Лекции по "Корпоративным информационным системам"

 Д) внесение изменений  в процессе реализации проекта.  Данный риск присутствует всегда. Как на маленьком, так и на  большом проекте в процессе  тестирования настроенного ERP продукта  появляются новые требования, изменяются  зафиксированные требования. В этом  случае размер проекта может  на порядок увеличивать или  уменьшать число и сложность  внесения этих изменений, что,  очевидно, не может не сказаться  на длительности и стоимости  проекта, а также на его успехе.

 Специфика внедрения  проекта ERP на крупном производственном  предприятии требует, прежде всего,  знания того, какие факторы оказывают  влияние на такой проект. Объем  работ требует четкого согласования (не только бизнес процессов,  но и ожиданий от конечного  результата), риски проекта –  разработки планов по ответу  на них. Организация такого  комплексного ERP проекта связана  с большим объемом подготовительных  действий и подготовки к внедрению,  включая «домашнюю работу», а  также тщательный выбор партнеров.  Знание того, на что обращать  внимание в первую очередь,  позволяет проделать эту работу  быстрее и не совершать тех  ошибок, которые уже сделали другие. Ведь среди тех, кто уже прошел  путь внедрения комплексного ERP проекта  на своем промышленном гиганте  не так уж и мало победителей…

 

Другой  источник

 

Самое трудное – построить единую систему, которая обслужит все запросы  сотрудников финансового отдела, и, в то же время, угодит и отделу кадров, и складу, и другим подразделениям. Каждый из этих отделов обычно имеет  собственную компьютерную систему, оптимизированную под свои особенности  работы. ERP комбинирует их все в  рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой  данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией  и общаться друг с другом. Такой  интегрированный подход обещает  обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

Недостатки

• Множество проблем, связанных с ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с не достаточной проработкой политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP...

Ограничения и заблуждения:

• Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.
• Внедрение может оказаться очень дорогим.
• Иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и ее специфические бизнес-процессы.
• Система может страдать от проблемы "слабого звена" - эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнером.
• Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.
• Проблема совместимости с прежними системами.

 

 

28. Предпосылки и методы обеспечения успешной реализации проекта внедрения КИС

 

Факторы успеха внедрения  корпоративных информационных систем

Можно выделить следующие  основные факторы, повышающие вероятность  успеха внедрения КИС:

1. Осознание руководством  предприятия крайней необходимости  внедрения корпоративных информационных  систем и понимание основ их  построения.

Ключевым фактором, без  которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения  со стороны высшего руководства (а лучше, собственников) компании. У  руководства успешного предприятия, в большинстве случаев, четко  определены стратегические и тактические  цели его развития, в том числе, в области автоматизации. Вообще, сейчас трудно найти руководителя (особенно, на крупных предприятиях), который  не хотел бы с помощью современных  средств автоматизации усовершенствовать  управление предприятием и оптимизировать его расходы. Правильно внедренная КИС наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.

В то же время перед внедрением КИС руководство обязательно  должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области  информационного управления предприятиями. Имеются ввиду основные теоретические принципы управления (SIC, MRP, ERP, Supply Chain, TQM и т. д.), референтные модели деятельности предприятий своей отрасли, опыт внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения КИС, полученный от внедрения корпоративных информационных систем эффект и т. д. Без такого предварительного обследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения КИС и как им образом добиваться достижения эффективного внедрения.

2. Готовность руководства  предприятия к четкой организации  проекта обследования предприятия  и внедрения на нем КИС.

Успешное внедрение корпоративных  информационных систем невозможно без  правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить  методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок  планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения  необходимо крайне скрупулезно вести  всю проектную документацию и  своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения КИС.

3. Готовность руководства  предприятия к выделению квалифицированных  сотрудников для оказания помощи  внешним специалистам-внедренцам.

Вследствие того, что руководство  предприятия рассчитывает долго  использовать внедренную КИС, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения корпоративных информационных систем. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).

 Специалисты предприятия,  входящие в группу внедрения,  обязательно должны пройти обучение. И это является проблемой для  большинства российских предприятий,  часто не готовых заплатить  несколько десятков тысяч долларов за обучение своих сотрудников. Но если сотрудники не прошли полный цикл обучения, то эффективность их последующей работы существенно падает, что, в лучшем случае, приводит к затягиванию проекта (в худшем - к многократному росту его стоимости и даже провалу). Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении КИС, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).

4. Готовность предприятия  к внедрению и проведению неизбежных  изменений в различных производственных  и управленческих процессах, наличие  корпоративных стандартов учета  и отчетности.

 При организации проекта  внедрения необходимо четко разделять  виды деятельности:

• консультационное сопровождение внедрения КИС;
• непосредственное внедрение корпоративных информационных систем.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и  консультации сотрудников предприятия  по различным вопросам (настройке  модулей КИС, особенностям их использования  для решения конкретных задач  на этапе обследования и внедрения  и т. д.). Консультационное сопровождение  выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами-внедренцами. В любом случае, опыт внедрений корпоративных информационных систем (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что "самовнедрение" часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег). Cледовательно, надо приглашать внешних специалистов-внедренцев. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО. И число таких компаний постоянно увеличивается (особенно за последний год, что свидетельствует об огромной емкости отечественного рынка).

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую корпоративных информационных систем, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.

 

Внедрение корпоративных  информационных систем всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией)как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия, в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.

 

29. Структура затрат на внедрение и использование  КИС (общая стоимость владения)

 

Затраты на владение ERP системой - TCO

Для расчета эффективности использования  будущей системы управления ресурсами  предприятия необходимо с большой  скрупулезностью оценить предстоящие  затраты в течение всего срока  жизни системы. 
Жизненный цикл системы можно условно разделить на 6 этапов: 
   1. Выбор 
   2. Приобретение 
   3. Внедрение 
   4. Эксплуатация 
   5. Улучшение 
   6. Замена на новую систему 
Попробуем систематизировать возникающие затраты на каждом из этапов жизни системы в следующих разрезах: 
   1. Оборудование 
   2. Системное ПО 
   3. Прикладное ПО 
   4. Внешний консалтинг - услуги внешних консультантов 
   5. Внутренняя работа - зарплата сотрудников, занятых внедрением и поддержкой ERP системы 
   6. Общепроизводственные затраты, ассоциированные с ERP системой 
 
Изначально приступая к выбору системы, компании необходимо создать внутреннюю группу сотрудников, которые будут работать с системой на протяжении всего срока ее жизни. Может быть, руководство компании примет решение, что сотрудники компании будут задействованы только при выборе системы и ее эксплуатации, а работы по внедрению, поддержке и возможным дальнейшим изменениям системы будут полностью возложены на плечи консультационной компании. Возможен и другой крайний вариант, когда создается своя группа внедрения, которая будет делать все, и внешние консультанты будут привлекаться лишь для решения особо сложных технических задач. Соответственно, структура и объем затрат, связанных с ERP системой, может значительно варьироваться от варианта к варианту - и зависит от выбранной руководством компании стратегии развития своей ИТ инфраструктуры. Поэтому в настоящей статье при описании затрат на внутренний консалтинг мы будем выделять только те, которые в любом случае должны быть сделаны только сотрудниками компании, а остальные затраты поместим в категорию внешний консалтинг. 
Что касается общепроизводственных затрат по проекту, то при их калькуляции необходимо учесть следующие их статьи:

·  затраты, связанные с взаимодействием с потенциальными и выбранными поставщиками решения

·  покупка информационно-аналитических материалов

·  аренда помещения, в котором работает внутренняя группа внедрения

·  амортизация оборудования, используемого группой внутреннего внедрения

 

30. Методология внедрения КИС

 

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжелых» заказных программных продуктов, их выбор, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнерской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Краткое описание содержания этапов внедрения приведено ниже:

Диагностика (Разработка концепции  проекта)

Важнейшим фактором успеха проекта  внедрения корпоративной информационной системы (КИС) на предприятии является четкое определение целей такого проекта. В данном случае уместно  привести диалог двух персонажей известной  сказки Льюиса Кэрролла:

• Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? – спросила Алиса
• А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.
• Мне все равно... – сказала Алиса.
• Тогда все равно, куда и идти, – заметил Кот.

Подобно Алисе многие предприятия  на самом деле недостаточно четко  представляют, чего они хотят достичь  в результате внедрения КИС. Но если в начале проекта цели определяются не четко, то в последствии крайне трудно определить, был ли проект успешным, поскольку нет четких критериев, по которым результат внедрения можно было бы объективно оценить. В связи с этим, перед стартом проекта внедрения КИС, прежде всего, необходимо определить стратегические цели и план проекта.

Цели проекта должны соответствовать  стратегии развития компании; должны быть измеряемыми, достижимы и распределены во времени.

На данном этапе разрабатывается  концепция проекта, которая содержит:

• цели проекта;
• масштабы и область применения и ограничения проекта;
• характеристику объекта информатизации и существующей системы управления;
• состав и содержание работ по проекту;
• состав решаемых задач;
• технические требования к системе;
• методологию внедрения системы;
• методологию управления проектом;
• оценку этапности, сроков и стоимости проекта.