Разработка и применение распорядка рабочего дня и рабочей недели руководителя ОАО «Гомельский винодельческий завод»

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:

 

Ки = 1 -

 

где   Уф  – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

Упл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени

основываясь на данных приведенных в приложении 7:

 

Кр = 1-0,3 = 0,7

 

Нельзя сказать, что показатель Крблизок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель равен:

К = Кэ * Кр = 0,84*0,7 = 0,588

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,89. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации. Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

 

  ВОРМ = 30/2700 = 0,011

 

Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ. Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией(1933 минут) и общественной работы (30 минут).

 

ВОР = 1933+30/2700 = 1963/2700 = 0,727

 

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени. Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1.необходимость выполнения работы;

2.оправданы ли затраты  времени на ее выполнение;

3.целесообразность выполнения работы;

4.сознательно ли определен  временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Результаты анализа приведены в приложении 8.

Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

 

·        Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)

 

·        Посещение различных учреждений по деловым вопросам.

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку (приложение 9).

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66%

III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%

 

Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу  «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений» (приложение 10), где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

1. Участие в совещаниях

2. Контроль за заказами (просмотр заявок)

3. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4

 

ОСНОВНЫЕ ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации, и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

· получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов

· избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

· нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

· большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы.

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

· медлительность в действиях;

· отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

· повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

· распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были выявлены следующие:

1. Нерациональное планирование (продолжительность 148 мин.) Об этом  виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые  из обязанностей меньше плановых  то есть, что данные дела выполняются  в недостаточном объеме либо  неправильно рассчитано плановое  время на их выполнение. А на  некоторые виды работ затраты  времени, наоборот, неоправданно высоки.

Возможными причинами потерь могут являться:

· ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;

· отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;

· отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;

· игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.

Для устранения данных помех можно предложить меры по их устранению:

· выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);

· ведение предварительного планирования рабочего дня;

· ведение дневника рабочего времени;

· изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

2. Работа в условиях  кризиса, например, время, потраченное  на ожидание в очередях, ожидание  согласования решений, время на  ремонт оборудования, повторная  подготовка решений и т.д. Продолжительность 93 мин.

Возможными причинами данных помех могут быть:

· нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;

· ориентация на проблему;

· сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными);

· неполадки в работе  имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы.

Мерами по устранению данных помех могут являться:

·  реалистичное планирование затрат рабочего времени;

· ориентация на имеющиеся возможности;

·  делегирование полномочий;

· проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест;

·  закупка дополнительных единиц оргтехники.

3. Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные  разговоры, прием посетителей по  личным вопросам, перерывы на  чай (кофе и т.п.), контакты с  коллегами в рабочее время и т.д. Продолжительность 102.

Возможными причинами потерь времени можно назвать:

· отсутствие планирования;

· перенесение важных дел на более поздний срок;

· стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными;

· отсутствие самодисциплины;

· прерывание работы телефонными звонками.

Меры по устранению потерь времени могут стать:

· ставить цели и стремится к их достижению;

· расстановка приоритетов работ;

· самодисциплина;

· формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации).

4. Транспортные затраты времени (на служебные разъезды). Продолжительность 57 мин.

Возможными причинами потерь времени можно назвать:

· неверный расчет затрат времени на служебные разъезды

· переезд по городу в пик загруженности транспортными средствами.

Мерой по построению данных потерь времени может стать использование наиболее удобного пути, с наименьшими препятствиями и тратами времени.

Проведенные в данной работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции (приложение 11).

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.