Лексические и грамматические особенности перевода текстов официально-деловой коммуникации (на примере деловой переписки)

Деловые (или, как их принято  называть, служебные) письма в зависимости  от содержания могут быть сопроводительными, информационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как  правило, содержит один вопрос и состоит  из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для  составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять вообще из одной части.

Каждая разновидность  делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Так, если аспектом содержания является выражение  гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, то есть содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции.

Язык деловых  писем имеет свои специфические  особенности, которые являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это, прежде всего, слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски. [10, C. 108-109]  
      В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь — это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
3. Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.). 
   Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).
6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
7. "Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).
8. "Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).
9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).
10. Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).
11. Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Перед написанием письма следует уточнить следующие  моменты:

• вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, ответ на запрос партнера, извинение за задержку, рекламное письмо и т.п.);
• должен ли последовать ответ на письмо;
• уверен ли автор, что письмо придет в срок. Если нет, то лучше отправить его факсом или позвонить по телефону.
• ясно представлять, о чем писать.

Правила для  написания деловых писем:

1. Писать нужно логично, последовательно и убедительно, чтобы читающий не терял время.
2. Тон письма должен быть корректным, никаких двусмысленностей, никаких грубостей, даже если адресат неприятен автору или враждебно настроен.
3. Избегать ненужных сокращений, неточностей. Слова должны быть простые и понятные адресату.
4. Письмо оформлять так, чтобы оно привлекло внимание секретаря.
5. Помнить, что даже мелкое несоблюдение правил (штамп, печать, бланк) может сделать письмо неполноценным с юридической точки зрения.

Кроме того, существуют правила служебного этикета, которыми также не стоит пренебрегать при написании делового письма.

1. Формы обращения. Уже сложились формы обращения в официальной письменной речи, одной из которых является «Уважаемый». Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.

«Уважаемые коллеги!» - такая  форма обращения уместна среди  лиц одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение «Дорогие коллеги!». Нейтральный тон сохранится в том случае, если текст начинается так: «Коллеги…»

Если в обращении указываются  имя и отчества, а фамилия не называется, то обращение приобретает  несколько личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

2. Категории одушевленности (неодушевленности). Иногда составители текста не различают эти категории, что может привести к нарушению этики. Например, текст следующего объявления: «Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выписываются в архив, а затем уничтожаются» - может нанести обиду тем, кому он адресован.
3. Выбор залога. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия. Действительный залог придает динамизм изложению.

Обычно предложения с  действительным залогом употребляются  в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. За исключением текста протоколов («слушали, выступили, постановили») и постановлений или решений коллегиальных органов («Коллегия постановила…»).

Страдательный залог употребляется  тогда, когда факт свершения действий имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие.

Например:

«Вы не выполнили моего указания по производству текущего ремонта».

«Мои указания по производству текущего ремонта не выполняются».

Во втором случае внимание концентрируется  лишь на факте невыполнения, а конкретный виновник не называется прямо, а лишь имеется в виду.

4. Роль вида залога. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии – несовершенный вид.
5. Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают напряженность тон изложения. Так, фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам» весьма категорична, а ее этикетная редакция: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» - заметно снижает напряженность текста.
6. Местоимение «я» в деловой переписке. Имеет место тенденция к утрате местоимения «я» в деловом письме. Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимением «я». Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.
7. Употребление местоимения «он». Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, «он» сохраняет в себе также и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требует особой осторожности при пользовании им в служебных документах.
8. Тон служебного документа. Основное требования, предъявляемое к официальному письму, - объективность содержания, что обуславливает, как правило, нейтральность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п.

Не следует впадать  в другую крайность – использование чрезмерной вежливости (например, «не откажите в любезности»), хотя своевременной деловой корреспонденции скорее присуща сухость, чем чрезмерная вежливость.

Например:

«Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить».

Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант как  бы не допускал возможности, что положение  может быть не утверждено.

Как построить фразу –  от этого во многом зависит результат  делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции. [10, C. 184-185]

 

Выводы по главе 1. Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности, исходя из которых исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями. Выделяются следующие стили: разговорный, научный и официально-деловой, публицистический и литературно-художественный. Каждый стиль речи имеет свои отличительные признаки, назначение, виды и жанры, особенности лексики.

Официально-деловой стиль  обслуживает сугубо официальные и 
чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между 
государственной властью и населением, между странами, между 
предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и 
обществом. Основные стилевые черты: точность, неличный характер, стандартизованность, долженствующе-предписывающий характер.

Тексты этого стиля  представляют огромное разнообразие жанров: 
устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, 
различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, 
объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и 
др.). Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Важное место в деятельности руководителя занимает деловая переписка. Под деловыми письмами подразумевается  обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности. Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой.

В языке деловых бумаг  и документов широко используются: Термины и профессионализмы, нетерминологические слова, устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля. В официальной практике приняты некоторые правила написания деловых писем. Кроме того, существуют правила служебного этикета, которыми также не стоит пренебрегать при написании делового письма.

 

 

 

2. Лексические и грамматические особенности перевода деловых документов

2.1. Композиционная структура английского делового письма и особенности отдельных его частей

 

Как и всякое творение человеческого  разума, письмо имеет соответствующую  структуру, включающую определенные части. В деловом, официальном письме их больше, чем в неофициальном.

В общем и наиболее полном виде структура официального письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender's address).

2. Дата (date).

3. Адрес получателя (inside address).

4. Обращение (salutation).

5. Тема письма (subject line).

6. Текст письма (body of the letter).

7. Заключительная формула вежливости (complimentary close).

8. Подпись отправителя (signature).

9. Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript). [27, C. 26]

Конечно, в каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения перечисленные выше 9 частей. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.

Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть  следующим образом (рисунок 1) [2]:

 

Рисунок 2. Схема стандартного делового письма

 

1. Адрес отправителя.

Сведения об отправителе (так называемое «letterhead») - название фирмы или имя и фамилия частного лица, адрес и телефон. Почти все американские предприятия и официальные учреждения пользуются готовыми бланками  с напечатанными наверху «letterhead».  Частным лицам приходится печатать эти сведения заново на машинке.

Если письмо отпечатано на стандартном бланке компании, то адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма.[2] Например:

Если адрес компании или отправителя не напечатан  типографским способом, то этот адрес  должен быть напечатан в правом верхнем  углу письма.

 

Адрес отправителя в английском письме пишется в правом верхнем углу страницы, хотя часто его можно видеть и в левом верхнем углу.

Специально подчеркнем, что (в отличие от русского) в английском письме номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города — после названия улицы. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. Например:

25 North Road, Apt. 5      5 Green Street, Apt. 3

London W2 4RH       Ann Arbor48104