты мен қажеттілігі;

- түсіндірудің/мазмұндаудың ерекше  «қатаң» түрі;

- мазмұндаудың жеке дара түрлері  мен әдістерінің жоқтығы.

Іскерлік сөйлесімге пікір сияқты мазмұндау әдісі жат. Іскерлік сөйлесімде ғылымиға қарағанда логикалық пікір білдіру тәсілі мен мазмұндау тәртібі 3 есе кем. Баяндау мазмұндау түрі ретінде іскерлік сөйлесімге жат болып табылады, себебі мұнда негізінен белгілі бір жағдай жөнінде айтудың қажеттігі туындамайды. Іскерлік сөйлесімнің негізгі мазмұндау түрі – сипаттау, оның құрамына өзге стилдік кірістірулер мүмкін емес.

Іскерлік сөйлесім бейтарап және кітаби сөздердің бірліктерін құрамына кіргізе алады. Бірақ, іскерлік қатынас лексикасының негізінде – терминдер жатады, олардың құрамына:

мағынасын іс әрекет, қалып бойынша алған жалпыәдеби сөздер (куәгер, салымшы);

құжаттар атауы (акт, хаттама, мәлімет қағазы);

құжаттардыың міндетті элементінің, ресми адамдардың іс әрекеті,  қызметтік процедуралардың белгіленуі (күн тәртібінде белгіленгендей);

канцеляризм сөздері, олар тек ресми стильдің шеңберінде ғана қолданылады (төменде қол қойған);

дипломатиядық стилде белсенді, ал жалпыәдеби тілде көне лексика (елбасылардың, ресми өкілдердің атауы);

қабылданған қатаң ереже бойынша қысқартылған сөздер (госплан);

жеке-дара графикалық қысқартулар (т.б., обл.);

этикетті формулада қолданылғанда өзінің бағалылығын жоғалтатын жалпы ұлттық тілідің эмоционалды-бояу лексикасы (құрметті әріптес);

іскерлік сөйлесімнің фразеологиялық ерекшеліктері стандартқа талпынысымен белгіленеді, сөйлесім бейнелілік пен эмоционалдылықтан айырылған.