Материально-техническое снабжение объектов общественного питания и пути его совершенствования

Для обеспечения предприятия  материально-техническими товарами необходимо решить следующие задачи:

• что закупить;  
• сколько закупить;
• у кого закупить;   
• на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо:

• заключить договор;  
• проконтролировать исполнение договора;
• организовать доставку; 
• организовать складирование и хранение.

Организационное построение, характер и методы работы служб снабжения на предприятиях отмечаются своеобразием. В зависимости от объемов, типов и специализации производства, материалоемкости продукции, и территориального размещения предприятия складываются различные условия, требующие соответствующего разграничения функций и выбора типа структуры органов снабжения. На небольших предприятиях, потребляющих малые объемы материальных ресурсов в ограниченной номенклатуре, функции снабжения возлагаются на небольшие группы или отдельных работников хозяйственного отдела предприятия.

На большинстве средних  и крупных предприятий эту  функцию выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов.

Формирование нормативной  базы, прогнозирование и разработка планов материально-технического снабжения, установление хозяйственных связей, и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения.

 

1.2. Планирование  и осуществление закупок.

 

На предприятиях общественного  питания должен формироваться список потенциальных поставщиков, который  постоянно обновляется и дополняется.

Критериями выбора поставщика могут быть надежность поставки, возможность выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением временем может меняться.

Составленный перечень поставщиков  анализируется на основании специальных  критериев. Зачастую при выборе поставщиков  ограничиваются ценой и качеством  поставляемой продукции, а также  надежностью поставок.

К другим критериям, принимаемым  во внимание при выборе поставщика, относят  следующие:

- удаленность поставщика  от потребителя;

- сроки выполнения заказов; 

- организацию управления  качеством у поставщика;

- финансовое положение  поставщика, его кредитоспособность  и др.   

План снабжения ресторанного хозяйства разрабатывается в  форме баланса и состоит:

- из потребности в сырье,  товарах; 

- запасов сырья и товаров  на начало и конец планового  периода; 

- поступления сырья и  товаров.

Планирование снабжения  сырьем и товарами начинается с анализа  выполнения этого плана за прошлые  годы и текущий период. Кроме того, исходной информацией для планирования являются данные об объеме товарных фондов, нормы расхода сырья на единицу  изделия, плановая производственная программа, объем запланированной продукции  и товарооборота.

Поставщиков средств материально-технического оснащения немало. Предприятие общественного питания может непосредственно заключить договор с изготовителями или использовать услуги оптовых ярмарок, центров аукционной торговли. Можно закупить товар в торговой и сбытовой сети; во многих городах создаются сервисные центры, которые помогают в снабжении столовой мебелью, столовой посудой, бельем и т.д., всем, что необходимо для организации обслуживания на высоком уровне. Небольшие предприятия могут воспользоваться услугами мелкооптовых магазинов.

Более эффективной и организованной является ярмарочная форма закупки. Она имеет ряд преимуществ: у  покупателей появляется возможность  ознакомиться с реальными образцами  товаров, предлагаемых поставщиками, просмотреть  демонстрацию моделей, модификаций, проверить  их в действии, получить нужную коммерческую информацию и консультацию; кроме  этого, ускоряются сроки заключения договоров, оперативно рассматриваются  заказы покупателя на поставку товаров, находится взаимовыгодное решение.

Все поставщики сырья и  полуфабрикатов в современных условиях осуществляют свои услуги на основании заключении договора.

Договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменение или прекращения гражданских прав и обязанностей.

Виды договоров:

Договор купли-продажи;

Договор поставки;

Договор транспортной экспедиции;

Договор складского хранения;

Договор поставки является основным документом, определяющим права  и обязанности сторон по поставкам  всех видов продукции. При составлении  договоров необходимо руководствоваться  Гражданским кодексом РБ, законами и иными законодательными актами РБ. При намерении заключить договор  следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации, и уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением[6, с.111].

Договор поставки – в  Гражданском кодексе РБ определён  как   сделка,   по   которой поставщик-продавец, осуществляющий  предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю  для  использования их в предпринимательской деятельности или  в  иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. [9]

Наряду с очень краткими договорами, содержащими минимум  условий, нередко заключаются многостраничные, очень подробные договоры, предусматривающие  значительное число дополнительных условий.

Структура договора:

- Реквизиты договора - к ним относят место и дата заключения;

- Преамбула договора – вводная часть, в которой записывается полное наименование сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор;

- Предмет договора;

- Сроки и порядок поставки;

- Качество и комплектность – поставщик обязан передать покупателю товары, качество и комплектность которых соответствует государственным стандартам;

- Упаковка и маркировка – в договоре может содержаться требования о поставке товаров и таре и упаковке, соответствующим стандартам;

- Цена и порядок расчетов – в зависимости от условий договора, товары оплачиваются либо покупателем, либо получателем, отдельно могут быть указаны цены на тару и упаковку;

- Ответственность сторон – за неисполнение своих обязательств стороны несут имущественную ответственность установленную договором в соответствии с общими правилами Гражданского кодекса РБ об ответственности за нарушение обязательств;

- Срок действия договора – устанавливаются начало и окончания срока действия договора;

- Изменение и расторжение договора - стороны предусматривают случаи и порядок его изменения и расторжения;

- Разрешение споров – добровольное урегулирование разногласий установленным законодательством РБ, т.е. судом по месту нахождения ответчика;

- Заключительные положения – определяется порядок применения правовых актов по вопросам, не урегулированных договором;

- Реквизиты и подписи сторон - юридические адреса, паспортные данные, банковские реквизиты, отгрузочные реквизиты, подписи сторон, печати сторон.

При составлении договора необходимо предусматривать главные  вопросы предстоящей работы, а  затем, переходя от общего к частному, составить примерную поэтапную  схему работы и продумать, что  и как должно быть сделано на каждом этапе, какие для этого потребуются  действия, прикинуть возможность  риска.

Проект предстоящего договора желательно разработать самой заинтересованной организации, а не получать проект от противоположной стороны. При составлении  формулировок условий договора лучше  привлечь специалистов соответствующего профиля [1, с. 58].

Если предложение о  заключении договора поступает от неизвестной  организации, необходимо как можно  больше получить о ней информации. Следует убедиться, что организация  действительно существует. Для этого  надо ознакомиться с ее учредительными документами и свидетельством регистрации. Рекомендуется обратить внимание на то, кто является ее учредителями, какой  размер уставного фонда; финансовое положение организации.

Приступая к работе по формулированию условий договора, нельзя допускать  двусмысленности, нечеткости фраз.

 Потребности предприятия общественного питания в материально – техническом снабжении определяется в зависимости от мощности предприятия и штатной численности работников. На необходимые МТС составляется заявка.

Основанием для завоза является заявка, подаваемая в устной или письменной форме.

Заявка в письменной форме  содержит наименование товаров, основные признаки ассортимента и необходимое  количество продукции. Указываются реквизиты предприятия, заявка составляется в двух экземплярах, подписывает зав. производством скрепляют печатью и один экземпляр отправляют поставщику.

Устная заявка может быть сделана по телефону или при личной встрече с представителем компании-поставщика.

Работа органов материально-технического обеспечения прямо или косвенно влияет на уровень основных технико-экономических показателей предприятия. К их числу относятся количественные и качественные показатели плана завоза материальных ресурсов (номенклатура, количество и стоимость материальных ресурсов); транспортно-заготовительные расходы (стоимость перевозки материалов до станции примыкания — расходы на доставку материалов до склада предприятия; наценки снабженческих и сбытовых организаций; расходы на тару и т.п.); расходы на хранение, выдачу в производство и отгрузку потребителю материальных ресурсов; административно-хозяйственные расходы (расходы на содержание аппарата отдела материально-технического обеспечения) и т.п.

Основанием для положительной  оценки деятельности органов материально-технического обеспечения служат: отсутствие перебоев в снабжении производства, сверхнормативных запасов и неликвидов, своевременное заключение договоров, снижение снабженческих затрат.

Своевременное обеспечение  производства материальными ресурсами  зависит от величины и комплектности производственных запасов на складах предприятия.

Производственные запасы — это средства производства, поступившие на склады предприятия, но еще не вовлеченные в производственный процесс. Создание таких запасов позволяет обеспечивать отпуск материалов в цехи и на рабочие места в соответствии с требованиями технологического процесса. Следует отметить, что на создание запасов отвлекается значительное количество материальных ресурсов.

Уменьшение запасов сокращает  расходы по их содержанию, снижает издержки, ускоряет оборачиваемость оборотных средств, что, в конечном счете, повышает прибыль и рентабельность производства. Поэтому очень важно оптимизировать величину запасов.

Потребность предприятий  общественного питания в предметах материально-технического назначения определяется на основе норм оснащения, расхода и эксплуатации. Нормы расхода устанавливаются для определения потребности в предметах одноразового использования. Например, одноразовая посуда, моющие средства и другие материалы, целиком потребляемые в процессе торгово-производственной деятельности. Нормы оснащения устанавливаются для определения потребности в предметах многократного использования. Количество необходимого оборудования для новых предприятий и переоборудованных при реконструкции определяются нормами оснащения предприятий общественного питания торгово-технологическим и холодильным оборудованием. Нормы оснащения оборудованием зависят от типа предприятия, его мощности. Потребность в столовой посуде, столовых приборах, мебели и кухонном инвентаре рассчитывается по «Нормам оснащения предприятий общественного питания посудой, столовыми приборами, мебелью и кухонным инвентарем». Например, в разделе «Нормы оснащения фарфоро-фаянсовой, стеклянной и металлической посудой, столовыми приборами» дается весь перечень ассортимента посуды и приборов, который должен быть на предприятиях в зависимости от его типа, и для каждого вида посуды предлагается норма на одно посадочное место. Чтобы определить потребность в столовой посуде и приборах, норму по каждому виду умножают на количество мест в торговом зале. Нормы составлены из расчета 3—3,5 комплекта на одно место в зале, что предусматривает восполнение убыли при эксплуатации.