Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     Любая система документооборота может  содержать элементы каждой из приведенных  ниже категорий, но большинство из них  имеют конкретную ориентацию в одной  из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

     Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные  архивы - ЭА). Электронный архив - это  частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

     Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так  называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

     Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

     При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

     Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в Intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

     Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями  с клиентами (CRM - CustomerRelationManagement), управления проектами, биллинга, электронной почты и т.д.

     Ниже  приведены главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России:

     1. Docs Fusion и Docs Open.

     Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в  мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». Изначально существовала система DocsOpen – клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа DocsFusion.

     В России DocsOpenпредставлена достаточно давно  и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться  и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

     Система позволяет легко осуществить  интеграцию и стыковку с другими  прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs – это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

     2.MicrosoftSharePointPortalServer.

     Система является электронным архивом с  развитыми средствами поддержки  совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

     В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

     Система достаточно открыта, к ней можно  добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое  расширение технологичным.

     Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интернет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

     3. «Евфрат».

     Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет  полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и  задач в организации за счет гибкого  механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.

     В состав системы входят следующие  модули:

1. АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе.
2. АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы.
3. Модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации.
4. Модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек.
5. Модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации.
6. Средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей.
7. Модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

     Дополнительно в систему могут входить:

• Модуль «НТТР-сервер» - средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
• Модуль «Архивариус» - инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

     Основными функциями системы являются:

1. Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата.
2. Постановка документов на контроль.
3. Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям.
4. Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов.
5. Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний.
6. Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка.
7. Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей.
8. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП.
9. Подготовка и печать журналов и отчетов.
10. Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.
11. Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив.
12. Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
13. Поддержка территориально-распределенной работы.
14. Создание единого пространства управления филиальной структурой.
15. Сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам .

     Особенностью  системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

     В комплект поставки системы входит набор  инструментов для успешной адаптации  к особенностям любой компании - Дизайнер форм и Менеджер журналов и отчетов. Дизайнер форм позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации документов в системе. При помощи Менеджера журналов и отчетов можно создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

     Уникальной  особенностью программы является входящая в комплект поставки встроенная СУБД, обеспечивающая работу системы, что  не требует дополнительных вложений в приобретение базы данных, а также  обусловливает ее оптимальное использование.

     ЕВФРАТ-Документооборот  не требует особых условий установки  и эксплуатации, не нуждается в  покупке и внедрении дополнительного  программного обеспечения сторонних  разработчиков. Гибкость и простота настройки позволяют пользователям  своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений законодательства и деловой практики.

     Это недорогое решение, которое может  оказаться полезным в малом офисе  или на предприятиях, не предъявляющих  высоких требований к масштабируемости информационной системы.

1.3 Хранение документов в электронной форме

     Документы в электронном виде могут создаваться  сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного  бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

     Прежде  всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).