Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

Содержание 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

     Тема курсового проекта: «Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»».

     Рассмотрение  данной темы является актуальным, это связано с тем, что работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

     Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

     В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического  бумажного делопроизводства, как  правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

     С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

     Целью данного курсового  проекта является разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота для «Строймаг».

     Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления: понятие «документ», «делопроизводство», «документооборот», «документные потоки».

     2. Рассмотреть универсальные системы  автоматизации электронного делопроизводства.

     3. Рассмотреть организационную структуру  «Строймаг».

     4. Провести- анализ информационных потоков, как на всем предприятии, так и в отделе кадров.

     5. Провести анализ технического, сетевого  и программного обеспечения в  «Строймаг», на примере отдела кадров.

     6. Рассмотреть критерии выбора  системы документооборота.

     7. Выбрать систему и предложить ее внедрение на предприятие.

     8. Выявить эффективность ее внедрения  на предприятии.

     Объектом  исследования данного проекта является строительная компания «Строймаг» и ее структурное подразделение отдел кадров.

     Предметом исследования данной работы является документооборот в «Строймаг».

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ документационного обеспечения управления

1.1 Основные понятия ДОУ

     Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием [2].

     Существуют  несколько трактовок определения  документ. Можно рассмотреть несколько  из них. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

     Анализ  последовательных определений термина  «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

     1. «Документ» - материальный объект.

     2. «Документ» - носитель информации.

     3. «Документ» - документированная информация.

     С позиций документационного обеспечения  управления (ДОУ) наиболее общим считается  обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

     В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в современном определении термина документ, данном в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 ФЗ. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     В современном обществе документы  выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

     Управленческие  документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

     Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [2].  Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.

     В свою очередь, само движение документов - это прежде всего перемещение  управленческой информации - необходимого руководителям и специалистам ресурса  для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

     Перемещение документов в организации не может  быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами, контролю за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению.

     Таким образом, документооборот - это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам  для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических  операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

     Практика  управления выработала основные требования к реализации документооборота:

     1. Перемещение документов кратчайшим  путем, через минимальное количество  пунктов обработки, исключающее  дублирование технологических операций.

     2. Избирательность доставки документной  информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями.

     3. Технологическая и практическая  обусловленность перемещения документов.

     4. Простота и однообразие маршрутов  и состава технологических операций  для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).

     Указанные требования сохраняют свою правомочность  и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

     Документооборот на практике представляет собой технологический  процесс с его структурными составляющими - документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

     - нисходящий (входящий, входной) документопоток;

     - восходящий (исходящий, выходной) документопоток;

     - горизонтальный (внутренний, циркулирующий)  документопоток.

     Функционирование  указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы.

     Каждый  из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов.

     Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т.д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.

     Восходящий  документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.

     Горизонтальный  документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной багровой величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники, определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению [5].

     На  практике ежедневный количественный учет осуществляется для всех без исключения документов: входящих, исходящих (как  регистрируемых, так и нерегистрируемых). При этом следует иметь в виду, что внутренние документы регистрируются по месту их составления.

     Сам подсчет документов фиксируется  по групповым признакам (документов и корреспондентов) в виде простой  дроби, числителем которой является количество основных документов, а знаменателем - количество копий.

     Подсчет количества машиночитаемых документов выполняется по учетным карточкам  и журналам вычислительного центра (ВЦ) или соответствующего АРМ.

     Технологический процесс обработки и перемещения нисходящего документационного потока целесообразно оптимизировать в виде следующих типовых процедур:

     - прием и первичная обработка  документов;

     - предварительная экспертиза и  селекция документов;

     - регистрация документов с синхронным  ведением справочно-информационного фонда (СИФ), баз данных и баз знаний (БД, БЗ);

     - ознакомление руководителя и  отправка документов в структурные  подразделения;

     - выполнение заданий и поручений,  отраженных в документной информации;

     - контроль исполнения документов (реализация обратной связи).

1.2 Виды систем электронного документооборота

     Системы документооборота хранят документы, ведут  их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать  выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

     Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

     Обычно  путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно  услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или  наоборот. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила – задача не тривиальная.