Отчет по практике в турфирме ТОО «АлиДар Тур»

- распространяет заказы  поставщикам;

- поддерживает отношения  с клиентами и поставщиками;

- осуществляет прием и подтверждение заказов.

 

3. Общая характеристика  услуг, предоставляемых турфирмой  «АлиДар Тур»

 

Турфирма ТОО «АлиДар  Тур» работает в качестве турагента, предлагая своим клиентам не только внутри казахстанские, но и международные маршруты. Занимаясь при этом как выездным, так и внутренним туризмом.

Как и многие турагенты, ТОО «АлиДар Тур»может одновременно работать с несколькими туроператорами. От них стекается информация о различных турах, из которых они подбирают клиенту нужный и наиболее доступный по цене.

На сегодняшний момент фирма работает с 12 туроператорами, но для того, что бы начать с ними работать нужно, заключить договор, в котором четко расписаны права и обязанности каждой стороны. Каждая из этих фирм работает по определенному направлению, многие из них организовывают туры, как по Казахстану, так и по зарубежью. К таким туроператорам относиться:

ТОО «TezTour»;

ТОО«Гульнар Тур»;

ТОО «Саят»;

ТОО«Трэвлсистем»;

ТОО«Каз Тур»;

ТОО«Натали Турс».

Наибольшей популярностью у жителей города Караганда, как это часто бывает, является пляжный и культурно-познавательный туризм. Однако не меньшимспросом пользуются и другие виды туризма.

Во время прохождения  практики было заключено 13 договоров с клиентами на туристическое обслуживание. Количество отдыхающих за это время составило 28 человек.

Основными направлениями, пользовавшимися  наибольшей популярностью на период практики являются:

внутри казахстанские:Боровое, Балхаш, Каркаралинск;

международные: Греция, Турция, Испания, Хорватия, Египет.

В основном основной целью  выезда клиентов за границу является осмотр достопримечательностей, посещение  магазинов, спортивных, рекреационных  и культурных мероприятий и участие  в них, отдых на пляжах и в горах. Остальные выезжают на курорты и  в санатории.

Возрастной состав клиентов различен, приходят как молодые, так  и люди пожилого возраста. Однако, анализируя туристов по возрастной категории нужно  отметить, что людей возраста от 25 до 45 лет значительно больше, нежели людей постарше. Чаще всего они отправляются семьями, чем путешествуют в одиночку.

Рассматривая туристов по половому признаку, клиентами фирмы  чаще всего становятся женщины около 60%, чем мужчины, которые составляют 40%.

Однако нужно отметить, что деятельность фирмы является в основном сезонной, так как тур  поток в зимнее время практически  равен нулю.

Можно выделить несколько  временных периодов, когда карагандинские туристы предпочитают проводить отдых за рубежом:

Два летних месяца июль и  август, особенно август – самый  большой пик.

Осенние школьные каникулы и ноябрьские праздники.

Новый год и зимние школьные каникулы.

Праздник 8 марта.

Весенние школьные каникулы.

Первомайские праздники: 1 мая и День победы.

 

 

4. Исходящая, входящая  документация турфирмы «АлиДар  Тур»

 

Все документы организации  делятся на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

К входящим документам относятся  те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Входящие документы могут  быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или  переданы по электронной почте или  по факсу.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного  сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе  о распределении обязанностей между  руководством, где закрепляются направления  деятельности за каждым должностным  лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации  производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с  функциями и компетенцией должностных  лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения  обязанностей.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки  о поступлении. Она включает учетный  порядковый номер документа и  дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа. Она может проставляться  в виде штампа от руки или электрическимштампсшивателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение документа  руководством состоит в том, что  соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться  в срок, поэтому входящие документы  обязательно передаются исполнителю  в день его получения и регистрации  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Если документ требует  немедленного исполнения, он может  быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный  исполнитель.

Таким образом, основными  задачами обработки входящих документов являются:

- проверка правильности доставки документов;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документов;

- подготовка их к исполнению;

- передача документов исполнителям.

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

За подготовку проекта  исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный  исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые  материалы, устанавливать очередность  работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его  согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых  удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа  утверждения, печати). Документ может  передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми  материалами, на основании которых  он готовился. Если к проекту документа  приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись  с проектом документа, может сразу  удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда  исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь  собирает визы согласования. Возврат  проекта может повторяться, и  каждый раз исполнитель должен повторять  всю процедуру подготовки проекта  документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать, что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих  документов являются:

- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

- проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

- проставление исходящего регистрационного индекса;

- обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции  включает:

- сортировку;

- вложение в конверты;

- адресование;

- сдачу в отделение связи.

Принимая документы для  отправки, обязательно нужно проверить:

- правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

- наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

- правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в  один адрес, могут быть вложены в  один конверт.

На заказную корреспонденцию  в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой  проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются только при наличии  сопроводительного письма.

Все документы, исходящие  из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 

 

5. Сегментирование  потребителей по Карагандинскому  региону

 

Удовлетворить запросы потребителей - непростая задача. Прежде всего нужно хорошо изучить потребителя, т.е. ответить на вопросы: кто покупает, какое количество, по какой цене, с какой целью, для удовлетворения каких потребностей, где покупает. 0беспечить, если это необходимо, сервис. Для этого проводят маркетинговые исследования. Изучить всех покупателей продукта невозможно, да и ненужно. Целесообразно найти тот сегмент потребителей, который обеспечит основной сбыт. Известен закон Парето, согласно которому 20% потребителей обеспечивают 80% продаж. Задача - определить, кто эти потребители, которые составляют указанные 20%.