Лексические и грамматические особенности перевода текстов официально-деловой коммуникации (на примере деловой переписки)

 

 

                  2.2.4. Письмо-жалоба

 

Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма - передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Нужно написать полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д.  Цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать пожелания,  условия и сроки устранения проблем. [20]

1. Вступление 

Name of Contact Person

Title, if available                                     Полное имя адресата ( если известно)

Company Name                                      Название компании

Consumer Complaint Division               Отдел по работе с клиентами

Street Address

City, State, Zip Code                              Адрес компании

Dear (Contact Person):                           Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге. 

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).

1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.

Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff.

Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.

Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the  quality of the product I purchased on-line from your website.

Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.

Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании. 
3. Описание возникшей проблемы

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).

К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям , так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку ( объясняется  ситуация: например, прибор плохо работает не качественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.

Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой недели и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want - money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).

Для решения проблемы, я был бы благодарен, если вы (указываются ваши требования: вернете деньги, кредит, проведете ремонт, произведете обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, анулированые чеки, контракты и другие документы).

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).

Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (указывается адрес и номер телефона).

Please deal with this matter urgently.  I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.

Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.

Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.

Если я не получу данный товар  до конца недели, у меня не будет  другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.

Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства. 

4. Окончание письма

Yours  sincerely/Yours faithfully [20]

                  2.2.5. Письмо-принесение извинений

 

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter).  Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже приведены несколько фраз, используемых при написании Apology Letter.

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention. 

Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…  

Для меня очень важно ваше сообщение.

2.Выражение сожаления.

We are very sorry to hear that…      

Нам тяжело слышать об этом...

I am very sorry for this situation…  

Я очень сожалею о сложившейся  ситуации.

3. Извинение 
We apologise for… 
Мы просим прощения за…

Please accept our apologises for…

Примите наши извинения…

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…

Будьте уверены, что мы…

You have my assurance that …

Я гарантирую вам…

To compensate for the inconvenience caused…

Для возмещения причиненных неудобств…

We are doing everything we can do to resolve the issue

Мы делаем все возможное для решения проблем

I can assure you that this will not happen again.

Обещаю, что это впредь это не повториться

I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.

Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them

Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для  совместного сотрудничества

We value your custom highly

Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priorit [23]

                  2.2.6. Электронные сообщения

Оформление e-mail

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.

Следует помнить, что если вы пишете деловые письма от лица компании, а не личные послания, то и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.

Обращение остается таким же, как и в стандартных письмах. Очень полезно будет приготовить автоматическую стандартную подпись и с указанием должности в компании, от имени которой ведется переписка. В подписи полезно указать все возможные ссылки на сайты компании. Это упростит партнеру процесс получения информации о компании, ее продуктах, новостях.

В случае, если нужно послать длинное и важное по смыслу сообщение, следует приготовить его отдельным файлом и послать, как приложенный файл (attached file). При этом в тексте основного сообщения нужно указать, что ниже следует приложенный файл.

Please find attached file with some information about:

Please find attached file with our new proposals concerning:

В силу того, что электронными письмами можно обмениваться несколько  раз в день, полезно указывать  в строке Subject тему сообщения. Это поможет вам быстро отыскать нужное письмо в архиве, если понадобится. [18]

SMS и ICQ

Электронные сообщения, отправляемые с помощью сотовых телефонов и Интернета, стали очень удобным и популярным способом общения. Особый стиль и язык таких  сообщений не всегда просто понять. Создание текста  электронных сообщений основано на следующих правилах:

1. Слова нужно по возможности сокращать.

Wd = would

2. Короткие слова могут заменяться всего одной буквой

You = u

3. В некоторых случаях буквы заменяются цифрами

Gr8 = great 
        W8 –wait 
         2 =  to, too 
         4 = four, for

4. Символы могут использоваться для обозначения слогов и звуков. Например, знак % может заменять “oo” Sh%l – shool. А обозначение доллара $ – вместо “ss”.

5. Длинные фразы заменяются аббревиатурами.

LOL = laughing Out Loud 
        ROFLMYHO = Rolling on the flour laughing my head off.

Текст электронного сообщения может  не подчиняться правилам грамматики и пунктуации. [1]

 

Факсы, телеграммы. Принятые сокращения.

Современные средства сообщения, такие, как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным. Поэтому в таких сообщениях используются различные сокращения, некоторые из которых представлены ниже (более полный список сокращений представлен в Приложении Б):

 

 

 

 

 

Принятые сокращения для быстрых средств связи.

asap	-	as soon as possible
attn mr bean	-	to the attention of Mr Bean
bk	–	break
cfm	–	confirm
dtd	–	dated
fin	–	I have finished my message
fin?	–	Have you finished your message?
ga	–	go ahead: send your message/may I send my message?
hr(s)	–	hours
mns	–	minutes
msg	–	message
n	–	and
occ	–	occupied
ok	–	agrees/do you agree?
pls	–	please
rec'd	–	received
rgds	–	regards
rpt aa	–	repeat all after
rpt ab	–	repeat all before
rpt all	–	repeat all
tlx	–	telex
wk(s)	–	weeks

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому  к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежные документы и пр.). [18]

Таким образом, исходя из рассмотренных  выше примеров, можно сделать вывод о том, что написание деловых писем подчинено определенной схеме. Каждый вид делового письма состоит из определенных устойчивых выражений, традиционно сложившихся в том или ином языке. Поэтому компетенция переводчика состоит в овладении набором устойчивых выражений, необходимым для перевода того или иного делового письма.

Большинство переводчиков при переводе деловой корреспонденции используют калькирование как основное средство перевода, т.к. с помощью дословного перевода можно наиболее точно передать значение официально-деловой коммуникации.

Помимо этого, в данной работе переводчикам, которые в своей практике сталкиваются с переводом деловой корреспонденции, предлагается использовать следующую систему. Необходимо создать некую базу данных, например, подшивку из идеальных образцов деловых писем различных видов на языке первода, оформленных по принятой в деловой практике схеме. Кроме того, можно составить коллекцию наиболее употребительных фраз, устойчивых выражений, применяемых в тех или иных видах деловых писем. В дальнейшем при переводе делового письма, используя данные фрагменты, можно составить наиболее приближенный к идеальному вариант делового письма на языке перевода. Это поможет создавать осуществлять качественные переводы  и эффективно осуществлять деловые коммуникации с иностранными партнерами.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные  с той или иной сферой человеческой деятельности, исходя из которых исторически  сложились и оформились отдельные  разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями. Выделяются следующие стили: разговорный, научный и официально-деловой, публицистический и литературно-художественный. Каждый стиль речи имеет свои отличительные признаки, назначение, виды и жанры, особенности лексики.