ИС организация преддипломного проектирования

     По  завершению работы с мастером импорта  автоматически формируется план-график со следующими столбцами: структура (данный столбец необходим для распределения  задач по уровням иерархии), название задачи, длительность (проекта в целом и каждой из работ), предшественники, названия ресурсов (рисунок 2.7).

    

      Рисунок 2.7 – Структура проекта

     Полученная  структура проекта является лишь начальным приближением разрабатываемого типового плана-графика и требует  корректировок и доработок непосредственно в среде MS Project.

     Первоначально требуется определить сроки проекта (даты начала и окончания процесса дипломного проектирования) и подкорректировать  сведения о предшественниках и ресурсах, что позволит сформировать правильную логику процесса и наглядно отобразить ее на диаграмме Ганта.

     

     Следует отметить, что перед определением сроков выполнения каждой из подзадач, необходимо проанализировать ее с точки  зрения критичности и сроков реализации. Рассмотрим данный пункт подробнее.

     Весь  процесс организации дипломного проектирования состоит из большого ряда задач и подзадач, которые  необходимо решить в заданные сроки. Для осуществления промежуточного контроля за ходом выполнения дипломного проекта (работы) и своевременного завершения всего проекта следует описать характеристики каждой задачи, определить ее тип, ввести тип ограничения на каждую задачу и при  необходимости указать крайний срок ее выполнения [4,30].

     В качестве даты начала процесса организации  дипломного проектирования целесообразно принять дату начала учебного года с типом ограничения «Окончание не ранее» 1 сентября текущего года. Рассмотрение процесса управления дипломным проектированием начинается с подготовки к преддипломной практике, т.к. собранные в течении прохождения практики материалы, документы и сведения составляют основу будущего дипломного проекта (работы).

     MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение каждой задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность хранится в поле «Общий временной резерв», и если она меньше или равна нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых проектах критическими могут считаться задачи, резерв которых больше, например, если он равен 1 дню.

     MS Project также относит к критическим задачи, имеющие ограничения типа «Фиксированное начало», «Фиксированное окончание», «Как можно позже» в планируемых от даты начала проектах и «Как можно раньше» в проектах, планируемых от даты окончания. Кроме того, критическими считаются задачи, дата окончания которых превышает дату крайнего срока или совпадает с ней. На все задачи в MS Project по умолчанию указывается тип ограничения «Как можно раньше».

     

     Первой  стратегической задачей со стороны  организатора практики является проведение собрания по преддипломной практике, которое необходимо организовать в течение полутора месяцев со дня начала обучения. В течение следующих 2 месяцев студент-дипломник осуществляет поиск базы практики и выбор дипломного руководителя. Решить данную задачу желательно до окончания лекционных занятий и сдачи экзаменационной сессии.

     На  типовом плане-графике на выполнение данных задач отводится достаточно много времени, однако фактические  трудозатраты на эти процессы будут  составлять около 3-5 дней. В течение указанного срока студенту-дипломнику необходимо предоставить договор от предприятия, которое он выбрал в качестве базы практики. Если студент-дипломник не предоставляет документ в поставленные сроки, то по умолчанию его распределяют на выпускающую кафедру.

     Согласно  Методическим указаниям по дипломному проектированию выбор темы дипломного проекта (работы) и выдача задания  на практику должны быть осуществлены не позднее, чем за 10 дней до начала прохождения преддипломной практики. Таким образом, в типовом плане-графике следует установить тип ограничения «Окончание не позднее» и указать крайний срок исполнения данной подзадачи.

     Аналогично, За 10 дней до окончания преддипломной  практики руководитель проекта уточняет названия тем и сообщает их на кафедру для утверждения. Кафедра представляет в деканат проект решения совета факультета об утверждении тем и проект распоряжения декана о назначении руководителей и консультантов.

     

     В течение 7–10 дней после окончания преддипломной практики студенту-дипломнику необходимо получить зачет по практике у своего дипломного руководителя. Получение зачета по преддипломной практике является обязательным условием допуска к государственному междисциплинарному экзамену, в случае не получения зачета студент рекомендуется к отчислению [21]. Поэтому при связывании задач «Завершение преддипломной практики» и «Сдача государственного междисциплинарного экзамена» следует установить тип связи «Окончание-начало» и вероятный срок запаздывания (рисунок 2.8).

    

     Рисунок 2.8 – Сведения о подзадаче «Консультирование по дисциплинам, включенным к МГЭ»

     

     Переходя  к непосредственному написанию  разделов дипломного проекта (работы), нужно учесть, что проектная и  общесистемная часть выполняются  на основе документации, собранной  в процессе прохождения преддипломной практики. Поэтому осуществление данных задач требует установления типа связи «Окончание-начало» с задачей «Сбор материалов для дипломного проекта».

     В типовом плане-графике ряд задач  выполняются параллельно, и некоторые  из них требуют одновременного завершения. На такие задачи устанавливается тип связи «Окончание-Окончание» (например, работы «Заслушивание дипломника» и «Выдача рекомендаций» в задаче «Предзащита дипломного проекта»).

     Такие задачи, как консультации по разделам дипломного проекта (работы) дипломного руководителя и других преподавателей-консультантов, являются циклическими, и рекомендуется вынести их за рамки проекта, в целях избежания возможного увеличения сроков реализации проекта до недопустимых. Для них задаются даты начала и окончания, соответствующие данным задачам в рамках процесса дипломного проектирования.  

     Необходимо  установить ограничения крайнего срока  выполнения на следующие задачи:

     1) на задачи «Консультации по разделу БЖД» и «Консультации по ОЭЧ» – для данных задач нужно установить крайние сроки начала их проведения и определить тип ограничения «Начало не позднее»;

     

     2) на задачу «Предзащита дипломного проекта» – предзащита может быть проведена не позднее, чем за 5-7 дней до защиты дипломного проекта (работы);

     3) на задачу «Запись на защиту дипломного проекта» – запись должна быть осуществлена за 2-3 недели до установленных дат проведения защиты;

     4) на задачу «Утверждение дипломного проекта» – оформление документов, прикладываемых к ВКР, и утверждение дипломного проекта должны быть завершены максимум за три дня до дня защиты;

     5) на задачу «Выступление перед ГЭК» – для каждой специальности назначаются свои сроки проведения защиты дипломных проектов, для специальности «Прикладная информатика в экономике» защита должна быть проведена не позднее 20 июня.

     В результате должна быть получена такая  последовательность задач процесса организации дипломного проектирования, которая определить дату окончания  проекта не позднее 7 июля и общая  длительность проекта составит примерно 263 дня.

     После завершения корректировки сроков всего  проекта и его задач, необходимо перейти к анализу графика  ресурсов и проверить перегруженность  исполнителей, которая могла возникнуть после изменений в плане. Это  возможно, например, у задач с  фиксированным объемом работ, поскольку уменьшение длительности таких задач приводит к увеличению объема работы, которую задействованные в них ресурсы должны выполнять в течение дня.  Существует несколько вариантов выравнивания загруженности ресурсов: указания количества выделяемых ресурсов на каждую задачу в процентах (Сведения о задаче/Ресурсы) и распределение трудозатрат каждого из ресурсов на каждый из дней на протяжении всей длительности проекта (представление «Использование ресурсов» на рисунке 2.9) [4].

    

     Рисунок 2.9 – Представление «Использование ресурсов» в MS Project

     

     В результате распределения трудозатрат  по задачам процесса организации  дипломного проектирования должен быть определен оптимальный план загрузки ресурсов и общий фонд трудозатрат  на проект.

     Процесс дипломного проектирования сопровождается оформлением ряда документов, как  было выше упомянуто. В целях избежания  бумажной волокиты следует перевести  полный список документов в электронный  вид и распределить документы  по этапам дипломного проектирования, но которых они востребованы. Можно выделить следующие этапы и определить список приписываемых каждому из них оформляемых документов:

     1) «Выбор базы практики» – на данном этапе осуществляется оформление «Договора» между университетом и предприятием/организацией о прохождении студентом-выпускником преддипломной практики, также в случае необходимости оформляется «Письмо-направление» с просьбой о принятии студента-дипломника на преддипломную практику;

     2) «Формулирование задания на дипломное  проектирование» – тема и общее задание на дипломное проектирование указываются в «Задании по подготовке выпускной квалификационной работы» и при завершении оформления всех частей дипломного проекта (работы) подписывается дипломным руководителем и всеми преподавателями-консультантами;

     3) «Формирование календарного плана  дипломного проектирования» – главным документом на данном этапе является «Календарный план работы над выпускной квалификационной работой», в котором прописываются основные этапы дипломного проекта, указываются сроки выполнения, отведенные на каждый этап, и фактический объем выполненных работ по данному этапу в конце дипломного проектирования;

     4) «Предзащита дипломного проекта»  – на данном этапе осуществляется оформление «Акта о предзащите», в котором председатели комиссии указывает возможность допуска дипломной работы к защите направления на рецензию;

     

     5) «Оформление и нормоконтроль  дипломного проекта» – в качестве титульного листа дипломного проекта (работы) выступает бланк документа «Расчетно-пояснительная записка к выпускной квалификационной работе», на которой по завершению оформления дипломного проекта следует проставить подписи всех преподавателей-консультантов, заведующего кафедрой и рецензента; в случае наличия специальной части оформляется лист «Специальная часть выпускной квалификационной работы»;

     6) «Оформление документов для ВКР»  – после положительного решения комиссии на предзащите, дипломный проект направляется на рецензирование, для которого необходимо заполнить «Сведения о рецензенте» и «Направление на рецензию»; затем непосредственно рецензентов осуществляется написание «Рецензии»; 

     7) «Написание отзыва дипломного  руководителя» – как и к остальным документам, существуют специальные требования по оформлению  «Отзыва» дипломного руководителя; в качестве справочной информации на данном этапе имеется «Памятка дипломному руководителю», содержащую список основных вопросов, который требуется осветить в отзыве.

     

     Средства  MS Project предоставляют возможность прикреплять к задачам документы, требующие оформления на данных этапах, и получать возможность мгновенного доступа к их просмотру, редактированию и печати [4,33].

     Для прикрепления документа к задаче необходимо вызвать окно «Сведения  о задаче» и  перейти к вкладке  «Заметки». На данной вкладке по нажатию кнопки   («Вставить объект») появится окно «Вставка объекта» (рисунок 2.10).

    

     Рисунок 2.10– Окно «Вставка объекта» (MS Project)

     Добавление  документа осуществляется двумя  возможностями:

     1) «Создать новый» - выбирается требуемый  формат будущего документа и ввод осуществляется вручную;

     2) «Создать из файла» - указывается  путь к раннее созданному документу  допустимого формата и MS Project присваивает данный документ текущему проекту.

     Однако  стоит отметить, что если задаче соответствует ряд документов (а не один документ), то для прикрепления всех документов необходимо последовательно воспользоваться функцией «Создать новый» столько раз, сколько документов требуется (если данные документы уже имеются в электронном виде, то следует скопировать их содержание и вставить в заново создаваемый файл). На рисунке 2.11 представлена форма присоединенного документа в формате MS Project.

    

      Рисунок 2.11 – Представление прикрепленного документа в MS Project

      

      Таким образом, MS Project позволяет связать задачи и требующие оформления для решения этих задач документов. При этом, напротив задачи с прикрепленным документом появляется значок .