Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций организации

Собственно, общий порядок кассовых операций состоит из перемещения (приема и выдачи) и хранения наличных средств, оформления соответствующих документов, а также ревизий кассы и соблюдения кассовой дисциплины.

Следовательно, задачи учета кассовых операций это полный и точный контроль за денежными средствами (перемещением и сохранностью), их целевым использованием, а также за соблюдением кассовой дисциплины.

Для чего вообще на предприятии должна быть касса? По закону предприниматель обязан хранить все свои средства на счету в банке и проводить операции по безналичным расчетам, но поскольку для совершения некоторых операций необходима только наличность, на предприятии создают кассы и организовывают кассовый учет.  
Рассмотрим тонкости учета кассовых операций по порядку.[19,23]

Все наличные средства предприятия должны храниться в специально оборудованной кассе, которая должна запираться, а ключ от нее должен храниться только у кассира (дубликат у руководителя). В кассе могут храниться только имеющие отношение к предприятию средства и ценности, личные деньги и ценности хранить в кассе запрещено.

Ответственность за сохранность средств несет руководитель предприятия, при этом он должен заключить с кассиром или лицом, его заменяющим, договор о полной материальной ответственности и имеет право заключить договор с охранной и страховой сторонними организациями.

За выдачу и прием средств из кассы и в кассу, а также за ведение соответствующей документации, отвечает кассир, в случае его отсутствия по какой-либо причине – лицо, его заменяющее, главный бухгалтер предприятия или руководитель. Если на предприятии есть несколько обособленных структурных подразделений со своими кассами, то за каждую кассу должен отвечать отдельный кассир, все они должны отчитываться старшему кассиру предприятия.

Согласно Порядку, для совершения кассовых операций должны применяться контрольно-кассовые аппараты, но особенность кассовых операций некоммерческих организаций состоит в том, что они могут подобные средства в своей деятельности не применять (поскольку наличные поступают к ним в виде взносов и пожертвований).

С бухгалтерском учете для кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». При этом дебет счета отражает поступление средств и документов в кассу, а кредит – выплату средств и документов из кассы.[19,34]

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом:

• 50.1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);
• 50.2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в различных кассах);
• 50.3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);
• 50.4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте).

Такой учет средств также называется синтетическим учетом кассовых операций.

При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления:

• с расчетного счета;
• остатки подотчетных сумм;
• взносы учредителей предприятия;
• погашение дебиторской задолженности;
• возмещение кредита;
• погашения недостачи, порчи ценностей;
• выручка от продажи товаров;
• средства от покупателей за отгруженную продукцию;
• выручка продажи основных средств и нематериальных активов;
• выявленные излишки в кассе.[19,45]

Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы:

• оплата поставщикам;
• средства, выданные в подотчет;
• оплата государственной пошлины;
• передача наличных на расчетный счет;
• передача наличных на расчетный счет через инкассатора;
• выдача пособий и стипендий;
• выдача основной заработной платы;
• выдача депонированной заработной платы;
• выявленные недостачи в кассе.

Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц.

Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.

Для учета кассовых операций применяются следующие документы:

• кассовая книга;
• приходные ордера (ПКО);
• расходные ордера (РКО);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
• расчетно-платежные ведомости.[6,99]

Все вышеперечисленные документы ведет кассир, это называется первичный учет кассовых операций. Стоит отметить, что в новом Положении ничего не говорится о ведении журнала кассовых операций, хотя согласно старым нормам его ведение было обязательным.

При поступлении средств в кассу кассир проверяет данные, указанные в ПКО, проверяет наличие подписи бухгалтера или руководителя на ордере, пересчитывает наличные средства (обязательно в присутствии лица, сдающего средства в кассу), делает соответствующие записи в кассовой книге и проставляет штамп на ПКО.

При выдаче средств из кассы выписывается РКО и составляется расчетно-платежная или просто платежная (например, для выдачи заработной платы) ведомости. Средства выдаются кассиром строго в соответствии с РКО, только лицу, которому они предназначены (для чего кассир должен проверить документы, удостоверяющие личность), кассир обязан пересчитать наличные в присутствии того лица, которому их выдает.[16,45]

Также кассир обязан вести кассовую книгу – документ, в котором учитывается любое перемещение средств по кассе. Книга заводится сроком на один год. Бумажный экземпляр документа прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью предприятия (если таковая имеется). Книга, которая ведется в электронном виде, все равно распечатывается ежедневно, а к концу года также нумеруется и прошнуровывается.

Кассир заполняет книгу ежедневно в двух экземплярах (записи можно делать под копировальную бумагу), второй экземпляр является отчетом кассира – его извлекают из книги и передают в бухгалтерию. В книге кассир указывает выданные и поступившие средства и выводит остаток на каждый рабочий день. Если в какой-то из дней не было совершено ни одной кассовой операции, кассир все равно выводит остаток (за него принимается остаток предыдущего рабочего дня) и передает отчет в бухгалтерию.

Необходимо отметить, что при ведении кассовых операций заполняется масса бумаг, при этом все документы унифицированного образца. Для того чтобы сократить время, затрачиваемое бухгалтерами и кассирами на бумажную работу, уже давно используются компьютеры и специальные программы, например, 1:С «Предприятие».

Напомним, что документацию можно вести в электронном виде, если содержание документов удовлетворяет основным требованиям и при необходимости их возможно легко распечатать. Все это есть в программе 1:С «Предприятие».[6,99]

 

 

1.2. Аудит кассовых  операций

 

При аудите кассовых операций аудитор преследует несколько целей.

Это:

• выявление соответствия осуществляемых кассовых операций действующему законодательству;
• проверка правильности отражения операций в бухгалтерском учете;
• выявление нарушений, негативно сказывающихся на деятельности банка.

В процессе аудита кассовых операций необходимо учитывать следующие основные риски:

• риск того, что не все денежные средства и драгоценные металлы, отраженные в бухгалтерской отчетности, реально существуют;
• риск того, что не на все денежные средства и драгоценные металлы, отраженные в бухгалтерской отчетности, у банка имеются права (владения, пользования, распоряжения, требования);
• риск того, что не все денежные средства и драгоценные металлы, принадлежащие банку, отражены в бухгалтерской отчетности;
• риск того, что ненадлежащим образом и в несоответствующем отчетном периоде отражены суммы и (или) другие данные, имеющие отношение к отраженным операциям и (или) событиям, связанным с денежными средствами и драгоценными металлами;
• риск того, что денежные средства и драгоценные металлы отражены по ненадлежащей стоимости и корректировки, вытекающие из их оценки и классификации, отражены неправильно;
• риск неполного и (или) ненадлежащего раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о денежных средствах и драгоценных металлах, необходимой в соответствии с законодательством РФ. [7,45]

Для проведения проверки расчетно-кассовых операций аудитором запрашиваются следующие документы:

1) структура кассовых подразделений  банка, действующая на отчетную дату;

2) положения о кассовых подразделениях;

3) положение о кассовой работе;

4) распорядительный документ о назначении должностных лиц, осуществляющих хранение наличных денег;

5) должностные инструкции работников кассовых подразделений;

6) решения банка, уведомления в  территориальное управление Банка  России об открытии/закрытии дополнительных офисов, операционных касс вне кассового узла за проверяемый период;

7) договоры о полной материальной  ответственности с должностными  лицами, ответственными за сохранность  ценностей, кассовыми, инкассаторскими  работниками, осуществляющими операции с наличными деньгами, перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег (п. 1.7 Положения № 318-П);

8) заключения территориального  управления Банка России по  технической укрепленности кассового  узла (приложение 1 к Положению № 318-П);

9) распорядительный документ, определяющий сумму минимального остатка хранения наличных денег (п. 1.2 Положения № 318-П).

В ходе проверки необходимо подтвердить остатки денежной наличности и других ценностей, хранящихся в кассах, отраженных на балансовых и внебалансовых счетах на отчетную дату. Что касается оборотов и остатков, необходимо убедиться в соответствии данных приходных и расходных документов, книг хранилища ценностей, хранящихся в кассах, бухгалтерского учета и годового отчета, составленного на основании Указания ЦБ РФ от 08.10.2008 № 2089-У «О порядке составления кредитными организациями годового отчета». Также аудитор должен удостовериться в том, что банком проводятся ревизии денежной наличности и ценностей, хранящихся в кассе, во внутренних структурных подразделениях, в соответствии с принятой учетной политикой и действующим законодательством. В случае если в ходе ревизии были выявлены излишки и недостачи, аудитор должен убедиться, что они правильно отражены в учете.

Необходимо также проанализировать порядок приема денежной наличности от клиентов в кассу (главы 3, 4 Положения № 318-П), в том числе:

1) проверить правильность оформления  объявлений на взнос наличными (соответствие суммы цифрами сумме  прописью; наличие подписи бухгалтерского  работника и ее тождественность имеющемуся образцу; заполнение реквизита «источник поступления»);

2) проверить своевременность зачисления  средств на банковские счета организаций;

3) сверить сумму и дату внесения  средств по объявлению на взнос  наличными, отраженные в кассовом  журнале по приходу, с записями в лицевых счетах балансовых счетов по учету средств клиентов или с ордером к объявлению на взнос наличными о взносе денег в вечернюю кассу;

4) проверить правильность документального  оформления поступившей в кредитную  организацию денежной наличности:

а) сверить каждую сумму, попавшую в выборку в объявлениях на взнос наличными, с суммой в кассовом журнале по приходу;

б) сверить общие суммы в кассовом журнале по приходу и в книге учета принятых и выданных ценностей;

5) сверить суммы денежных средств в кассовых журналах с суммами, указанными в приходных кассовых документах;

6) установить наличие всех обязательных  реквизитов на приходных кассовых  ордерах, предусмотренных Положением № 318-П;

7) проверить наличие подписей  кассовых и бухгалтерских работников;

8) проверить своевременность зачисления  средств на банковские счета  физических лиц, открытые на основании  договора банковского счета (вклада) (сравниваются суммы и даты  в приходном кассовом ордере и лицевом счете вкладчика).

Одним из важнейших аспектов проверки является отслеживание операций, подлежащих обязательному контролю согласно Закону № 115-ФЗ, а также выявление сомнительных операций, примеры которых будут указаны далее.

Помимо аудита балансовых счетов, в ходе проверки кассовых операций необходимо изучить следующие символы доходов и расходов: 12102, 12403, 15103, 22203, 24103, 25202. Сначала необходимо убедиться на основании проведенных аудиторских процедур, что доходы и расходы по счетам с символами 12102, 25202 связаны с такими операциями, как кассовое обслуживание физических и юридических лиц; а по счетам с символами 12403, 15103, 22203, 24103 — с такими операциями, как операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством РФ.

В ходе проверки необходимо убедиться, что операции по доходам/расходам своевременно отражены в бухгалтерском учете в соответствии с первичными документами на основании следующих условий: