ИС организация преддипломного проектирования

     2.3.2 Руководство пользователя типовым  планом графиком дипломного проектирования

     Перед началом учебного года, типовой план-график настраивается системный администратором под сроки и требования учебного плана на текущий год. Это означает, что необходимо ввести все критические даты (вехи), согласно которым будет отслеживаться ход выполнения дипломного проекта.

     Полученный  проект необходимо сохранить как «Базовый план» (Сервис/Отслеживание/Сохранить базовый план).

     Для того чтобы пользователи могли приступить к работе с типовым планом-графиком, следует через Internet Explorer 6.0 загрузить портал кафедры АСУ, перейти по вкладке «Документы»/«К диплому» и скачать типовой план-график (документ, в формате .mpp) на свою рабочую станцию.

     Работа  с типовым планом-графиком начинается с ввода фактических значений по работам. Это означает, что необходимо ввести количество реально затраченного времени на каждую из работ плана-графика и определить процент завершения каждой задачи для последующей оценки хода выполнения.

     

     Для этого в MS Project предусмотрено несколько возможностей ввода процента завершение. Самым простым вариантом представляется ввод значения через вызов окна «Сведения о задаче». На вкладке «Общие» имеется поле «Процент завершения», напротив которого расположено окошко для ввода выполненного процента (рисунок 2.12). При данном варианте расчет трудозатрат производиться автоматически.

    

      Рис.2.12 – Ввод процента завершения

     Другой  возможностью ввода процента завершения и фактических трудозатрат является использование таблицы данных с  отслеживанием (Вид/ Таблица → Отслеживание). Такая таблица после ввода  фактических значений (процента выполнения) позволяет посмотреть изменения длительности базового плана и определить оставшуюся длительность (рисунок 2.13). Важной особенностью данной таблицы является наличие столбца «Физический % завершения», который вычисляется вручную для определения реального объема выполненных работ независимо от значений общей или фактической длительности («% завершения» всегда вычисляется автоматически) [4].

    

     Рисунок 2.13 – Вид таблицы «Отслеживание»

     

     Введенные фактические значения также отображаются на диаграмме Ганта с отслеживанием (Представление/Диаграмма Ганта с отслеживанием). Справа от каждой работы на графике указывается процент выполнения, а синей линией отмечается ход выполнения задачи графически. Изображение задачи на диаграмме Ганта состоит из двух частей: синей полосы и серой. Вторая – указывает длительности работ по базовому плану.

     Для проверки хода выполнения проекта в  MS Project имеет такой инструмент как «Проверка состояния» по задачам (Отслеживание/Проверка хода выполнения проекта) на определенную дату (рисунок 2.14). После выбора даты отчета, в правой части в таблице выводится список задач, сгруппированных по проценту выполнения (0%, 1-99%, 100%), а также напротив каждой задачи устанавливается индикатор состояния, по которому определяется проблемные задачи:   - завершенные задачи; - задачи, выполняемые по плану; - задачи с задержкой. 

    

     Рисунок 2.14– Диаграмма Ганта с отслеживанием

     В результате ввода фактических трудозатрат  и процентов завершения пользователь может получить три типа сценария [4,29]:

     1) когда ход выполнения дипломного  проекта соответствует  базовому  плану;

     

     2) когда ход выполнения дипломного  проекта опережает базовый план;

     3) когда ход выполнения дипломного  проекта отстает от базового  плана.

     Таким образом, отслеживание позволяет вовремя определить отклонения фактического хода работ от базового плана и принять необходимое решение о корректировке хода выполнения.

     Стоит помнить о том, что любые изменения  времени выполнения работ или  изменения трудозатрат могут  повлиять на общую длительность проекта так, что уровень потерь может выйти за уровень нежелательных или недопустимых [29,30].

     Т.к. дипломное проектирование имеет  строго заданные рамки реализации, то главным ресурсом, в управление которым нужно быть внимательным, будет являться время. Однако при уменьшении продолжительности той или иной задачи необходимо не забывать о качестве выполняемой работы.

     Итак, рассмотрим сценарий управления дипломным  проектированием с опережением  базового плана.

     

     Опережение  возникает в тех ситуациях, когда  задача завершается раньше запланированного срока. Это означает, что при 100% завершении работы фактическая длительность работы оказалась меньше планируемой. Для внесения данных о такой задаче в таблицу «Отслеживание» необходимо внести время фактического выполнения задачи и в столбце «Оставшаяся длительность» поставить значение 0. Программа автоматически пометит задачу как выполненную.

    

     Рисунок 2.15 – Диаграмма Ганта с опережением

      Как видно из диаграммы, фактическое  окончание проекта сдвигается, об этом свидетельствует расхождение линии базового плана (серым цветом) и линии текущего плана (синим цветом). Однако задача «Выдача диплома об окончании ВУЗа» не может быть реализована раньше.

      Поэтому следует либо добавить новые задачи в план-график дипломного проектирования, либо усложнить содержание и глубину изучения стандартных задач, что увеличит длительность их выполнения [30].

      Другим  вариантом сценария, полученного  после ввода фактических значений, является сценарий управления дипломным  проектированием с отставанием (рисунок 2.16).

    

     Рисунок 2.16 – Диаграмма Ганта с отставанием

      Такая ситуация возможна, когда та или  иная задача фактически требует больших  временных затрат либо ответственное  за эту задачу лицо не справляется  с текущим объемом работ.

      

      На  диаграмме Ганта видно, что вышедшие по длительности за рамки базового плана задачи (линии синего цвета) вызвали большую задержку выполнения следующих задач, часть из которых в результате приобрела критическое состояние.

      Как упоминалось выше, процесс дипломного проектирования не может выходить за рамки, определенные учебным планом по специальности 080801 «Прикладная информатика в экономике». Имеются такие вехи, за которые мы переступать не можем, иначе неудачное управление дипломным проектированием может привести к отчислению студента и оформлению академического отпуска (Приложение В).

      Существует  несколько способов выравнивания задач [4]:

      1) перемещение работ в пределах  вех с изменениями зависимостей (запараллеливание работ);

      2) изменение сроков завершения  работ;

     3) снижение уровня сложности выполнения задач;

     4) увеличение интенсивности.

     Рассмотрим  каждый из них в отдельности.

     

     Введение  параллельных работ является хорошим  инструментом уменьшения длительности всего проекта в случаях увеличения продолжительности работы некритического пути.

     Если  реализация некоторой задачи не укладывается в обозначенные сроки, а последующая  задача является более простой в  исполнении и не имеет строгого характера  связи с предшествующей (т.е. возможно изменение типа связи с «Окончание-Начало» на «Начало-Начало»), то запараллеливание таких работ установит новые сроки выполнения задач и послужит завершению всего проекта в срок.

      Понятие введения параллельных работ тесно  соприкасается с понятиями смещения дат (изменения сроков завершения работ) и увеличения интенсивности работ.

      Увеличение  интенсивности работ подразумевает  увеличение количества трудозатрат, т.е. увеличения продолжительности рабочего дня (недели). Применение данного способа  актуально при неправильном планировании трудовых ресурсов. При этом значительно возрастает нагрузка на ответственных лиц [4,29].

      Изменение сроков завершения работ или изменение  длительности работ применяется  тогда, когда задачи, выполняемые  с отставанием, выходят за рамки  вех. В таком случае, уменьшение длительности работ позволит сохранить базовые сроки проекта.

      Однако  здесь возможны два варианта изменения  интенсивности работ: повышение (если ответственное лицо располагает  дополнительными временными ресурсами) и снижение или без осуществления  каких-либо изменений (в данной ситуации следует упростить содержание задачи с целью более легкой реализации).

    

     Рисунок 2.17 – Скорректированный план хода выполнения дипломного проектирования

     

      В качестве примера использования  вышеприведенных методов можно  представить скорректированную диаграмму Ганта с отставанием (рисунок 2.17). На данной диаграмме была изменена последовательность работ в задачах «Формирование общесистемной части» и «Формирование проектной части» (работы стали параллельными, соответственно, увеличилась нагрузка на ответственное лицо – студента-дипломника), а также были изменены длительности задач «Выполнение ОЭЧ» и «Выполнение БЖД» (они сократились с 47 дней до 30 дней), т.к. данные задачи не лежали на критическом пути.

      Необходимо  отметить, что при внесении любых корректировочных действий относительно сроков выполнения той или иной задачи (или всего проекта), всегда нужно помнить о влиянии полученных результатов на качество выполняемых работ [30].

      Таким образом, использованием типового плана-графика организации процесса дипломного проектирования является удобным инструментом анализа хода выполнения дипломного проекта (работы) для студента-дипломника (как средство самоконтроля).

      Типовой план-график также является актуальным инструментов анализа дипломного руководителя. Перед дипломными руководителями, курирующими нескольких дипломников, встает задача мультипроектного управления. Следовательно, отслеживание хода работ по каждому дипломному проекту (работе) дает оценку фактического объема затрачиваемого времени, что в результате позволяет сформировать прогноз по готовности к защите и внести нужные корректировки процесса.

      

      Отслеживание  позволяет дипломным руководителям  выявлять общие проблемы у студентов-дипломников  потока, например, с выполнением  одной из частей дипломного проекта. Как следствие, решением такой проблемы может послужить планирование и организация различных мероприятий (дополнительных лекций, собраний, консультаций) с обсуждением проблемных областей.

      Типовой план-график работ также является хорошим средством поддержки принятия решений. Например, в ситуациях, когда выявлено отставание от базового плана дипломного проектирования. Здесь формирование рекомендаций зависит от стадий, на которых выявлено данное отставание: если на начальных – то следует участить проведение консультаций; если на последующих – то следует исходить из рода возникших причин отставания. Если студент-дипломник не справляется с заданием по объективным причинам (большой объем работ или широко поставленная задача), то дипломному руководителю следует либо уменьшить объем работ, либо изменить тематику проекта в рамках изучаемой предметной области до рассмотрения в более узких пределах. Также одним из вариантов решения проблемы может стать привлечение дополнительных консультантов с целью оказания помощи в реализации дипломного проекта либо получения более конструктивной и содержательной информации о способах решения возникших проблем. 
 
 

      2.4. Описание комплекса технических  средств

      

      

      Для функционирования информационной системы  управления дипломным проектированием  предполагается наличие рабочих  станций (ЭВМ) у каждого сотрудника университета (дипломного руководителя) и возможностей работы с порталом кафедры АСУ через сеть Интернет или по локальной сети. Подразумевается, что у каждого студента-дипломника имеет ЭВМ и выход в сеть Интернет для доступа к порталу кафедры. Портал кафедры располагается на серверной станции.

      Таким образом, описание комплекса технических  средств можно разбить на описание технических требований по трем основным группам:

      1) для пользователей системы:

           – процессор: CPU не менее 600 MHz;

           – материнская плата: ASUS;

           – оперативная память: RAM не менее 128 Mb;

           – жесткий диск: HDD не менее 4 Gb;

           – сетевой адаптер на 100/1000Mbs;